Wirtualne rozmowy kwalifikacyjne — najlepsze praktyki

06.05.2020

 
Ostatnim etapem procesu rekrutacji jest zazwyczaj prowadzona osobiście rozmowa kwalifikacyjna. Pandemia COVID-19 sprawiła jednak, że wiele osób stara się unikać spotkań twarzą w twarz, które nie są absolutnie konieczne. Osobiste rozmowy kwalifikacyjne nie są warte narażania pracowników i kandydatów na ryzyko zakażenia wirusem powodującym COVID-19. Dlatego też wielu pracodawców wybiera spotkania wirtualne i finalizuje proces zatrudniania online. Wirtualne rozmowy kwalifikacyjne pozwalają mieć pewność, że z ich powodu nikt nie ucierpi na skutek pandemii koronawirusa.

 
Szybka nawigacja

 

Dlaczego warto rozważyć wirtualne rozmowy kwalifikacyjne?

Wirtualne rozmowy kwalifikacyjne są zgodne z zasadami dystansu społecznego, który jest zalecany w celu zapobiegania rozwojowi pandemii COVID-19. Według John Hopkins Medicine zachowanie 2-metrowej odległości od innych osób może zmniejszyć ryzyko zakażenia wirusem i jego przeniesienia na innych. Celem ograniczania kontaktów osobistych jest „wypłaszczenie krzywej”, czyli spowolnienie tempa występowania nowych zachorowań, tak by placówki opieki zdrowotnej mogły odpowiednio pomagać osobom, które tego potrzebują. Prowadząc wirtualne rozmowy kwalifikacyjne, możesz pomóc w ograniczaniu rozprzestrzeniania się koronawirusa oraz zadbać o bezpieczeństwo swoich pracowników, kandydatów i swoje.

 
Innym powodem, dla którego warto rozważyć wirtualne rozmowy kwalifikacyjne jest pewność spotkania się ze wszystkimi kandydatami, zwłaszcza tymi o doskonałych kwalifikacjach. Niektórzy mogą z nieufnością podchodzić do spotkań na żywo i mogą prosić o przełożenie rozmowy, bądź całkiem z niej zrezygnować, przez co możesz stracić idealnego kandydata do swojej firmy.

 

Korzyści płynące z wirtualnych rozmów kwalifikacyjnych w porównaniu z rozmowami osobistymi

Główną zaletą prowadzenia wirtualnych rozmów kwalifikacyjnych w obecnych czasach jest zapobieganie rozprzestrzenianiu się pandemii COVID-19 i zapewnienie bezpieczeństwa swoim pracownikom, potencjalnym kandydatom i sobie. Jednak to nie wszystkie korzyści, jakie niosą ze sobą rozmowy kwalifikacyjne na odległość. Są one także wygodniejsze, ponieważ wymagają o wiele mniej przygotowań zarówno ze strony osób je przeprowadzających, jak i kandydatów. Podczas wirtualnych rozmów kwalifikacyjnych kandydaci czują się bardziej komfortowo, dzięki czemu naturalnie odpowiadają na pytania. Takie spotkania można też prowadzić o różnych porach. Jeśli na przykład kandydat obecnie pracuje w pełnym wymiarze godzin, może nie być w stanie dojechać do firmy na rozmowę w standardowych godzinach pracy. Na rozmowy wirtualne można ponadto zapraszać kandydatów z całego świata. Jest to szczególnie ważne, jeśli poszukujesz pracowników na stanowiska zdalne lub do pracy w biurach innych niż Twój główny oddział.

 

Jak się przygotować do wirtualnej rozmowy kwalifikacyjnej?

Poniżej opisujemy, co możesz zrobić, aby efektywnie przygotować się do wirtualnej rozmowy kwalifikacyjnej:

 

1. Daj kandydatowi czas na przygotowanie się

Warto dać kandydatowi czas na przygotowanie się do wirtualnej rozmowy kwalifikacyjnej, a nie planować ją na ten sam dzień. Podniesie to jego pewność siebie, dzięki czemu będzie mógł się pokazać z najlepszej strony. Jest to także oznaką Twojej kultury zawodowej, profesjonalizmu i troski o proces rekrutacji.

 

2. Opracuj ustandaryzowany system oceniania

Podobnie jak w przypadku rozmów prowadzonych osobiście warto opracować ustandaryzowany system oceniania kwalifikacji poszczególnych kandydatów na dane stanowisko. Korzystaj z niego, by rejestrować wyniki każdego kandydata w procesie rekrutacji wirtualnej. Po przeprowadzeniu wszystkich rozmów pomoże Ci on wybrać najbardziej obiecujące osoby.

 

3. Wybierz ciche i spokojne miejsce do prowadzenia rozmów

Prowadź wirtualne rozmowy kwalifikacyjne w cichym miejscu, w którym nic nie będzie Cię rozpraszało, pozwoli Ci się skoncentrować i poświęcić kandydatowi całą swoją uwagę. Jeśli musisz to robić w domu, wybierz ciche pomieszczenie i poproś współmieszkańców, by Ci nie przeszkadzali. Twoje otoczenie powinno mieć neutralne tło, by nie rozpraszać kandydata. Postaraj się także, by wyglądało jak najbardziej profesjonalnie i w możliwie największym stopniu przypominało środowisko rozmowy prowadzonej osobiście.

 

4. Przygotuj pytania na rozmowę kwalifikacyjną

Przygotuj pytania, które chcesz zadać podczas wirtualnej rozmowy kwalifikacyjnej. Zapoznaj się z informacjami przekazanymi przez kandydata — jego CV, listem motywacyjnym i wszystkimi dodatkowymi dokumentami. Opracuj na ich podstawie pytania, jakie chcesz mu zadać na temat jego doświadczenia i kwalifikacji. Przygotuj też listę kilku pytań związanych z pracą, które będziesz zadawać wszystkim kandydatom w ramach swojego standardowego systemu oceniania.

 

5. Sprawdź połączenie

Jedną z głównych różnic między rozmowami kwalifikacyjnymi prowadzonymi osobiście a rozmowami wirtualnymi jest to, że te drugie są zależne od jakości połączenia internetowego. Przy dobrym połączeniu masz pewność, że żadna część rozmowy Ci nie umknie oraz że przekaz wideo będzie wyraźny. Przed rozmową przetestuj kilka razy swoje połączenie. Upewnij się też, że Twój mikrofon i kamera działają prawidłowo. Możesz także zrobić próbę ze znajomym, aby mieć pewność, że technologia Cię nie zawiedzie.

 

6. Wyślij do kandydata wiadomość e-mail z zaproszeniem na wirtualną rozmowę kwalifikacyjną

Aby zapewnić dobrą organizację, wyślij do wszystkich kandydatów zaproszenia na wirtualną rozmowę kwalifikacyjną. Powinny one zawierać informacje o dacie i godzinie takiej rozmowy oraz wszystkie dane potrzebne w celu uzyskania dostępu do oprogramowania, z którego będziesz korzystać. Wyraźnie określ format rozmowy wideo, aby kandydaci wiedzieli, czego od nich oczekujesz. Jeśli na przykład do zalogowania się na rozmowę wymagany będzie kod dostępu, umieść go w widocznym miejscu w wiadomości e-mail. Poinformuj też o spodziewanej długości rozmowy oraz określ, jakie dodatkowe dokumenty lub informacje kandydat ma przygotować.

 

Jak przeprowadzić wirtualną rozmowę kwalifikacyjną?

Oto kilka porad dotyczących prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami:

 

1. Ubierz się profesjonalnie

Nawet jeśli rozmowę kwalifikacyjną będziesz prowadzić z domu lub innego odległego miejsca, ważne jest, by ubrać się profesjonalnie, tworząc w ten atmosferę biznesową. Świadczyć to będzie o Twoim profesjonalizmie i pokaże, że poważnie podchodzisz do procesu rekrutacji nawet prowadzonego zdalnie. Pomoże to także wzbudzić w kandydacie większe zaufanie do Twojej firmy.

 

2. Prowadź wirtualną rozmowę kwalifikacyjną tak, jakby to była rozmowa osobista

Wirtualne rozmowy kwalifikacyjne mogą wydawać się bardziej swobodne, niż rozmowy prowadzone osobiście, jednak ważne jest, by traktować je tak samo, jak spotkania w biurze. Używaj profesjonalnego języka, w tym mowy ciała, i utrzymuj skupienie. Wyłącz powiadomienia w telefonie i na komputerze, aby się nie rozpraszać. Poświęć kandydatowi całą swoją uwagę i utrzymuj z nim kontakt wzrokowy, patrząc w kamerę, a nie na ekran.

 

3. Zadaj przygotowane wcześniej pytania

Użyj listy wcześniej opracowanych pytań, by nie wypaść z rytmu. Notuj odpowiedzi kandydata na poszczególne pytania, aby móc je później przeanalizować.

 

4. Daj kandydatowi czas na odpowiedź

Czasami podczas rozmów kwalifikacyjnych prowadzonych za pośrednictwem komputera lub telefonu mogą występować opóźnienia. Aby nie wpłynęły one na wynik rekrutacji, daj kandydatowi odpowiednio dużo czasu na udzielenie odpowiedzi. Jeśli wypowiedź kandydata zostanie przerwana, poproś, by ją powtórzył, aby mieć pewność, że słyszysz wszystko, co ma do powiedzenia.

 

5. Omów kulturę i wartości firmy

Podczas wirtualnych rozmów kwalifikacyjnych może być trudno kandydatom poznać kulturę i środowisko biurowe firmy. Opisz wszystkim kandydatom kulturę firmy oraz obowiązujące w niej wartości. Możesz też scharakteryzować środowisko pracy, aby przedstawić im lepszy obraz tego, co ich czeka, jeśli zostaną zatrudnieni.

 

6. Poinformuj kandydata o dalszych krokach

Na koniec każdej wirtualnej rozmowy kwalifikacyjnej poinformuj kandydata o dalszych krokach. Powiedz mu, kiedy planujesz wybrać osobę na dane stanowisko, w jaki sposób powiadomisz kandydatów o wynikach rekrutacji oraz czy wymagasz od nich jakichkolwiek dodatkowych informacji. Pamiętaj też, by powiedzieć kandydatom, jak Twoja firma planuje postępować w kwestii ochrony przed koronawirusem oraz czego mogą się spodziewać w procesie zatrudniania.

 
*Firma Indeed udostępnia te informacje użytkownikom tej witryny jako uprzejmość. Należy pamiętać, że nie jesteśmy doradcą zawodowym ani prawnym i żadna z informacji tu podanych nie gwarantuje zatrudnienia.
 

*Indeed provides this information as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your career or legal advisor, and none of the information provided herein guarantees a job offer.