Przejście na pracę zdalną podczas pandemii COVID-19

22.04.2020

 
W odpowiedzi na pandemię COVID-19 wiele firm w Polsce przechodzi częściowo lub w pełni na pracę zdalną. Ponieważ kolejne przedsiębiorstwa są zamykane z powodu rosnącej liczby przypadków zachorowań na koronawirusa, ważne jest, aby znaleźć sposoby na sprawne przejście na pracę z domu. Przygotowując swoich pracowników do telepracy, weź pod uwagę zawarte w tym przewodniku informacje, które pomogą Ci zaplanować tę zmianę.

 

W tym przewodniku omówimy:
 


 

Jak zaplanować przejście na pracę zdalną?

Układając plan przejścia na pracę zdalną, postępuj zgodnie z poniższymi zaleceniami :

 

1. Współpracuj z menedżerami i kierownikami zespołów

Planując przejście na pracę zdalną, należy omówić pomysły i strategie z pracownikami na stanowiskach kierowniczych. Przykładowo kierownicy zespołów i menedżerowie mogą przeprowadzić burzę mózgów i zaproponować najlepsze narzędzia do wykorzystania, sposoby na utrzymanie zaangażowania pracowników oraz sytuacje, kiedy należy zaplanować współpracę zespołu za pomocą metod online. Ponadto należy zachęcić menedżerów, kierowników zespołów i przełożonych, by dawali przykład, promując odgórne zmiany. Kiedy na przykład członkowie kierownictwa wyższego szczebla przestają przychodzić do biura i zaczynają pracować zdalnie, daje to sygnał innym pracownikom, że mogą swobodnie zrobić to samo.

 
W czasie burzy mózgów rozpocznij rozmowę od pytań typu :
 

  • Jakich platform komunikacji powinniśmy używać, by pozostawać w kontakcie z pracownikami?
  • Jaka aplikacja do wideokonferencji jest najlepsza do prowadzenia spotkań zespołów?
  • Jak podtrzymamy produktywność i zaangażowanie pracowników?


 

2. Wybierz jedną niezawodną metodę przekazywania ważnych informacji

Otwarcie poinformuj pracowników o przejściu na pracę zdalną za pośrednictwem używanego przez większość z nich kanału komunikacji. Wspieraj otwartą komunikację i utwórz w ramach swoich narzędzi kanały dla pracowników do dzielenia się informacjami, kontaktów towarzyskich i rozmów. Zadbaj też o prostotę swojego zestawu narzędzi — wyznacz jedną niezawodną platformę komunikacyjną, z której wszyscy będą korzystać do kontaktowania się, zadawania pytań i wyrażania opinii. Jedno wyznaczone narzędzie pozwala łatwo wymieniać się ważnymi informacjami związanymi z pracą, a także najnowszymi wiadomościami o pandemii.

 

3. Utwórz zdalny zespół zarządzający

Aby efektywnie wykonywać zadania w domu, pracownicy potrzebują wskazówek i informacji zwrotnych od menedżerów i kierowników zespołów. Wyznacz najważniejszych menedżerów, którzy będą odpowiedzialni za prowadzenie i wspieranie różnych procesów w firmie, aby pracownicy wiedzieli, komu podlegają. Rozważ na przykład utworzenie zespołu zarządzającego odpowiedzialnego za rozwój projektów, zarządzanie jakością i inne procesy w ramach Twojej działalności biznesowej.

 

4. Utwórz zdalne zasoby narzędzi (np. dokument FAQ)

Twoi pracownicy mogą mieć pytania dotyczące przydzielania pracy zdalnej oraz inne obawy dotyczące wybuchu pandemii. Dlatego ważne jest, aby utworzyć narzędzie online, takie jak strona Często zadawane pytania (FAQ), gdzie pracownicy będą mogli znaleźć odpowiedzi na pytania związane z produktywnością, równowagą pomiędzy pracą a życiem prywatnym oraz informacje na temat zdrowia. Możesz na przykład utworzyć uniwersalny dokument za pomocą aplikacji online, gdzie pracownicy będą mogli zalogować się i sprawdzić aktualności.

 
Additionally, communicate regularly with employees to learn about their concerns and Poza tym regularnie rozmawiaj z pracownikami, aby poznać ich obawy i sugestie, a także odpowiadaj na wszelkie ewentualne pytania, aby móc uzupełniać informacje zawarte w zasobach. Na bieżąco przekazuj pracownikom najnowsze dane o przypadkach COVID-19 i fakty związane z tą chorobą, umieszczając aktualną listę łączy do odpowiednich wiadomości, środków przekazu i nowych informacji o pandemii.

 

5. Stwórz plan komunikacji

Efektywna komunikacja ma kluczowe znaczenie przy przechodzeniu na pracę zdalną, dlatego należy stworzyć plan regularnych kontaktów. Rozważ wprowadzenie cotygodniowych spotkań zespołu za pośrednictwem internetowej platformy konferencyjnej, by śledzić na bieżąco postępy. Informowanie pracowników mogą Ci też ułatwić codzienne wiadomości e-mail z ważnymi aktualnościami o ukończonych projektach, rozwoju nowych projektów i innych zadaniach.

 

6. Usprawnij technologię i narzędzia

Przejście na pracę zdalną często zależy od pewnych narzędzi i zasobów, które ułatwiają płynny przebieg procesów pracy. Narzędzia komunikacyjne, narzędzia podnoszące produktywność i narzędzia do zarządzania projektami są konieczne do zachowania spójności pomiędzy różnymi operacjami w firmie. Ważne jest jednak, by wdrożyć tylko niezbędne narzędzia, które mogą być potrzebne do wykonywania zadań i utrzymania kontaktu. Do wdrożenia pracy zdalnej mogą wystarczyć np. aplikacja online do edycji tekstu, narzędzie do komunikacji w całej firmie i platforma do wideokonferencji.

 

Wskazówki, jak zapewnić dalsze funkcjonowanie firmy podczas pandemii COVID-19

Rozważ następujące informacje dotyczące zarządzania zdalnymi pracownikami:

 

W miarę możliwości zapewnij sprzęt firmowy

Zależy to od tego, czego dokładnie Twoje zespoły potrzebują do wykonywania swoich zadań. Jeśli pracownicy mogą np. przenieść swoje biurowe laptopy do domu, pomocne mogłoby być regularne używanie domowych komputerów przez członków rodziny. Ostatecznie decyzja o zapewnieniu sprzętu biurowego pracownikom może być uzależniona od dodatkowych kosztów dostarczenia takich narzędzi (innych niż te, które Twoi pracownicy mogą bezpiecznie przewieźć do domu). Rozważ stworzenie systemu „wymeldowania” w ostatnim dniu pracy. Rejestruj pożyczany przez pracowników sprzęt w celu śledzenia drogich urządzeń.

 

Zdalne rozmowy kwalifikacyjne i zatrudnianie pracowników

Jeśli zbliża się termin rozmów kwalifikacyjnych lub spodziewasz się zatrudnić nowych członków zespołu, możesz to wszystko zrobić online. W celu przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych skorzystaj z platformy do wideokonferencji, takiej jak Skype lub Zoom. Możesz nawet przeprowadzić je przez telefon. Rozważ utworzenie współdzielonego dokumentu, który dostarcza nowo zatrudnionym informacje o firmie, np. instrukcje dla pracowników czy inne ważne dokumenty. Ponadto, jeśli masz formularze wymagające podpisu pracowników, możesz skorzystać z aplikacji takiej jak DocuSign, aby bezpiecznie wysyłać i odbierać poufne dokumenty.

 

Integracja internetowych narzędzi komunikacji

Zorganizuj regularne konsultacje w celu oceny wykonywania obowiązków przez pracowników, odpowiadania na pytania i przydzielania nowych zadań. Zapewnij swoim zespołom kontakt za pośrednictwem internetowych platform komunikacyjnych z funkcjami udostępniania plików i prywatnych rozmów. Te narzędzia ułatwiają organizowanie przepływu zadań i udostępniania informacji w środowisku zdalnym i mogą pomóc w utrzymaniu zaangażowania i produktywności pracowników. Podobnie, jeśli zauważysz, że niektórzy pracownicy nie udzielają się w kanałach komunikacji, skontaktuj się z nimi indywidualnie lub ustal regularne zdalne spotkania indywidualne.

 

Równowaga między pracą a życiem prywatnym pracowników

Wyznacz kierowników zespołów do kierowania małymi grupami pracowników podczas pracy zdalnej. Tacy liderzy mogą pełnić funkcję mentorów udzielających profesjonalnej pomocy i życzliwych porad, które zachęcą pracowników do wyznaczenia jasnych granic pomiędzy czasem pracy a czasem wolnym. Kierownicy zespołów mogą też zaoferować moralne wsparcie, aby nakłonić pracowników do znalezienia cichego, spokojnego miejsca przeznaczonego do pracy. Na koniec każdego dnia pracy liderzy zespołów mogą skontaktować się ze swoimi zespołami, aby sprawdzić postępy i upewnić się, że pracownicy nie są przeciążeni. Pomyśl też o wspólnym spędzaniu czasu przez pracowników zdalnych. Wtyczki, takie jak Netflix Party, pozwalają użytkownikom wspólnie oglądać filmy. Skorzystaj z wideokonferencji, by wyznaczyć czas na wspólne zjedzenie lunchu lub codzienne rozmowy przy włączonym obrazie.

 

Korzystanie z dostępnych zasobów rządowych i medycznych i ich udostępnianie

Ministerstwo Rozwoju we współpracy z Głównym Inspektorem Sanitarnym przygotowało zalecenia dla zakładów pracy, które można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju. Najnowsze dane na temat rozprzestrzeniania się koronawirusa są zamieszczane w serwisie rządowym. Wytyczne dotyczące przygotowania miejsca pracy na pandemię COVID-19 publikuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a informacje na temat pomocy dla przedsiębiorstw zamieszczono w serwisie na temat tarczy antykryzysowej.

 
Zasadniczo całkowite przejście na pracę zdalną wymaga pełnej pomocy kierowników i pracowników, aby cały proces przebiegał możliwie płynnie. Informuj pracowników na bieżąco i udzielaj im moralnego wsparcia, aby ułatwić sprawne wprowadzenie zmian.

 
*Firma Indeed udostępnia te informacje użytkownikom tej witryny jako uprzejmość. Należy pamiętać, że nie jesteśmy doradcą zawodowym ani prawnym i żadna z informacji tu podanych nie gwarantuje zatrudnienia.
 

*Indeed provides this information as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your career or legal advisor, and none of the information provided herein guarantees a job offer.