Jak prowadzić biznes w czasach niepewności podczas pandemii COVID-19

22.04.2020

 
Jak przygotować się do tymczasowego zamknięcia firmy? Jak zarządzać firmą przy zmniejszonym wymiarze czasu pracy? Wskazówki dotyczące zmian, jakie warto wprowadzić w miejscu pracy.

 

Szybka nawigacja
 


 

Najważniejsze informacje

 
Światowa Organizacja Zdrowia ogłosiła pandemię nowego koronawirusa, COVID-19. Wirus ten jest bardzo zakaźny, dlatego rządy państw na całym świecie podjęły decyzję o ograniczeniu kontaktu między obywatelami i określiły maksymalną liczbę osób, które mogą przebywać w jednym miejscu. Odwołano duże wydarzenia, zamknięto szkoły i zalecono wszystkim pozostanie w domach. Firmy mogą spodziewać się spadku liczby klientów lub nawet odgórnego nakazu zamknięcia placówek, dopóki wirus stwarza duże zagrożenie.

 
Cały świat odczuwa skutki pandemii COVID-19, a sytuacja dynamicznie się zmienia. Właściciele firm powinni regularnie śledzić bieżące wydarzenia oraz sytuację w służbie zdrowia, aby zaplanować i wdrożyć odpowiednie działania. Przykładowe źródła informacji :
 


 
Firmy mogą się spodziewać zakłóceń w codziennej działalności. Muszą liczyć się również z koniecznością wprowadzenia zmian. Dlatego ważne jest, aby regularnie przekazywać pracownikom i klientom rzetelne informacje na temat wszelkich zmian w działalności firmy.

 

Jak przygotować się do tymczasowego zamknięcia firmy?

Firmy mogą podjąć decyzję o tymczasowym zawieszeniu działalności samodzielnie lub na podstawie odgórnego nakazu. Warto już teraz zastanowić się nad ewentualnymi środkami zaradczymi, aby zarówno pracownicy, jak i klienci wiedzieli, czego się spodziewać, jeśli firma zawiesi swoją działalność. Skorzystaj z naszych wskazówek, aby stworzyć plan działania firmy :

 

1. Pomyśl o przyszłości

Na początku rozważ możliwość tymczasowego zamknięcia firmy. Amerykańska Izba Handlowa przygotowała wskazówki dla firm zgodne z wytycznymi centrum CDC. Dotyczą one sposobów radzenia sobie z wyzwaniami, które mogą się pojawić podczas pandemii. Szukając najlepszego rozwiązania, trzeba wziąć pod uwagę stan finansowy firmy, dobro pracowników i bezpieczeństwo klientów.
 
Przykładowo : Przeprowadź analizę kosztów i korzyści, aby określić możliwości krótkoterminowego zamknięcia firmy. Zrób listę innych ważnych czynników, takich jak dobro pracowników, stabilność finansowa firmy i utrzymanie klientów. Wszystkie te dane pomogą w podjęciu decyzji, czy można zamknąć firmę, a jeśli tak, to na jak długo.

 

2. Otwarcie komunikuj się z klientamin

Jeśli zdecydujesz się na tymczasowe zamknięcie firmy, przekaż swoim klientom jasne i spójne informacje. Podaj przyczyny zamknięcia, możliwości kontaktu oraz termin wznowienia działalności. Aby nie utracić kontaktu z klientami, warto regularnie aktualizować stronę internetową firmy oraz profile w mediach społecznościowych. Przekazuj tylko rzetelne informacje.
 
Przykładowy komunikat : „Szanowni Klienci, Wasze zdrowie i bezpieczeństwo oraz zdrowie i bezpieczeństwo naszych pracowników są dla nas najważniejsze. Zdecydowaliśmy się zamknąć firmę na okres najbliższych dwóch tygodni, aby zmniejszyć zasięg rozprzestrzeniania się COVID-19. Zachęcamy do odwiedzania naszej witryny internetowej i profili w mediach społecznościowych, z których dowiecie się o planowanym terminie wznowienia działalności. Życzymy Wam dużo zdrowia. Uważajcie na siebie”.

 

3. W procesie planowania uwzględnij opinie pracowników

Omów tymczasowe zamknięcie firmy z pracownikami. Z pewnością będą mieć wiele pytań i wątpliwości, więc przygotuj się do tej rozmowy, aby udzielać wyczerpujących odpowiedzi. Opracuj plany ewentualnych zwolnień, wypowiedzeń lub bezpłatnych urlopów. Utwórz odpowiednie kanały komunikacji z pracownikami, którymi przekażesz im informacje dotyczące wznowienia działalności firmy.
 
Przykładowo : Zorganizuj spotkanie w formie pytań i odpowiedzi. Przekaż pracownikom informacje o temacie spotkania wcześniej, aby mogli się odpowiednio przygotować. Zbierz informacje i materiały, aby rozdać je w trakcie spotkania.

 

4. Zasięgnij porady w zakresie księgowości

Umów się na spotkanie z dostawcą usług księgowych, aby właściwie przygotować dokumentację podatkową i zająć się innymi ważnymi formalnościami niezbędnymi do tymczasowego zamknięcia firmy. Musisz wiedzieć, jakie czynności prawne i finansowe należy podjąć w związku z zawieszeniem działalności.
 
Przykładowo : Omów z dostawcą usług księgowych przygotowaną wcześniej listę kosztów i korzyści. Poproś o poradę finansową i wskazówki, jak zadbać o dobrą kondycję firmy podczas jej tymczasowego zamknięcia.

 

5. Przedstaw pracownikom różne możliwości

Jeśli to możliwe, zaproponuj pracownikom różne opcje dotyczące ich zatrudnienia w okresie tymczasowego zamknięcia firmy. Zapewnij dostęp do oficjalnych materiałów i informacji, aby pomóc im w okresie nieobecności w pracy. Niektórzy pracownicy wybiorą bezpłatny urlop, zamiast zwolnienia z pracy, podczas gdy inni będą woleli to drugie rozwiązanie. Zapoznaj się z propozycjami rządu dla bezrobotnych, aby przekazać pracownikom wyczerpujące informacje.
 
Jeśli to możliwe, zaproponuj pracownikom różne opcje dotyczące ich zatrudnienia w okresie tymczasowego zamknięcia firmy. Zapewnij dostęp do oficjalnych materiałów i informacji, aby pomóc im w okresie nieobecności w pracy. Niektórzy pracownicy wybiorą bezpłatny urlop, zamiast zwolnienia z pracy, podczas gdy inni będą woleli to drugie rozwiązanie. Zapoznaj się z propozycjami rządu dla bezrobotnych, aby przekazać pracownikom wyczerpujące informacje.

 

Jak zarządzać firmą przy zmniejszonym wymiarze czasu pracy?

Niektóre firmy, zamiast zawieszać działalność, będą wolały ograniczyć godziny pracy. Dzięki temu zmniejszą się koszty ogólne prowadzenia sklepu, a firma odnotuje przychód. Podobnie jak w przypadku tymczasowego zamknięcia, ważne jest jednak, aby rozważyć wszystkie zalety i wady takiego rozwiązania. Skorzystaj z naszych wskazówek, aby wdrożyć najlepsze praktyki zmniejszania wymiaru godzin pracy:

 

1. Porozmawiaj z pracownikami

Poinformuj pracowników o tym, że planujesz zmniejszyć wymiar czasu pracy. Omów przyczyny podjęcia takiej decyzji, a także jej bezpośredni wpływ na pracowników oraz ich wynagrodzenie. Przygotuj się na pytania dotyczące całego procesu i jego skutków dla sytuacji pracowników.
 
Przykładowy komunikat : „Chcę Was poinformować, że z początkiem przyszłego tygodnia zmniejszamy wymiar czasu pracy. Ta decyzja wpłynie na wszystkich pracowników, ale przede wszystkim na osoby odpowiedzialne za bezpośredni kontakt z klientami. Z pewnością macie dużo pytań, ale najpierw proszę zapoznajcie się z przygotowanymi przeze mnie materiałami. Gdy tylko przeczytacie wszystkie informacje, chętnie odpowiem na pytania”.

 

2. Podawaj jasne informacje

Informując o skróconym czasie pracy, wyjaśnij klientom przyczyny podjęcia tej decyzji. Wytłumacz, że firma musi wprowadzić takie ograniczenie jako środek zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom i klientom w trakcie pandemii COVID-19. Zapewnij klientom możliwość kontaktu z firmą online, za pośrednictwem witryny lub mediów społecznościowych. Aktualizuj podawane informacje, takie jak godziny otwarcia sklepu i wszystkie inne zmiany w działalności firmy.
 
Przykładowy komunikat : „Szanowni klienci, od przyszłego tygodnia będziemy pracować w ograniczonym wymiarze czasu pracy. On poniedziałku nasz sklep będzie czynny od 10:00 do 16:00. Zdrowie Wasze i pracowników jest dla nas najważniejsze. Skracając czas pracy, będziemy mogli zadbać o odpowiednią dezynfekcję sklepu i uzupełnić brakujący towar na półkach. Zachęcamy do śledzenia bieżących informacji w mediach społecznościowych, w tym o godzinach otwarcia sklepu”.

 

3. Zaoferuj pracownikom możliwość wyboru godzin pracy

Zastanów się, jak zapewnić pracownikom bardziej elastyczny czas pracy. Jeśli nie koliduje to z potrzebami firmy, pozwól im określić godziny pracy. Niektórzy muszą zaopiekować się dziećmi, które zostają w domu, dlatego nie mogą pracować w normalnych godzinach pracy. Zapytaj pracowników, jakie godziny najbardziej im odpowiadają, gdy sklep działa w ograniczonym wymiarze.
 
Przykładowy komunikat : „Wiem, że w związku z zamknięciem szkół i przedszkoli część z Was nie może pracować w normalnych godzinach pracy. W tej sprawie proszę skontaktować się ze mną do końca tygodnia. Zrobimy wszystko, co w naszej mocy, aby dostosować się do Waszych potrzeb i ułożyć odpowiedni grafik”.

 

4. Przenieś działalność do Internetu

Skracając godziny pracy sklepu stacjonarnego, weź pod uwagę przeniesienie działalności do Internetu, aby pracować nad rozpoznawalnością marki i pozyskiwać nowych klientów. Sprzedaż online nie wymaga bezpośredniego kontaktu, jest więc bezpieczniejsza zarówno dla pracowników, jak i klientów.
 
Przykładowo : Jeśli firma sprzedaje produkty głównie w sklepie stacjonarnym, trzeba jak najszybciej poinformować klientów o przeniesieniu działalności do Internetu. Aby przekazać tę wiadomość aktualnym i przyszłym klientom, skorzystaj z listy mailingowej, mediów społecznościowych i strony firmowej.

 

5. Rozważ możliwość pracy zdalnej

Jeśli to możliwe, zaproponuj pracownikom pracę zdalną. Przygotuj odpowiednie narzędzia komunikacyjne i zasady dotyczące odpowiedzialności pracowników i zarządzania realizacją zadań, aby zdalnie kontrolować ich postępy.
 
Przykładowy komunikat : „Jeśli jesteście zainteresowani pracą zdalną, zachęcam do udziału w szkoleniu online zaplanowanym na środę. Jeśli nie jesteście pewni, czy Wasze zadania mogą być realizowane zdalnie, zapraszam na rozmowę. Wspólnie zastanowimy się nad innymi możliwościami”.

 
Powiązany artykuł : Przejście na pracę zdalną w czasie epidemii koronawirusa

 

Wskazówki dotyczące zmian, jakie warto wprowadzić w miejscu pracy

Bez względu na to, czy zapadnie decyzja o tymczasowym zamknięciu, ograniczeniu godzin pracy, wprowadzeniu zmian w codziennym funkcjonowaniu czy też firma będzie pracować tak jak do tej pory, niektóre obszary działalności się zmienią.

 
Skorzystaj z naszych wskazówek, aby przygotować się do zarządzania firmą w tym trudnym okresie:
 

    • Odwołaj podróże służbowe: Zrezygnuj z wszelkich nieistotnych wyjazdów służbowych. Kontaktuj się z interesariuszami online przez czaty wideo lub odłóż wizytę na kilka miesięcy.
    • Organizuj wirtualne spotkania: Organizuj je zamiast tradycyjnych spotkań, korzystając ze specjalnych portali i aplikacji, aby duże grupowe spotkania online przebiegały bez zakłóceń.
    • Zadbaj o czystość w miejscu pracy: Regularnie i dokładnie sprzątaj i dezynfekuj miejsce pracy. Zwróć szczególną uwagę na obszary bezpośredniego kontaktu z klientami, a także o zaplecze dla pracowników.
    • Porozmawiaj z dostawcami: Bądź z nimi w stałym kontakcie. Zaistniała sytuacja może zakłócić ciągłość łańcucha dostaw, a w efekcie firma może mieć problem z wytwarzaniem i dostarczaniem swoich produktów.
    • Przeanalizuj polisę ubezpieczeniową firmy pod kątem przerw w działalności firmy: Wiele firm zabezpiecza się w ten sposób na trudne czasy. Dokładnie przeanalizuj jej warunki, ponieważ niektóre firmy ubezpieczeniowe nie pokrywają strat związanych z chorobami zakaźnymi lub pandemią. Sprawdź, jakie możliwości oferuje Twoja polisa w przypadku spadku dochodów w związku z COVID-19.
    • Utwórz grupę zadaniową: Powołaj zespół, który będzie odpowiadać za rozwiązywanie problemów związanych z pandemią COVID-19. Grupa ta, utworzona przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian, może opracować plan awaryjny i przygotować się na podjęcie w razie potrzeby natychmiastowych działań.
    • Kontroluj sytuację: Regularnie sprawdzaj wiarygodne źródła, takie jak strony Serwisu Rzeczypospolitej Polskiej lub WHO (ang.) oraz kanały informacyjne samorządów lokalnych, aby znać bieżące ograniczenia związane z kwarantanną i zmiany dotyczące funkcjonowania firm.
    • Porozmawiaj z działem kadr: Wspólnie przygotujcie się na pytania pracowników dotyczące zmiany wynagrodzenia, godzin pracy i świadczeń pracowniczych, które mogą zostać wprowadzone w związku z COVID-19.
    • Podawaj jasne informacje: Regularnie komunikuj się z pracownikami i klientami. Przekazuj jasne i regularnie aktualizowane informacje.

 
*Firma Indeed udostępnia te informacje użytkownikom tej witryny jako uprzejmość. Należy pamiętać, że nie jesteśmy doradcą zawodowym ani prawnym i żadna z informacji tu podanych nie gwarantuje zatrudnienia.
 

*Indeed provides this information as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your career or legal advisor, and none of the information provided herein guarantees a job offer.