11 wskazówek, jak skutecznie zarządzać pracownikami zdalnymi

05.06.2020

 
Nowe technologie i zmiany zasad obowiązujących w korporacjach sprawiły, że popularność pracy zdalnej rośnie w niespotykanym dotąd tempie. Dlatego też istnieje spora szansa, że jako menedżer w końcu spotkasz się z koniecznością zarządzania pracownikami pracującymi na odległość tymczasowo lub stale.

 
Chociaż praca zdalna wiąże się z wieloma korzyściami zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, może być też sporym wyzwaniem dla liderów zespołów. Aby pomóc Ci przezwyciężyć wiążące się z nią trudności i osiągnąć jak największą produktywność własną oraz podległych Ci pracowników, przedstawiamy 11 wskazówek dotyczących zarządzania osobami pracującymi z domu.

 

Dodaj ofertę

1. Jasno określaj najważniejsze oczekiwania

Upewnij się, że pracownicy dokładnie wiedzą, czego od nich oczekujesz. Poinformuj ich na przykład, jak często mają się meldować oraz czy chcesz, by powiadamiali Cię przed zakończeniem dnia pracy i monitorowali czas poświęcany na pracę. Niektórzy liderzy oczekują codziennych raportów od każdego członka zespołu, a innym wystarcza podsumowanie tygodnia. Informując swój zespół o wymaganiach, możesz uniknąć nieporozumień.

 

2. Dokumentuj swoją strategię komunikacji

Poza poinformowaniem o oczekiwaniach każdego członka zespołu z osobna równie ważne jest udokumentowanie procedury komunikacji, tak by pracownicy zdalni mieli się do czego odwoływać. Możesz na przykład określić w niej, jakiego rodzaju pytania lub problemy wymagają zwołania spotkania grupowego lub wideo, a w przypadku których wystarczy krótka wiadomość lub e-mail. Uwzględnij także wymagane ramy czasowe odpowiedzi, by pracownicy wiedzieli, jak szybko spodziewasz się reakcji na swoją wiadomość e-mail w godzinach pracy.

 

3. Kontaktuj się, kiedy tylko możesz

Wygospodarowanie czasu na bezpośrednie kontaktowanie się z pracownikami zdalnymi przynajmniej raz dziennie jest niezwykle ważne. Możesz to robić przez e-mail, telefon albo czat tekstowy lub wideo. Im dłużej nie kontaktujesz się z takimi pracownikami, tym bardziej wzrasta ryzyko, że poczują się pozostawieni sami sobie i stracą motywację do pracy — co może z kolei doprowadzić do spadku produktywności i obrotów. Stała interakcja z poszczególnymi członkami zespołu, niezależnie od tego, czy pracują na odległość czy nie, na pewno poprawi ich samopoczucie.

 

4. Zaplanuj regularne spotkania zespołu

Niezależnie od tego, czy członkowie Twojego zespołu pracują zdalnie w częściowym czy też pełnym wymiarze, ważne jest, by organizować regularne spotkania grupowe i wydarzenia wirtualne na żywo. Pozwolą one zachować poczucie jedności i więź między pracownikami oraz umożliwią im poznanie się i nawiązanie kontaktu, a także zachęcą do współpracy i regularnego komunikowania się.

 
Poza tym takie spotkania dadzą pracownikom zdalnym okazję do podzielenia się swoimi pomysłami i wyjaśnienia nieporozumień dotyczących szczegółów oraz oczekiwań związanych z projektem.

 

5. Zachowaj transparentność

Pracownicy często postrzegają liderów jako wzór zachowania w środowisku zawodowym, więc jeśli postępujesz otwarcie i szczerze, najprawdopodobniej będą postępować podobnie. Wprowadzenie transparentności do kultury zespołu ułatwia budowanie zaufania wśród pracowników, dając im poczucie swobody w zwracaniu się do Ciebie z pytaniami lub obawami, bo wiedzą, że Ty zachowasz się tak samo.

 
Musisz tylko pamiętać, by transparentność obejmowała wszystkich członków zespołu w równym stopniu. Jeśli na przykład masz do przekazania wiadomość, pamiętaj, by przekazać ją wszystkim pracownikom w tym samym czasie. Dzięki temu osoby pracujące zdalnie nie będą miały poczucia, że dowiadują się jako ostatnie, co się dzieje w biurze, lub, co gorsza, że celowo ograniczasz im dostęp do informacji.

 

6. Zbuduj silną relację z każdym członkiem zespołu

Poświęć czas, by poznać członków swojego zespołu pracujących na odległość tak samo, jak tych, których spotykasz w biurze. Dowiedz się, jakie mają hobby i aspiracje zawodowe oraz czym się interesują.

 
Chociaż podczas rozmowy lub czatu wideo możesz czuć presję, by skoncentrować się na kwestiach zawodowych, pamiętaj, by zawsze zarezerwować parę minut na początku lub końcu spotkania na luźną rozmowę o innych sprawach — tak jak to robisz podczas spotkań na żywo. Zapytanie pracownika o to, jak mu minął weekend, wymiana anegdot z życia rodzinnego czy okazanie zainteresowania jego planami na wakacje pomoże mu poczuć się komfortowo w Twojej obecności, podniesie jego zaangażowanie w pracę oraz pomoże mu stać się lepszym liderem.

 

7. Korzystaj z technologii, by pokonywać dystans geograficzny

Tę samą technologię, której Twoja firma używa do obsługi pracy zdalnej, możesz wykorzystać do budowania społeczności. Korzystaj z dostępnych narzędzi, by zwiększać intensywność interakcji osobistych i tworzyć przestrzenie (takie, jak osobne kanały na komunikatorach czy fora internetowe), w których pracownicy będą mogli podczas przerw rozmawiać na tematy niezwiązane z pracą i nawiązywać relacje.

 
Pomocne jest także tworzenie wirtualnych odpowiedników wszystkiego, co dzieje się w siedzibie firmy. Jeśli na przykład macie w biurze tradycję śpiewania pracownikom „Sto lat”, warto ją rozszerzyć także na osoby pracujące z domu, zwołując cały zespół na wideorozmowę.

 

8. Zarezerwuj czas na regularne rozmowy indywidualne

Gdy masz dużo zajęć i obowiązków, łatwo jest odwoływać lub przekładać pozornie nieistotne wydarzenia, takie jak indywidualne rozmowy z pracownikami. Takie spotkania są jednak kluczowe dla efektywnego zarządzania zespołami zdalnymi, ponieważ osobom pracującym na odległość często umykają pewne informacje i przypadkowe spotkania w ciągu dnia pracy w biurze, przez co mogą oni nie być tak zorientowani w bieżących sprawach, jak pracownicy stacjonarni.

 
Postaraj się umawiać na spotkania indywidualne o ustalonej porze co tydzień lub co dwa tygodnie i poświęcić każdemu pracownikowi zdalnemu przynajmniej pół godziny swojej wyłącznej uwagi, by mógł zadać Ci pytania, poruszyć kwestie, które go martwią, lub podzielić się swoimi pomysłami.

 

9. Nie wykluczaj pracowników zdalnych

Gdy ludzie pracują razem w biurze, nawiązują kontakty spontanicznie i naturalnie. Tak zwane „pogawędki przy kawie” mogą przekształcać się w ważne rozmowy, podczas których wymieniane są istotne informacje. Jeśli tak się stanie, pamiętaj, by jak najszybciej przekazywać takie wiadomości swoim pracownikom zdalnym.

 
Niezwykle ważne jest, by nigdy nie wykluczać osób pracujących z domu ze znaczących dyskusji o celach, zamierzeniach i planach firmy. W przeciwnym razie mogą poczuć się wyalienowane i niedoceniane. Regularnie rozsyłaj do nich ankiety zadowolenia pracownika, by dowiedzieć się, co sądzą o swoim środowisku pracy.

 

10. Strzeż się mikrozarządzania

Jednym z powodów, dla których praca zdalna jest atrakcyjna dla pracowników jest duża autonomia. Jeśli jednak nie masz bezpośredniej kontroli nad swoimi pracownikami, możesz wpaść w pułapkę założenia, że nie pracują lub nie koncentrują się wystarczająco na powierzonych im zadaniach. Może to szybko przekształcić się w mikrozarządzanie, które powoduje, że liderzy zalewają pracowników zdalnych korespondencją i nieustannie domagają się zdawania raportów z postępów w pracy.

 
Mikrozarządzanie pracownikami zdalnymi może być jednak stresujące dla obu stron i wywoływać u członków zespołu poczucie braku zaufania. Dlatego, zamiast na aktywności skup się na rezultatach i celach. Dopóki pracownik wykonuje swoją pracę dobrze i w terminie, sposób, w jaki to robi, jest nieistotny.

 
Jednocześnie ważne jest, by osoby pracujące z domu nie nadużywały swojej autonomii, nie marnowały czasu ani nie ignorowały swoich zadań. Niektórzy ludzie nie mają samodyscypliny niezbędnej w pracy zdalnej i niezwykle ważne jest, by szybko rozpoznawać tego typu zachowania, zanim wpłyną one na produktywność całego zespołu.

 

11. Wprowadź politykę „otwartych drzwi”

Pracownicy zdalni mogą mieć poczucie, że Ci przeszkadzają, gdy muszą się z Tobą skontaktować poza wyznaczonymi godzinami spotkań, zwłaszcza jeśli pracujecie w różnych strefach czasowych. Aby temu zapobiec, wprowadź politykę „otwartych drzwi”, która pozwoli wszystkim pracownikom — zarówno pracującym w biurze, jak i w domu — kontaktować się z Tobą o dowolnej porze.

 
Pamiętaj: podczas gdy pracownicy biurowi widzą, kiedy masz spotkanie, jesz lunch czy z innego powodu jesteś poza biurem, ci pracujący w domu nie mają jak dowiedzieć się, czy jesteś w pracy czy nie. Jeśli Cię nie będzie, gdy osoba pracująca z domu będzie próbowała się z Tobą skontaktować, postaraj się odpowiedzieć jej jak najszybciej.

 
Jeżeli zarządzanie pracownikami zdalnymi to dla Ciebie niezbadany dotąd teren, możesz się dużo nauczyć. Postępując zgodnie z tymi jedenastoma wskazówkami, możesz opracować efektywny system, ułatwić komunikację i zapewnić wszystkim pracownikom możliwości pełnego rozwijania swojego potencjału.

 
*Firma Indeed udostępnia te informacje użytkownikom tej witryny jako uprzejmość. Należy pamiętać, że nie jesteśmy doradcą zawodowym ani prawnym i żadna z informacji tu podanych nie gwarantuje zatrudnienia.
 

Dodaj ofertę
Gotowy żeby zacząć? Dodaj ofertę

*Indeed provides this information as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your career or legal advisor, and none of the information provided herein guarantees a job offer.