Zaświadczenie o dochodach od pracodawcy

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 3 grudnia 2021

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Zaświadczenie o dochodach od pracodawcy to dokument potwierdzający źródło zarobków i ich wysokość. Nie podlega ścisłym regulacjom prawnym: nie istnieje jeden obowiązujący wzór dokumentu, a pracodawca w większości przypadków nie ma prawnego obowiązku wydania go ani określonego przepisami czasu, w którym musi to zrobić, choć przyjęło się, że powinno to nastąpić niezwłocznie. Z artykułu dowiesz się, kiedy konieczne jest zaświadczenie o dochodach od pracodawcy, jak powinno wyglądać i jak je otrzymać.

Kiedy potrzebne jest zaświadczenie o dochodach?

Istnieje kilka sytuacji, w których pracownik będzie się ubiegać o ten dokument.

Ubieganie się o kredyt w banku

Niektóre choć nie wszystkie banki mają gotowe formularze zaświadczenia o dochodach. Zawsze warto dokładnie dopytać bank o to, jakie dane są potrzebne, gdyż każda instytucja może mieć inne wymagania co do treści i formy dokumentu. Kwestie te należy równiez z wyprzedzeniem ustalić z pracodawcą, ponieważ część firm wystawia zaświadczenia według własnego wzoru. Zorientowanie się w obowiązujących wymogach pozwoli oszczędzić czas swój i pracodawcy.

Wnioskując o wydanie zaświadczenia, sprawdź także, jakiego okresu ma dotyczyć dokument: najczęściej banki wymagają zaświadczenia o dochodach od miesiąca do pół roku wstecz.

Zaświadczenia o dochodach nie należy mylić z oświadczeniem o dochodach. W przypadku ubiegania się o niewielki kredyt lub pożyczkę może wystarczyć tylko to drugie, które wypełnisz sam. W pierwszym wypadku pismo musi jednak wypełnić i podpisać pracodawca.

Starania o miejsce w żłobku lub przedszkolu dla dziecka

Aby dziecko dostało się do publicznego żłobka lub przedszkola, oboje rodziców (lub jedno w przypadku samotnego rodzicielstwa) muszą przedstawić zaświadczenie o zatrudnieniu, a nierzadko także zaświadczenie o dochodach od pracodawcy. Takie podwójne rozwiązanie ma sprawić, aby miejsce w placówce faktycznie trafiło do dziecka, którego rodzice pracują, ponieważ samo zaświadczenie o zatrudnieniu bywa preparowane przez niepracujących rodziców, których potomstwu nie przysługuje miejsce w publicznej placówce. Pełnych informacji na temat wymaganych dokumentów należy szukać na stronach internetowych wybranych placówek.

Kupno towarów na raty

Aby kupić wybrany towar na raty, konieczny jest dowód osobisty, zameldowanie w Polsce oraz zaświadczenie o dochodach od pracodawcy. Choć ostatni dokument nie zawsze jest wymagany, dzięki niemu można znacznie szybciej uzyskać decyzję o przyznaniu spłaty ratalnej.

Przy kupnie samochodu na raty może wystarczyć inny dokument poświadczający zarobki: PIT, wyciąg z konta lub zwykłe oświadczenie o dochodach. W takim przypadku jednak należy się liczyć z możliwym podniesieniem wkładu własnego, dlatego zaświadczenie od pracodawcy jest optymalnym rozwiązaniem. Także podczas zawierania umowy z siecią komórkową możesz, ale nie musisz, otrzymać prośbę o zaświadczenie o dochodach.

W przypadku kupna towarów na raty osoby pracujące na umowie o pracę, umowie zlecenie i o dzieło najczęściej muszą przedstawić zaświadczenie o dochodach z ostatnich trzech miesięcy. Od emerytów i rencistów wymaga się dowodu wypłaty świadczeń z konta bankowego lub decyzji o przyznaniu (lub waloryzacji) renty, nie starszych niż trzy miesiące.

Otrzymanie pomocy społecznej

Często ubieganie się o pomoc społeczną jest jedynym ratunkiem, gdy pensja pracownika nie wystarcza na wszystkie potrzeby. Decyzja o przyznaniu pomocy będzie w dużej mierze uzależniona od zaświadczenia o dochodach pełnoletnich członków rodziny i podziale tej kwoty na wszystkich jej członków. Druków i oświadczeń, które trzeba będzie dostarczyć do MOPS-u jest wiele, ale zaświadczenie o dochodach od pracodawcy będzie najważniejszym z nich i często jest wymagane w najszerszej możliwej wersji, wraz z informacjami o ewentualnych nagrodach czy dodatkach.

Rozprawa sądowa

Zaświadczenie o dochodach od pracodawcy jest niezbędnym dokumentem w postępowaniach sądowych dotyczących rozwodu, podziału majątku i alimentów. W takich wypadkach sąd może żądać zaświadczenia za okres dłuższy niż trzy miesiące (nawet do roku). Na tej podstawie określana jest zdolność zarobkowa małżonków i ustalane są ewentualne alimenty. Nieudzielenie informacji i nieprzedstawienie zaświadczenia może skutkować dotkliwymi karami za zatajenie dochodów.

Są jeszcze inne sytuacje, w których potrzebne będzie zaświadczenie, na przykład gdy chcesz uzyskać rządowe dofinansowanie na kurs. Pracodawca powinien wystawić zaświadczenie na każdą prośbę pracownika, niezależnie, ile ten w ciągu roku ich potrzebuje.

Jak ubiegać się o zaświadczenie o dochodach od pracodawcy?

Aby otrzymać zaświadczenie o dochodach, trzeba zgłosić chęć otrzymania tego dokumentu pracodawcy lub księgowemu. Czas realizacji Twojej prośby może być różny w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. W mniejszych firmach możesz liczyć na dokument niemal natychmiast, w dużych czas oczekiwania może się wydłużyć, tym bardziej, że żadna ustawa nie precyzuje, w jakim czasie zaświadczenie należy wydać.

Warto mieć jednak świadomość, że pomimo braku ustawowego terminu na wystawienie zaświadczenia pracodawca według postanowienia Sądu Najwyższego z 16 września 1999 roku powinien liczyć się z interesem i dobrem pracownika. Sąd wywodzi to uzasadnienie z innych przepisów Kodeksu pracy. Pracownik może dochodzić udzielenia mu informacji mających znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej, w tym wystawienia zaświadczenia o dochodach, przed sądem pracy.

Z reguły nie ma problemów z otrzymaniem zaświadczenia, ale zawsze warto poprosić o nie z wyprzedzeniem, ustnie lub na piśmie w zależności od wymogów lub obowiązującego regulaminu zakładu pracy.

Jak powinno wyglądać zaświadczenie?

Jeśli nie korzystasz ze wzoru wydanego przez instytucję, która wymaga zaświadczenia, to najlepiej będzie dokładnie dopytać o informacje, jakie powinny być zawarte w tym dokumencie. Najważniejsze to:

  • imię i nazwisko,

  • miejsce zamieszkania,

  • numer PESEL,

  • miejsce zatrudnienia,

  • podstawa zatrudnienia (umowa o pracę, zlecenie, dzieło),

  • czas trwania umowy (określony lub nieokreślony),

  • stanowisko zatrudnienia – dokładna nazwa,

  • średnie miesięczne wynagrodzenie brutto w podanym okresie, na przykład za ostatnie trzy miesiące,

  • informacja o obciążeniach pensji, na przykład zajęciu przez komornika taka adnotacja w zaświadczeniu jest obowiązkowa, gdyż za wydanie niepełnej lub nieprawdziwej informacji pracodawca odpowiada karnie,

  • data, miejsce i podpis osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia.

Instytucje takie jak bank czy MOPS mogą żądać także innych, bardziej szczegółowych informacji dotyczących wynagrodzenia pracownika. Należą do nich:

  • wynagrodzenie za nadgodziny,

  • premie uznaniowe oraz regulaminowe,

  • otrzymane nagrody,

  • dodatki stażowe,

  • dodatki za ciężkie warunki pracy,

  • suma wypłat za czas urlopu, zwolnienia chorobowego, usprawiedliwionej nieobecności,

  • ekwiwalent za niewykorzystanie urlopu,

  • dodatki za wyjazdy służbowe,

  • odprawy rentowe,

  • nagrody jubileuszowe.

Jeśli instytucja, dla której pobierasz zaświadczenie, żąda tak dokładnych informacji, koniecznie zgłoś to pracodawcy. Powyższe informacje mogą być wypisane osobno, ale zdarza się też, że są zawarte w ogólnej kwocie brutto, jaką zarabia pracownik, i wtedy kwota w zaświadczeniu może się znacząco różnić od tej otrzymywanej co miesiąc na konto. Pamiętaj, że pracodawca nie musi podawać tak szczegółowych informacji na temat Twoich zarobków, jeśli wyraźnie o to nie poproszono.

Kiedy pracodawca musi wystawić zaświadczenie o dochodach?

W jednym wypadku pracodawca zobowiązany jest przepisami do wydania zaświadczenia o dochodach. Chodzi o ustawę z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, która nakłada na pracodawcę obowiązek wydania organowi rentowemu dokumentów potrzebnych do obliczenia wysokości świadczeń. O takie zaświadczenie może wystąpić pracownik lub były pracownik, a pracodawca musi dane o zarobkach przechowywać przez pięćdziesiąt lat od momentu ustania stosunku pracy.

Do wystawienia takiego zaświadczenia dla ZUS-u służy specjalny formularz o nazwie ERP-7, obejmujący wszystkie lata pracy w danej firmie. Na jego podstawie ustalany jest kapitał początkowy, od którego zależy wysokość renty z tytułu niezdolności do pracy i emerytury. Również w tym przypadku czas na wydanie takiego zaświadczenia nie jest określony, ale może być długi, jeśli potrzebne akta pracownicze trafiły już do archiwum.

Kto może wystawić zaświadczenie?

W wielu przypadkach zaświadczenie o dochodach wystawia główny księgowy, a pracodawca jedynie podpisuje się pod dokumentem. Uprawnieni do wydania zaświadczenia mogą być także członkowie zarządu firmy, dyrektorzy, kierownicy czy zwykli księgowi. Najlepiej dowiedzieć się dokładnie w docelowej instytucji, kto ma wystawić i uwierzytelnić zaświadczenie o zarobkach od pracodawcy, aby dokument został przyjęty. Aby uwierzytelnić zebrane informacje, zaświadczenie musi być opatrzone pieczątką firmową i podpisem osoby uprawnionej.

Zaświadczenie o dochodach od pracodawcy wzór

Poniżej znajdziesz wzór zaświadczenia, który w razie potrzeby można zmodyfikować. U góry po lewej stronie zostaw nieco miejsca na pieczątkę firmową.

Miejscowość i data (po prawej stronie)

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wysokości zarobków

Niniejszym zaświadczam, że Pan/Pani [imię i nazwisko pracownika], urodzony/a [data i miejsce urodzenia], zamieszkały/a [adres zamieszkania] jest zatrudniony/a w [nazwa i adres firmy] na stanowisku [pełna nazwa stanowiska] na czas [wybierz właściwe]:

  • określony [wpisz daty rozpoczęcia i zakończenia umowy].

  • nieokreślony [data rozpoczęcia pracy według umowy].

Zaświadczam, że przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto z ostatnich trzech miesięcy [lub w innym okresie] wynosi [tu powinna się znaleźć średnia z wynagrodzenia] zł i jest / nie jest [wybierz właściwe] obciążone sądowymi lub administracyjnymi tytułami egzekucyjnymi.

Wyżej wymieniony/a znajduje się / nie znajduje się [wybierz właściwe] w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Zakład pracy znajduje się / nie znajduje się [wybierz właściwe] w stanie likwidacji lub upadłości.

Sporządził [dane pracodawcy].

Własnoręczny podpis osoby uprawnionej (po prawej stronie).

Roszerzone informacje o zarobkach powinny w razie potrzeby znaleźć się po przeciętnym wynagrodzeniu brutto.

Samodzielne sporządzenie wzoru nie jest trudne, a może zdecydowanie przyspieszyć procedurę wydania zaświadczenia, jeśli pracodawca nie posiada gotowego wzoru.

Podsumowanie

Zaświadczenie o dochodach od pracodawcy jest potrzebne w wielu sytuacjach życiowych. Nie istnieje jeden ustalony wzór dokumentu, gdyż jego wygląd zależy w dużej mierze od instytucji, która wymaga jego wystawienia. Przy kupnie towarów na raty wystarczy zaświadczenie o prostej formie, natomiast te składane do urzędów będą dużo bardziej skomplikowane. Zawsze postaraj się dowiedzieć, jakie dokładnie informacje ma zawierać dokument oraz kto ma je uwierzytelnić podpisem (ma to szczególne znaczenie w dużych firmach). Jeśli instytucja, która wymaga od Ciebie złożenia zaświadczenia, nie ma gotowego formularza, możesz skorzystać ze wzoru podanego w naszym artykule.

Odkryj więcej artykułów