Samochód służbowy do celów prywatnych

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Zaktualizowano 10 grudnia 2021

Opublikowano 4 listopada 2021

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Czy można używać samochodu służbowego do celów prywatnych? Pojazd tego typu cały czas pozostaje własnością firmy zatrudniającej, dlatego to pracodawca musi wyrazić zgodę na taką sytuację. Korzystając z różnych urządzeń firmowych, warto dowiedzieć się, jakie są prawa i obowiązki użytkownika.

Kiedy pracodawca musi zapewnić podwładnemu samochód służbowy?

Zgodnie z 94. artykułem Kodeksu pracy pracodawca musi zapewnić podwładnym godziwe warunki pracy. Oznacza to, że miejsce pracy powinno być bezpiecznie i prawidłowo wyposażone. Oprócz tego ważną rolę odgrywa zapewnienie wszystkich urządzeń czy sprzętów umożliwiających prawidłowe wypełnianie zawodowych obowiązków. Dotyczy to między innymi samochodów. Niektórzy pracownicy muszą regularnie przemieszczać się po mieście lub całej Polsce. Ze służbowego samochodu korzystają kurierzy, dostawcy, managerowie czy przedstawiciele handlowi. Oczywiście zatrudniony powinien pamiętać, że odpowiada za wypożyczony sprzęt i musi o niego dbać, a także prowadzić regularną ewidencję tankowania paliwa, tak by pracodawca dokładnie wiedział, jakie ponosi koszty. Pracownik ma w ten sposób rozliczać drogę do domu, do pracy czy klientów.

Czy można wykorzystywać pojazd służbowy do celów prywatnych?

Czasami pracownicy wykorzystują auto otrzymane od pracodawcy w celach prywatnych. Robią zakupy, odwożą dzieci do szkoły i załatwiają różne sprawunki osobiste. Czy takie działanie jest zgodne z prawem? Pracownik może korzystać z samochodu służbowego w celach prywatnych, tylko jeśli właściciel firmy się na to zgodzi. W tym celu musi zostać sporządzone specjalne upoważnienie. Dokument powinien zawierać dokładnie opisane zasady określające sposób użytkowania pojazdu. Dotyczy to na przykład czasu użytkowania. Bez podobnego oświadczenia osoba, która użyła auta firmowego po godzinach pracy, może spodziewać się poważnych konsekwencji.

Konsekwencje użycia samochodu służbowego bez pozwolenia pracodawcy

Samowolne użycie samochodu służbowego do celów prywatnych bez wspomnianego upoważnienia traktowane jest jak naruszenie przyjętych zasad, co oznacza, że przełożony ma prawo wyciągnąć konsekwencje wobec niesubordynowanego pracownika. Samochód cały czas pozostaje własnością firmy, dlatego pracodawca dysponuje nim według własnego uznania. W związku z tym warto pamiętać, by dokładnie omówić wszystkie zasady korzystania z auta firmowego, dzięki czemu nie będzie żadnych nieporozumień.

Kto ponosi odpowiedzialność za mienie firmy?

Kodeks pracy dokładnie określa wszystkie relacje między pracownikiem a pracodawcą, także te dotyczące mienia firmowego. Zgodnie z artykułem 124. Kodeksu pracy użytkownik musi pokryć koszty wszystkich możliwych usterek. Nie ma znaczenia, czy auto jest używane do celów prywatnych, czy służbowych. Rekompensuje 100% kwoty, jaką trzeba było przeznaczyć na naprawę mienia służbowego. Dodatkowo warto zaznaczyć, że służbowe wyjazdy są pokrywane z budżetu przedsiębiorstwa. Pracodawca płaci za paliwo przy każdym użyciu pojazdu.

Jeśli pracownik dostał pozwolenie przełożonego i może swobodnie korzystać z samochodu służbowego, musi pokryć wszystkie koszty związanego z jego eksploatacją. Oczywiście w każdej firmie zasady mogą się różnić, dlatego przed wręczeniem konkretnej osobie auta należy dokładnie ustalić reguły korzystania z pojazdu służbowego.

Sposób rozliczania samochodu służbowego

Pracownik, który korzysta z pojazdu służbowego, musi pamiętać o odpowiednim rozliczeniu, a konkretnie opodatkowaniu. Oczywiście sposób, w jaki zatrudniona osoba przedstawia podróże autem firmowym w celach prywatnych, nie może być dobrowolny. Zasady dotyczące opodatkowania w tym wypadku określa 12. artykuł Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku. Zgodnie z przepisami nieodpłatna wartość świadczenia, jakie przysługuje pracownikowi za użytkowanie samochodu służbowego w celach prywatnych, wynosi:

  • 250 zł miesięcznie przy samochodach o pojemności silnika nieprzekraczającej 1600 cm sześciennych,

  • 400 zł miesięcznie w przypadku pojazdów o pojemności silnika przekraczającej 1600 cm sześciennych.

Jeśli pracownik używa samochodu firmowego do własnych potrzeb tylko przez kilka dni w miesiącu, wysokość świadczenia to 1/30 powyżej podanych sum za dzień. W przypadku, gdy świadczenie z tytułu korzystania z auta firmowego jest w jakimś stopniu odpłatne, użytkownik ma przychód stanowiący różnicę pomiędzy przedstawioną wartością ustawową a kwotą, jaką w rzeczywistości zapłacił.

Jak wygląda kwestia podatku VAT?

Samochód służbowy to jeden z elementów stanowiących majątek całej firmy, nawet gdy korzysta z niego pracownik po godzinach wypełniania obowiązków zawodowych. W związku z tym pracodawca musi zapłacić podatek od towarów czy usług, czyli VAT. Zgodnie z artykułem 8. Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku, jeżeli w momencie zakupu podatnik (zatrudniający) odliczył pełną kwotę podatku VAT, to nie musi ponownie płacić kolejnych sum z tego tytułu.

Kto płaci za paliwo do auta firmowego?

Pracownicy, którzy otrzymują pojazd służbowy, często zastanawiają się, kto zapłaci za benzynę. Jeżeli pracownik wykorzystuje auto do celów zawodowych, to wszystkie koszty ponosi zatrudniający. Oznacza to, że za każdy wyjazd do klienta, rozwiezienie paczek w przypadku kuriera czy konieczność zrobienia zakupów firmowych przy użyciu pojazdu pozostającego własnością przedsiębiorstwa płaci zatrudniający. Wlicza się w to także dojazd do pracy oraz powroty do domu z wyjazdów służbowych.

Inaczej jest w momencie, gdy podwładny wykorzystał auto służbowe w celach prywatnych. W takiej sytuacji każde tankowanie to wydatek leżący po stronie użytkownika, czyli zatrudnionego.

Czy pracodawca może zwolnić za nieprawidłowe używanie mienia firmy?

Każda zatrudniona osoba musi przestrzegać regulaminu firmy. Podpisując umowę, pracownik deklaruje, że zapoznał się z zasadami i zobowiązuje się do ich respektowania. W momencie otrzymania sprzętu służbowego również należy zapoznać się z wszystkimi przepisami, jakie określają sposób użytkowania. Jeśli w skład przekazanego mienia wchodzi auto, trzeba ustalić z pracodawcą zasady korzystania z niego. Jak już zostało wspomniane, to pracodawca określa, czy podwładny może korzystać z auta także po zakończeniu dniówki. Jeśli przełożony nie wyraził zgody, to taka sytuacja nie może mieć miejsca. Użycie samochodu do celów prywatnych wbrew woli właściciela przedsiębiorstwa może prowadzić nawet do zwolnienia dyscyplinarnego.

W takiej sytuacji pracodawca ma prawo rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym bez okresu wypowiedzenia, ponieważ pracownik naruszył wcześniej ustalony regulamin. Dlatego, jeśli korzystasz z samochodu służbowego, pamiętaj, że nie jest to sprzęt, który możesz traktować jak swoją własność. Zgodnie z Kodeksem pracy zatrudniona osoba ma pewne obowiązki, a jednym z nich jest przestrzeganie zasad ustalonych przez pracodawcę. Warto zatem pamiętać, by wspólnie z przełożonym omówić regulamin korzystania z auta służbowego.

Kto powinien dbać o auto firmowe?

Osoby wykorzystujące samochód służbowy po godzinach pracy muszą zadbać o pojazd. Auto ma w końcu służyć przez wiele lat zatrudnionym, nie tylko aktualnemu użytkownikowi. Dlatego w trakcie stosowania istotne jest, by przestrzegać wszystkich zasad ruchu drogowego. W ten sposób można zapewnić bezpieczeństwo nie tylko sobie, lecz także innym ludziom poruszającym się po drogach. Jeśli nie troszczysz się o auto należące do przedsiębiorstwa, przełożony również może wyciągnąć odpowiednie konsekwencje.

Odkryj więcej artykułów