Nadgodziny wg Kodeksu pracy: czym są nadgodziny i jak je rozliczyć

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

30 czerwca 2021

Nadgodziny to temat, z którym ma do czynienia większość osób zatrudnionych na zasadzie umowy o pracę. Wiedza na temat tego, czym są godziny nadliczbowe oraz jak je rozliczać, jest niezwykle ważna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Przestrzeganie powszechnie przyjętych norm zlecania pracy po godzinach to nie tylko obowiązek, ale również dobra praktyka, która może mieć znaczący wpływ na stworzenie pozytywnej atmosfery w miejscu pracy. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nadgodziny, komu pracodawca może zlecić pracę w godzinach nadliczbowych, a także jaka rekompensata przysługuje za to pracownikom.

Czym są nadgodziny

Nadgodziny to praca nadliczbowa, czyli taka, która jest wykonywana ponad normy czasowe obowiązujące pracownika, włącznie z przedłużonym dobowym wymiarem pracy wynikającym z obowiązującego systemu oraz rozkładu pracy pracownika. Mówiąc prościej, o nadgodzinach możemy mówić w sytuacji, gdy pracownik z jakiejś przyczyny pracuje dłużej niż przewiduje to jego harmonogram. Kodeks pracy wymienia dwie sytuacje, w których pracodawca może zlecić Ci pracę w godzinach nadliczbowych. Po pierwsze, może wydarzyć się tak w sytuacji, gdy zachodzi konieczność przeprowadzenia akcji ratowniczej, która ma na celu ochronę życia lub zdrowia ludzkiego, ochronę mienia lub środowiska albo usunięcie awarii.

Druga przesłanka to po prostu szczególne potrzeby pracodawcy, np. choroba któregoś z pracowników lub pilna konieczność zrealizowania pracy w terminie. Należy wiedzieć, że osoby zatrudnione na stanowiskach niebezpiecznych, gdzie występują przekroczenia dopuszczalnych stężeń czynników szkodliwych dla zdrowia, mogą być zatrudnione w godzinach nadliczbowych tylko w przypadku pierwszej przesłanki. Pamiętaj również, że pracodawca nie powinien z góry planować Twojej pracy w godzinach nadliczbowych oraz że do nadgodzin nie wlicza się czas odpracowywania zwolnienia z pracy, które zostało przyznane na pisemny wniosek pracownika w celu załatwienia spraw osobistych.

Planowanie i zlecanie nadgodzin w praktyce

Istnieje kilka powszechnie przyjętych norm dotyczących nadgodzin, o których musisz wiedzieć, jeśli z jakiegoś powodu planujesz lub musisz wydłużyć swój czas pracy o dodatkowe godziny. Pamiętaj, że Twój tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekraczać 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. W większości przypadków liczba godzin nadliczbowych jednego pracownika w roku nie może przekraczać 150 godzin. Muszą to być godziny wynikające z nagłej sytuacji, a więc pracodawca nie powinien brać ich pod uwagę przy rozpisywaniu harmonogramu, który obowiązuje Cię na co dzień.

W sytuacji, gdy pracę w godzinach nadliczbowych zleci Ci pracodawca, nie możesz mu odmówić. Odmowa zrealizowania nadgodzin jest uzasadniona tylko w przypadku, gdy polecenie pracodawcy jest sprzeczne z przepisami lub obowiązującą Cię umową o pracę. Pamiętaj, że na Twój pisemny wniosek, w zamian za zrealizowanie pracy w godzinach nadliczbowych, pracodawca może udzielić Ci wolnego od pracy w tym samym wymiarze czasu. Przykładowo, jeśli masz na swoim koncie cztery nadprogramowe godziny pracy, na swoją prośbę możesz otrzymać tyle samo czasu wolnego w innym dniu. W takim przypadku nie przysługuje Ci jednak dodatek za nadgodziny.

Kto nie może pracować nadliczbowo

Według obowiązującego Kodeksu pracy nie każdy pracownik może zostać zatrudniony w godzinach nadliczbowych. Jest to spowodowane tym, że praca w nadgodzinach często wymaga większego wysiłku psychicznego i fizycznego lub pracy w godzinach nocnych. Podczas przydzielania nadgodzin pracodawca nie powinien brać pod uwagę pracowników młodocianych, czyli osób między 16 a 17 rokiem życia, a także kobiet w ciąży, które nie powinny realizować nadgodzin nawet wtedy, gdy wyrażą na to zgodę.

Oprócz wymienionych wyżej pracowników Kodeks pracy wyróżnia również dwie inne grupy, których dotyczy względny zakaz zatrudnienia w godzinach nadliczbowych. Pierwszą grupą są pracownicy sprawujący opiekę nad dzieckiem do czwartego roku życia – pracodawca może zlecić im pracę w nadgodzinach tylko wtedy, gdy wyrażą na to zgodę. Kolejną grupą są osoby z niepełnosprawnościami, które powinny postarać się o pisemną zgodę lekarza prowadzącego i przedstawić ją pracodawcy, jeśli chcą być brane pod uwagę podczas przydzielania godzin nadliczbowych.

Dowiedz się więcej: Poradnik dla rodziców pracujących z domu z dziećmi

Wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach

Wielu pracowników do pracy w godzinach nadliczbowych zachęcają specjalne stawki, na podstawie których są one rozliczane. Wynagrodzenie za nadgodziny jest traktowane jako jednorazowy dodatek do normalnej pensji, czyli do kwoty ustalonej w umowie o pracę i innych dodatków o charakterze stałym i regularnym. Przykładowo, jeśli Twoja pensja zawsze uwzględnia wynagrodzenie podstawowe oraz dodatek funkcyjny, to do kwoty, jaką otrzymujesz co miesiąc, zostanie doliczony jeszcze dodatek za nadgodziny. Za pracę nadliczbową przysługują następujące dodatki:

  • 100% wynagrodzenia: praca nadliczbowa w nocy, w niedziele, a także święta, które nie są dla pracownika dniami pracy, a także w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z normalnym harmonogramem pracownika

  • 50% wynagrodzenia: nadgodziny przypadające w innym dniu

Jeśli Twój pracodawca nie określił stałej miesięcznej stawki za pracę, podstawę wynagrodzenia potrzebną do rozliczenia nadgodzin ustala się na podstawie 60% pensji w danym okresie rozliczeniowym. Kodeks pracy zakłada również, że jeśli na co dzień pracujesz w miejscu innym niż siedziba firmy, to Twoje wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny mogą być zastąpione ryczałtem. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy nadliczbowej. Co ciekawe, jeśli zajmujesz stanowisko kierownicze lub pracujesz w charakterze zarządcy zakładu pracy, dodatek przysługuje Ci tylko w sytuacji, gdy nadgodziny były przez Ciebie realizowane w niedzielę lub w święto oraz gdy za godziny nadliczbowe nie otrzymasz czasu wolnego.

Forma zatrudnienia a nadgodziny

Należy wiedzieć, że nadgodziny liczone są dopiero po przekroczeniu ogólnie przyjętej dobowej normy czasu pracy, czyli powyżej ośmiu godzin jednego dnia. W przypadku osób zatrudnionych na pełny etat o godzinach nadliczbowych możemy mówić w momencie przekroczenia pełnego dnia pracy. Jeśli natomiast pracujesz w 12-godzinnym systemie zmianowym, nadgodziny to każda kolejna godzina przepracowana po zakończeniu zmiany. Przykładowo, jeśli pracujesz od 8.00 do 20.00, a pracodawca zleci Ci pozostanie w pracy do godziny 22.00 i pomoc przy terminowej realizacji ważnego zlecenia, to czas od 20.00 do 22.00 liczony będzie według stawek za godziny nadliczbowe.

Sprawa kształtuje się nieco inaczej w sytuacji osób, które pracują w niepełnym wymiarze godzinowym. W ich przypadku nadgodziny naliczają się dopiero po przepracowaniu dobowej normy, czyli ośmiu godzin. Jeśli Twój dzień pracy trwa siedem godzin, np. zaczyna się o 6.00 i kończy o 13.00, a pracodawca zleci Ci pracę do 16.00, przysługują Ci tylko dwie nadliczbowe godziny (od 14.00 do 16.00). Dzieje się tak, ponieważ praca przekraczająca wartość etatu określonego w umowie o pracę, która mieści się w granicach powszechnie przyjętych norm dobowych, nie jest pracą w nadgodzinach.

Rozliczanie nadgodzin czasem wolnym

Kolejnym popularnym sposobem rozliczania nadgodzin jest udzielanie pracownikowi czasu wolnego od pracy. Taka rekompensata może nastąpić zarówno na wniosek pracownika, jak i bez jego wniosku. W przypadku, gdy praca w godzinach nadliczbowych zostanie rozliczona w ten sposób, pracownikowi przysługuje wyłącznie wynagrodzenie podstawowe za tę pracę, z wyłączeniem dodatków za nadgodziny. Praca w nadgodzinach rozliczona czasem wolnym nie zmienia jednak swojego charakteru, czyli zostaje uwzględniona w rocznym limicie godzin nadliczbowych. Oto jak wygląda rozliczanie nadgodzin czasem wolnym w praktyce:

Na wniosek pracownika

Jeśli chcesz rozliczyć się z pracodawcą za nadgodziny czasem wolnym, musisz złożyć pisemny wniosek przed terminem wypłaty wynagrodzenia za przepracowane godziny nadliczbowe. Miej na uwadze, że wniosek pracownika nie jest wiążący. Pamiętaj też, że czas wolny za wcześniej przepracowane nadgodziny nie musi być udzielony w tym samym okresie rozliczeniowym, ma to jednak wpływ na sposób wypłaty wynagrodzenia. Oznacza to, że jeśli realizujesz godziny nadliczbowe np. w styczniu, a wnioskujesz o udzielenie czasu wolnego w kolejnym miesiącu, to pracodawca w styczniu wypłaci Ci wyższe wynagrodzenie (z uwzględnieniem stawek za nadgodziny), a w lutym niższe, obniżone o kwotę za udzielony czas wolny.

Bez wniosku pracownika

W przypadku, gdy nie zdecydujesz się na złożenie wniosku o rekompensatę godzin nadliczbowych w ten sposób, pracodawca wciąż może przydzielić Ci za nie czas wolny. Zazwyczaj dzieje się to do końca okresu rozliczeniowego, w którym zostały zrealizowane nadgodziny. Co ważne, czas wolny przydzielony bez wniosku pracownika, czyli po prostu z inicjatywy pracodawcy, musi być o połowę wyższy niż liczba nadgodzin. Przykładowo, jeśli w danym miesiącu przepracujesz nadliczbowo 4 godziny, to pracodawca będzie zobowiązany udzielić Ci 6 godzin wolnego, a po przepracowaniu 8 godzin ponad obowiązujący Cię harmonogram czas wolny, który powinien przyznać Ci pracodawca, wynosi już 12 godzin.

Praca w dniu wolnym a nadgodziny

Jeśli z jakiejś przyczyny pracodawca zlecił Ci pracę w dniu, który normalnie jest Twoim dniem wolnym, w zamian przysługuje Ci inny dzień wolny – zazwyczaj musi on zostać przyznany do końca obowiązującego okresu rozliczeniowego. To, kiedy dokładnie wypadnie ten dzień, możesz ustalić bezpośrednio z pracodawcą. Co ciekawe, zasada ta nie uwzględnia godzinowego wymiaru pracy. Oznacza to, że jeśli w dniu wolnym od pracy, np. w sobotę, z jakiejś przyczyny przepracujesz dwie lub trzy godziny, to wciąż przysługuje Ci w zamian cały dzień wolny.