Rozwój kariery

Wszystko, co trzeba wiedzieć o pracy z domu

5/8/2020

Aplikuj łatwo z Indeed CV

Rozprzestrzenianie się wirusa COVID-19 spowodowało, że wiele firm poprosiło swoich pracowników, by pracowali z domu. W miarę zwiększania się liczby zakażeń w ich ślady prawdopodobnie pójdą kolejne. Chociaż ta zmiana wydaje się prosta, praca z domu może okazać się nie lada wyzwaniem, zwłaszcza w kontekście produktywności, komunikacji i motywacji.

W tym artykule omówimy sprawdzone metody pracy z domu. Podpowiemy też, jak utrzymać motywację i produktywność oraz zachować zdrowie.

Aplikuj łatwo z Indeed CV

Utrzymanie produktywności przy pracy zdalnej

Chociaż praca z domu ma swoje zalety, skupienie się na niej może okazać się niełatwe. Sprawy do załatwienia, zadania domowe, rodzina, współmieszkańcy, telewizja, media społecznościowe i zwierzęta domowe łatwo odciągają uwagę. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci wyeliminować rozpraszacze i zwiększyć produktywność podczas pracy z domu:

1. Ubierz się jak człowiek sukcesu

Chociaż przejście wprost z łóżka do laptopa może wydawać się kuszące, piżama może bardzo utrudniać przestawienie się na tryb pracy. Postaraj się zachować zwykłą poranną rutynę, aby wyznaczyć granice między pracą a codziennym życiem w domu.

Dojazd do pracy możesz przy tym zamienić na inną aktywność pobudzającą produktywność — spacer, gimnastykę czy medytację. Następnie ubierz się, zjedz zdrowe śniadanie i przygotuj się na nowy dzień. Ubranie odpowiednie do czekających Cię zadań zwiększy Twoją motywację, a poza tym może okazać się przydatne na wypadek nieoczekiwanych wideorozmów.

2. Ustal plan dnia i się go trzymaj

Oddzielenie pracy od życia prywatnego w domu jest bardzo ważne. Aby uniknąć nieporozumień, powiedz swojemu przełożonemu, w jakich godzinach pracujesz i zaznacz w kalendarzu swoją dostępność.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zarządzać planem dnia i zwiększyć produktywność:

  • Rozpoczynaj każdy dzień od przejrzenia zadań, które musisz wykonać, by zbliżyć się do realizacji założonych celów danego dnia i tygodnia.
  • Nadaj zadaniom priorytety, biorąc pod uwagę ich czasochłonność, stopień złożoności i znaczenie.
  • Przekazuj z ustaloną częstotliwością informacje o postępach swojemu przełożonemu i pozostałym członkom zespołu.
  • Regularnie rób sobie przerwy, aby się rozciągnąć, wyjść i odświeżyć umysł.

Brak przerw dla ciała i mózgu niekorzystnie wpływa na zdrowie i produktywność. Mózg działa jak mięsień — potrzebuje odpoczynku. Przerwy mogą mieć dowolną formę, może to być na przykład:

  • medytacja,
  • przeczytanie rozdziału książki,
  • posłuchanie podcastu,
  • krótkie ćwiczenia jogi,
  • spacer.

3. Zorganizuj sobie miejsce pracy

Jeśli to możliwe, wygospodaruj w domu osobną przestrzeń do pracy. Praca w wyznaczonym miejscu pomoże Ci oddzielić aktywności zawodowe od domowych i zwiększyć produktywność. Powiedz znajomym i współmieszkańcom, że chociaż jesteś w domu, w wyznaczonych godzinach pracy tak naprawdę Cię nie ma.

Niesamowitym narzędziem, które możesz wykorzystać do pracy zdalnej, jest technologia wideo. Pozwala ona komunikować się nawet z osobami, które są bardzo daleko. Aby zoptymalizować spotkania wideo, warto:

  • przetestować mikrofon, głośniki i kamerę komputera przed ważnymi spotkaniami, by mieć pewność, że działają prawidłowo;
  • mieć świadomość swojego otoczenia podczas spotkań i w razie potrzeby zmienić je na bardziej profesjonalne;
  • jeśli to możliwe, używać kamery — poprawia to zrozumienie i komunikację.

4. Uważaj na wypalenie

Połączenie miejsca pracy z przestrzenią domową może prowadzić do zatarcia granic i zrezygnowania z przerw. Ustal z przełożonym i zespołem spodziewane rezultaty swojej pracy, aby mniej koncentrować się na tym, ile pracujesz, a bardziej na tym, co osiągasz.

Jeśli masz poczucie przepracowania, opracuj rytuały na rozpoczęcie i zakończenie pracy oraz wyznacz sobie stałe momenty ruchu (przykładowo wyprowadzenie psa na spacer czy rozciąganie) i przerwy z gamifikacją. Możesz wykorzystać metodę Pomodoro, która polega na koncentracji na pracy przez 25 minut, po których następuje obowiązkowa 5-minutowa przerwa. Oto kilka dodatkowych wskazówek, jak wyznaczyć granice między czasem zawodowym a prywatnym:

  • Wyłączaj komputer na koniec dnia.
  • Po wylogowaniu się unikaj sprawdzania poczty e-mail i czatu online.
  • Zaplanuj aktywność, która rozpoczyna się mniej więcej wtedy, gdy kończysz pracę. Mogą to być zajęcia fitness czy trening, sprawa do załatwienia lub wirtualne spotkanie ze znajomym.

Aplikuj łatwo z Indeed CV

Zdalna komunikacja ze współpracownikami

Podczas pracy w domu możliwości osobistego komunikowania się są ograniczone, więc nie możesz tak jak zwykle budować relacji z innymi przez niezobowiązujące rozmowy, mowę ciała czy mimikę twarzy. Aby utrzymać dobre kontakty ze współpracownikami, pracując zdalnie, warto pamiętać o tych kilku kwestiach:

1. Zaplanuj codzienne lub tygodniowe spotkania-odprawy

Podczas takich codziennych spotkań, w których uczestniczą najważniejsze osoby z zespołu, omawiane są postępy w pracy oraz czynniki blokujące. Zazwyczaj na takie spotkanie każdy członek zespołu przygotowuje odpowiedzi na następujące pytania:

  • Na czym skupiała się moja praca wczoraj?
  • Nad czym pracuję dziś?
  • Co mnie blokuje?

Takie codzienne wzmocnienie przez podzielenie się indywidualnymi sukcesami i planami pozwala wszystkim cieszyć się ogólnym wkładem zespołu w powodzenie firmy.

2. Przekształć czat internetowy w pokój socjalny w biurze

Wiele firm i zespołów korzysta z czatów internetowych do utrzymywania kontaktów zarówno zawodowych, jak i prywatnych. Możesz na przykład utworzyć nieformalne kanały do rozmów na tematy niezwiązane z pracą, takie jak gotowanie, ćwiczenia czy zwierzęta domowe. Z czatu należy także jak najczęściej korzystać do przekazywania informacji o kluczowych celach i postępach w ich osiąganiu.

3. Zwalczaj błędy w przepływie informacji

Komunikowanie się na odległość może prowadzić do błędów przekazu i nieporozumień. Dzieje się tak po części dlatego, że forma pisemna nie pozwala na korzystanie ze wszystkich środków, jakie są dostępne w przypadku kontaktu twarzą w twarz, takich jak język ciała i mimika twarzy.

Jeśli zauważysz, że wiadomości są przesyłane tam i z powrotem lub zaczyna się w nich pojawiać negatywny ton, to znak, że warto skorzystać z telefonu lub wideorozmowy. Gdy poczujesz irytację lub czyjaś wiadomość Cię urazi, pamiętaj, że wszyscy mamy tendencję do odbierania neutralnych wiadomości pisemnych jako negatywnych. W razie wątpliwości porozmawiaj o tym. Zadawaj pytania, by poznać prawdziwe intencje współpracowników.

4. Utrzymuj ducha zespołu

Podczas pracy z domu tworzenie przestrzeni do kontaktowania się ze współpracownikami w sprawach innych niż wspólne projekty i przekazywanie informacji o postępach jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Praca zdalna może prowadzić do pojawienia się poczucia osamotnienia, które może niektórych zaskoczyć. Oto kilka sposobów na utrzymywanie kontaktu podczas pracy z domu:

  • Spotykaj się ze współpracownikami na czacie internetowym, jak w pomieszczeniu socjalnym w biurze.
  • Skonfiguruj opcjonalny czat wideo w porze lunchu, by porozmawiać na niezobowiązujące tematy, takie jak książka, którą postanowiliście razem przeczytać, czy ulubione potrawy domowe.
  • Wirtualne budowanie zespołu może pomóc zastąpić cenne formy kontaktu osobistego, których brakuje w biurze zdalnym.

Aplikuj łatwo z Indeed CV

Zarządzanie zespołem zdalnym

Zdalne zarządzanie zespołem może nieść ze sobą niespotykane dotąd wyzwania, zwłaszcza jeśli ta sytuacja jest nowa dla Ciebie i Twoich współpracowników. W utrzymaniu dobrego nastawienia i produktywności pomogą planowanie, komunikacja i jasne określanie oczekiwań.

Oto kilka wskazówek, z których warto skorzystać w przypadku zarządzania zespołem pracującym zdalnie:

1. Jasno określaj swoje oczekiwania

Poświęć chwilę na planowanie — co masz osiągnąć i w jakim terminie oraz jakie zmiany trzeba wprowadzić w pierwotnym planie kwartalnym i celach? Zapisz to sobie, aby sprawnie omówić te zagadnienia z zespołem. Utworzenie dokumentu, do którego zawsze będzie można się odwołać, pomoże uniknąć nieporozumień. Warto też udostępnić ten dokument osobom zainteresowanym i innym zespołom, z którymi współpracujesz.

Zaplanuj spotkanie zespołu, podczas którego omówicie ewentualne nowe oczekiwania oraz — w razie potrzeby — co zmieniło się wraz z wprowadzeniem pracy zdalnej. Uwzględnij w nim:

  • główne zakresy odpowiedzialności;
  • jak często oczekujesz informacji o postępach i w jakiej formie (pisemnej, na czacie wideo, na nagraniu, podczas spotkań-odpraw);
  • standardy komunikacji (jakiej technologii chcesz używać do przekazywania poszczególnych rodzajów wiadomości, oczekiwane czasy odpowiedzi, czas ciszy itp.).

2. Dbaj o spotkania indywidualne

Indywidualne spotkania z członkami zespołu to doskonały moment, by upewnić się, że wszyscy dążycie do tych samych celów, a zadania, które wykonujecie, przybliżają Was do nich. A co najważniejsze — by sprawdzić samopoczucie i zaangażowanie innych.

Regularne kontakty zapobiegają narastaniu wielkich problemów, pozwalają na natychmiastowe i regularne przekazywanie informacji zwrotnych i opinii oraz promują otwartą komunikację. Poświęcenie czasu każdemu członkowi zespołu z osobna jest szczególnie istotne w przypadku zdalnego zarządzania jego pracą. Postaraj się każdego tygodnia wygospodarować od pół godziny do godziny na indywidualne spotkanie z każdym swoim bezpośrednim podwładnym.

Maksymalne wykorzystanie spotkań indywidualnych

Najlepszy sposób na zaplanowanie pomyślnego spotkania zależy od wielu czynników. Zaliczają się do nich między innymi potrzeby emocjonalne osób, którymi zarządzasz. Twoja relacja z nimi czy poziom doświadczenia danej osoby. Najważniejszym elementem dobrego spotkania jest utworzenie przestrzeni, w której ludzie będą mogli swobodnie omówić problemy i obawy, które zaprzątają ich głowy. Pamiętaj, że te spotkania są przeznaczone głównie dla pracowników i ich czynny udział w nich jest najważniejszy.

Wskazówka: opracuj i udostępnij wstępny plan spotkania. Pomoże Ci on przedstawić jego kontekst z wyprzedzeniem i pozwoli obu stronom czynnie w nim uczestniczyć. Zarezerwuj w nim czas na tematy, które musisz koniecznie poruszyć.

Nieustanne doniesienia medialne o rozprzestrzenianiu wirusa COVID-19 w połączeniu z tą nową dla niektórych formą pracy zdalnej mogą powodować poczucie przytłoczenia i niepokoju wśród członków zespołu. Jednym z zadań menedżera jest zapewnienie zespołowi wsparcia i informacji na każdym kroku.

Rozpocznij spotkanie indywidualne od zadania pytania otwartego. Dzięki temu dowiesz się, co aktualnie zaprząta myśli danej osoby. Możesz na przykład zapytać:

  • Jak się czujesz?
  • O czym myślisz?
  • Czy masz poczucie, że masz jasno określone priorytety?
  • Czy czujesz, że jesteś na bieżąco?
  • Czy czujesz odizolowanie od reszty zespołu?
  • Co Cię najbardziej cieszy?
  • Co Cię najbardziej martwi?
  • Jak mogę Ci pomóc?

Po wysłuchaniu odpowiedzi postaraj się znaleźć rozwiązania. Odkryj, co cieszy daną osobę oraz jak możesz ją wspierać na drodze do sukcesu, by osiągała jak najlepsze wyniki.

3. Często przekazuj informacje zwrotne

Jeśli pracownicy są przyzwyczajeni do pracy w biurze, gdzie codziennie otrzymują opinie o swojej pracy, brak takich informacji podczas pracy z domu może powodować niepewność i dezorientację. Łatwo jest myśleć o swojej pracy źle, jeśli nie słyszysz żadnych słów uznania. Dzięki regularnym informacjom zwrotnym pracownicy wiedzą, jak sobie radzą i czują, że grają w jednej drużynie. Takie regularne opinie zmniejszają poza tym ryzyko zaskoczenia czy sporów podczas bardziej formalnych ocen pracowniczych.

4. Niezwłocznie przekazuj wszystkim istotne informacje w sposób zorganizowany

Dbaj o to, by wszyscy członkowie Twojego zespołu byli dobrze poinformowani, przekazując im informacje otwarcie i bez zwłoki. Twoim zadaniem jako ich lidera jest przekazywanie istotnych informacji — poświęć więc czas na przemyślenie, co to ma być i dlaczego, oraz czego od nich oczekujesz.

Wybierz właściwy kanał lub ich połączenie w zależności od przekazu i jego implikacji. Niektóre wiadomości będą wymagały wysłania wiadomości e-mail i zorganizowania spotkania zespołu. Podczas pracy zdalnej, a zwłaszcza na jej początku, lepiej komunikować się częściej niż rzadziej. Czasami (w zależności od Twojego stylu komunikowania się) możesz zastąpić długą wiadomość e-mail nagraniem wideo.

Aplikuj łatwo z Indeed CV