Urlop na żądanie – wzór SMS-a

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 30 września 2022

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Czy wiesz, że za pomocą wiadomości tekstowej możesz starać się o urlop na żądanie? Wzór SMS-a, pokazujący, jak powinien wyglądać poprawnie sformułowany wniosek, znajdziesz w poniższym artykule. Przygotowaliśmy także najważniejsze informacje dotyczące tego, kiedy należy wysłać wiadomość, ile dni wolnego możesz wykorzystać oraz jaką formę może przybrać ewentualna odpowiedź pracodawcy.

Podstawa prawna urlopu na żądanie

Kodeks pracy gwarantuje każdemu pracownikowi w ciągu roku 4 dni wolne, które może wykorzystać na niespodziewane zdarzenia losowe lub nieprzewidziane sytuacje rodzinne. Przyznawane są one z puli należnego urlopu wypoczynkowego i stanowią tak zwany urlop na żądanie.

Wniosek o urlop na żądanie – wzór SMS-a do wykorzystania

Wspomniany akt prawny nie precyzuje, w jaki sposób (telefonicznie, mailowo czy osobiście) należy złożyć wniosek. Zaznaczono jedynie, że pracownik ma obowiązek skutecznie poinformować przełożonego o nieobecności w pracy. Oznacza to, że dopuszczalna jest również forma mniej oficjalna, taka jak wiadomość tekstowa. Oto kilka kwestii, na które należy zwrócić uwagę, pisząc SMS z wnioskiem urlopowym.

  • Wyślij go do osoby, która decyduje o urlopach – w mniejszych firmach może to być właściciel przedsiębiorstwa, w większych natomiast bezpośredni przełożony lub osoba zajmująca się kadrami.

  • Sformułuj go w bezpośredni i uprzejmy sposób – pracownik ma prawo wnioskować o urlop, jednak przełożony nie zawsze ma obowiązek go udzielić (istnieją wyjątki).

  • Nie zapominaj o zwrotach grzecznościowych – najlepiej zacząć od przywitania, a całość podsumować oficjalnym pozdrowieniem i podpisem.

  • Pisz zwięźle – nie należy szczegółowo wyjaśniać powodów nieobecności, a jedynie o niej poinformować, podając ogólną przyczynę.

  • Poproś o informację zwrotną potwierdzającą przyznanie urlopu – brak odpowiedzi jest traktowany jako odmowa.

Gotowy wzór SMS-a

Poniżej znajduje się wzór SMS-a, który możesz wysłać do przełożonego po uprzednim spersonalizowaniu go.

Dzień dobry, zwracam się z uprzejmą prośbą o udzielenie mi urlopu na żądanie w dniu dzisiejszym/w ciągu najbliższych dwóch dni. Z powodu pilnej sprawy rodzinnej/nieprzewidzianej awarii samochodu/braku opieki dla dziecka nie mogę stawić się w pracy. Mam nadzieję, że moja nieobecność nie będzie kłopotliwa. Bardzo proszę o wiadomość potwierdzającą przyznanie urlopu. Z poważaniem, Jan Kowalski.

O czym pamiętać, wysyłając wniosek za pośrednictwem SMS-a?

Decydując się na złożenie wniosku urlopowego za pośrednictwem wiadomości SMS, należy pamiętać o dopilnowaniu kilku kwestii.

1. Termin wysłania wiadomości

Zgodnie z przepisami prawa pracownik ma obowiązek złożyć wniosek urlopowy najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, jeszcze przed przewidywanym początkiem pracy. W praktyce najbezpieczniej jest wysłać SMS poprzedniego dnia po południu lub wieczorem – wtedy pracodawca ma szansę na znalezienie zastępstwa lub przeorganizowanie pracy bez szkody dla firmy. Niestety sytuacje losowe trudno przewidzieć, dlatego jeżeli się zdarzą, pierwsze co należy zrobić, to wysłać wiadomość do przełożonego z informacją o nieobecności i prośbą o urlop na żądanie.

2. Długość urlopu

Zgodnie z Kodeksem pracy każdemu pracownikowi przysługują 4 dni w ciągu roku, które stanowią urlop na żądanie. Nie są one naliczane dodatkowo, lecz zawierają się w puli 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego przysługującego proporcjonalnie do stażu pracy. Niezależnie od liczby pracodawców, u których dana osoba jest zatrudniona, w roku kalendarzowym zawsze ma do dyspozycji wspomniane 4 dni. Może je wykorzystać jednorazowo lub w dowolnych częściach. Pracownik decyduje o tym samodzielnie, pozostając w porozumieniu z przełożonym.

Prawo nie wyklucza sytuacji wnioskowania o urlop na żądanie dzień po dniu. Oznacza to, że SMS z prośbą o wolne może zostać wysłany kilka dni z rzędu i dotyczyć jednego lub czterech dni jednocześnie. Istnieje również ewentualność, że będziesz mieć świadomość potrzeby wykorzystania urlopu w dniach następnych. Wtedy możesz wysłać wiadomość kilka dni wcześniej, o ile nie będzie możliwości osobistego powiadomienia przełożonego.

3. Uzasadnienie

Pracownik nie ma obowiązku informowania pracodawcy o powodach wzięcia urlopu na żądanie. Choć co do zasady jest on wykorzystywany w sytuacjach nagłych i nieprzewidzianych, nie jest to regułą. Możesz złożyć prośbę nawet z mało istotnego powodu, a pracodawca nie ma prawa dopytywać o szczegóły. Z perspektywy kultury organizacji ważne jest jednak budowanie poprawnych relacji z przełożonym. Niestawienie się do pracy bez wyraźnej przyczyny może powodować dezorganizację pracy w firmie, a co za tym idzie nadwerężyć zaufanie w oczach szefa.

4. Odpowiedź

Co do zasady pracodawca jest zobowiązany udzielić podwładnemu urlopu – zatrudniony sam decyduje, w jakich terminach i częściach go wykorzysta. Prawo przewiduje jednak kilka sytuacji, kiedy przełożony może odrzucić wniosek z urlopem na żądanie. Może się tak zdarzyć, gdy wnioskującemu już nie przysługuje urlop (wykorzystał całą pulę bądź ma za krótki staż pracy), przebywa na zwolnieniu lekarskim lub z powodu jego nieobecności w pracy działalność firmy zostanie poważnie zaburzona (zdarza się to między innymi w okresie urlopowym, przy brakach kadrowych albo gdy pracownik pełni kluczową rolę na przykład w trwających negocjacjach z kontrahentem).

Brak odpowiedzi

Co w sytuacji, w której pracodawca w żaden sposób nie ustosunkuje się do otrzymanej wiadomości – nie odpowie na nią pozytywnie lub negatywnie? W takim przypadku pracownik powinien traktować milczenie jako odpowiedź negatywną. Nie może rozpocząć urlopu, dopóki nie otrzyma na to zgody. Bez tego nieprzyjście do pracy może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Czy warto zadzwonić?

Nie w każdym przypadku wnioskowanie za pośrednictwem wiadomości SMS jest dobrze postrzegane. Niektóre firmy w swoich wewnętrznych przepisach ograniczają sposoby składania wniosku urlopowego przez pracowników. Z uwagi na to, że urlop na żądanie zazwyczaj okazuje się potrzebny nagle, tradycyjny wniosek może zostać zastąpiony przez rozmowę telefoniczną. Ma to dobre strony – wiadomość o nieobecności trafia natychmiast do przełożonego i ma on możliwość od razu się do niej ustosunkować. Ponadto prośba o urlop za pośrednictwem rozmowy telefonicznej jest postrzegana jako bardziej profesjonalna i świadcząca o zaangażowaniu w działalność firmy.

Kodeks pracy nie narzuca sposobu, w jaki pracownik ma wnioskować o urlop na żądanie. Wzory SMS-a czy wiadomości mailowej mogą się między sobą różnić, jednak powinny zawierać podobne informacje – datę urlopu, ogólny powód nieobecności oraz prośbę o potwierdzenie pozytywnego rozpatrzenia wniosku.

Odkryj więcej artykułów