Czym są umiejętności organizacyjne?

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

17 listopada 2021

Umiejętności miękkie, w tym także umiejętności organizacyjne, to jeden z ważniejszych elementów, na jakie zwracają uwagę pracodawcy podczas poszukiwania kandydatów na określone stanowiska. Warto zatem dowiedzieć się, jak o nich pisać w CV bądź mówić na rozmowie kwalifikacyjnej.

Czym są umiejętności miękkie?

Umiejętności miękkie ściśle wiążą się z cechami pracowników. Nie każda osoba nadaje się na przykład do pracy z ludźmi. To, czy dobrze poradzisz sobie w pracy o takim profilu, determinowane jest między innymi przez Twój charakter. Dlatego tak ważną rolę odgrywają kompetencje miękkie.

Wiele osób myśli, że to wiedza, wykształcenie i doświadczenie stanowią najważniejsze kryterium, jakie bierze się pod uwagę podczas rekrutacji. W rzeczywistości każdy z tych elementów jest tak samo ważny. Do tego dochodzą pewne umiejętności, których nie da się w żaden sposób zmierzyć. Jeśli pracodawca szuka ludzi do pracy z klientem, to na pewno nie przyjmie człowieka, z którym trudno się rozmawiało podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Spotkania rekrutacyjne pozwalają ocenić, czy to, co jest w CV, zgadza się z rzeczywistością.

Od razu warto zaznaczyć, że umiejętności miękkie można w pewnym stopniu wyćwiczyć. Oczywiście łatwiej jest osobom, które z natury są nimi obdarzone. Nie oznacza to jednak, że nad kompetencjami organizacyjnymi czy komunikatywnością nie da się popracować. Właśnie dlatego w wielu firmach regularnie organizowane są specjalne szkolenia, które podpowiadają, jak wyćwiczyć pewne zachowania, by stały się bardziej naturalne.

Czy w CV trzeba zawrzeć umiejętności miękkie?

Umiejętności miękkie muszą się znaleźć w każdym CV. Istotne jest, by umieć je później poprzeć odpowiednimi przykładami. Sporządzając curriculum vitae, warto pamiętać o tym, że pracodawca na rozmowie kwalifikacyjnej może poprosić o przedstawienie konkretnej sytuacji, w której zostały wykorzystane podane kompetencje. Dlatego nie wypisuj wszystkiego, co znajdziesz w sieci. Dobierz umiejętności tak, by móc je później przybliżyć rekruterom. Najczęściej w CV pojawiają się następujące przykłady:

  • umiejętność pracy pod presją czasu i stresu,

  • zaangażowanie,

  • komunikatywność,

  • kreatywność,

  • umiejętność pracy w grupie,

  • zdolności przywódcze,

  • umiejętność motywowania,

  • logiczne i analityczne myślenie,

  • pozytywne nastawienie,

  • dążenie do celu,

  • chęć rozwoju,

  • umiejętności organizacyjne.

Czym są umiejętności organizacyjne?

Aplikując na jakiekolwiek stanowisko, należy przede wszystkim zapoznać się z wymaganiami stawianymi przez zatrudniającego. Znajdziesz je w ofercie o pracę. To właśnie w ogłoszeniu rekrutacyjnym przeczytasz, jakie wykształcenie potrzebne jest do wypełniania zadań oraz jakie kompetencje powinny wyróżniać najlepszego kandydata. W wielu przypadkach pracodawcy piszą o umiejętnościach organizacyjnych. Czym właściwie są takie zdolności?

Pojęcie to może być rozumiane na dwa sposoby. Pracodawca może wymagać od zatrudnionego, by umiejętnie zarządzał swoim czasem tak, by w jak najkrótszym terminie poprawnie zrealizował powierzone zadania. Samodzielność oraz umiejętność zorganizowania własnej pracy jest bardzo ceniona w wielu firmach. Często zdarza się, że doświadczeni pracownicy nie mają czasu, by dodatkowo nadzorować pracę osób z krótszym stażem. Drugi wariant to umiejętne organizowanie pracy całego zespołu. W tym wypadku dotyczy to stanowisk kierowniczych.

Czym są umiejętności organizacyjne w pracy managerów?

Manager odpowiada za pracę całego zespołu. Musi się zatem wyróżniać wysokimi umiejętnościami organizacyjnymi. Do jego obowiązków należy przede wszystkim opracowywanie planu działania. To właśnie manager musi ustalić, co ma być zrobione i w jakim terminie. Dodatkowo każde zadanie powinno być przypisane do konkretnej osoby, a to oznacza, że trzeba także wiedzieć, kto idealnie poradzi sobie ze zleceniem.

W wielu przypadkach umiejętności organizacyjne wiążą się z myśleniem o wielu rzeczach w jednym czasie. Manager musi nie tylko wiedzieć, na czym polega projekt, lecz także określić, jakie narzędzia są potrzebne podwładnym do realizacji poszczególnych zadań. W tym celu należy zamówić sprzęty z wyprzedzeniem (na przykład komputery czy specjalne oprogramowanie), by nie było żadnych przestojów w pracy.

Manager musi nie tylko zadbać o własną pracę, lecz także o pracę innych osób. Jeśli ktoś nie jest w stanie tego zrobić, to nie poradzi sobie w takiej roli. Na kierowniczych stanowiskach kompetencje organizacyjne odgrywają niezwykle ważną rolę. Przydają się nie tylko w trakcie codziennych obowiązków, lecz także w przypadku różnych problemów, na przykład awarii urządzeń. W takiej sytuacji manager musi szybko załatwić usunięcie usterek, biorąc jeszcze pod uwagę koszt całej naprawy.

Przykłady umiejętności organizacyjnych

Umiejętności organizacyjne potrzebne są w pracy osób zajmujących się przygotowaniem spotkań i konferencji. Do ich zadań należy między innymi znalezienie odpowiedniej sali, ustalenie terminu spotkania, wysłanie zaproszeń, kontakt z prelegentami. Często muszą załatwić poczęstunek dla wielu gości, a wcześniej dowiedzieć się, kto je mięso, a kto nie. Zadań w takim wypadku jest naprawdę sporo i można je porównać do góry lodowej. Na wierzchu widać tylko wierzchołek, czyli dzień konferencji, jednak pod spodem jest dużo większa część lodowca. I to właśnie ten niewidoczny element sprawia, że do danego spotkania w ogóle doszło.

Kolejne stanowisko, na którym umiejętności organizacyjne stanowią podstawę, to spedytor. Praca w logistyce to właściwie jedno wielkie organizowanie. Branża TSL (Transport Spedycja Logistyka) jest bardzo wymagająca pod tym względem. Spedytor musi bowiem tak zorganizować transport towarów, by nie było żadnych pustych kursów narażających firmy transportowe na ogromne straty finansowe. Do głównych zadań spedytorów – zarówno międzynarodowych, jak i krajowych – należą: ustalanie daty przewozu i ilości produktów, załatwienie pojazdu odpowiedniej wielkości, wyznaczenie trasy, załatwienie formalności w przypadku odprawy celnej, zarezerwowanie noclegu dla kierowców przy dłuższych przewozach. O tych wszystkich elementach trzeba myśleć jednocześnie, a bez umiejętności organizacyjnych jest to praktycznie niemożliwe.

Jak mówić o umiejętnościach organizacyjnych na spotkaniu rekrutacyjnym?

Umiejętności organizowania wielu rzeczy w tym samym czasie są potrzebne na wielu stanowiskach, niezależnie od branży. Pracodawcy często w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej proszą, aby kandydaci podali przykłady takich kompetencji. Dlatego przed spotkaniem rekrutacyjnym warto dokładnie przemyśleć to, co znalazło się w CV. Jeśli w poprzedniej pracy udało Ci się w jakimś konkretnym projekcie wykazać swoje umiejętności w tej kwestii, to dokładnie opowiedz o tym rekruterom. W ten sposób pokażesz, że Twoje CV jest prawdziwe. Niestety kłamstwa z dokumentów aplikacyjnych bardzo szybko wychodzą na jaw, a wymyślone opowieści często nie mają żadnego ładu i składu. Dlatego przygotuj się do spotkania rekrutacyjnego, ponieważ w ten sposób znacząco zwiększysz swoje szanse na znalezienie dobrze płatnej pracy.

A czy osoby bez doświadczenia również mają szansę przedstawić swoją kandydaturę w możliwie najlepszym świetle? Jeśli dopiero rozpoczynasz swoją karierę zawodową, zastanów się, czy w czasie studiów bądź nauki w szkole średniej udało Ci się zaangażować się w jakieś wydarzenia. Mogą to być dni szkoły, kółka studenckie różnego rodzaju, działalność zespołowa, wolontariat, pomoc w fundacji. Te wszystkie działania wskazują na to, że w jakimś stopniu udało się ćwiczyć umiejętności organizacyjne.

Powiązane artykuły

Na jaki zawód się przekwalifikować?