Kopia świadectwa pracy – jak ją uzyskać?

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 20 czerwca 2022

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Różne sytuacje losowe mogą spowodować utratę oryginału świadectwa pracy. Co zrobić w tej sytuacji? W naszym artykule wyjaśniamy, w jakich okolicznościach może zostać wystawiona kopia świadectwa pracy. Podpowiadamy też, co zrobić, gdy były pracodawca zakończył już działalność, a także jak w prawidłowy sposób przygotować wniosek o wydanie kopii dokumentu potwierdzającego przebieg zatrudnienia.

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to dokument, który wydawany jest pracownikowi lub pracownicy przez firmę zatrudniającą po rozwiązaniu, a także wygaśnięciu umowy o pracę. Wydanie świadectwa nie jest uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się osoby zatrudnionej z pracodawcą. Zleceniodawca powinien wystawić tego rodzaju dokument w dniu ustania stosunku pracy, a w jego treści muszą znaleźć się następujące informacje poświadczające przebieg zatrudnienia danej osoby:

  • Okres i rodzaj wykonywanej pracy

  • Zajmowane stanowisko

  • Podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy

  • Wymiar czasu pracy w trakcie zatrudnienia

  • Liczba dni urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy

  • Dane niezbędne do ustalenia uprawnień z ubezpieczenia społecznego

  • Okres odbytej służby wojskowej

  • Zajęcie wynagrodzenia za pracę na podstawie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym

Dodatkowo pracownicy mają prawo wystąpić z wnioskiem o umieszczenie w dokumencie danych na temat wysokości ich wynagrodzenia. W piśmie nie umieszcza się natomiast opinii dotyczących kwalifikacji zatrudnionej osoby czy sposobu wykonywania przez nią swoich obowiązków.

W jakich sytuacjach potrzebne jest świadectwo pracy?

Otrzymując świadectwo pracy, uzyskujesz dokument, który dla przyszłego pracodawcy będzie niezbędnym źródłem wiedzy na temat Twojej dotychczasowej sytuacji zawodowej. Na podstawie zawartych w nim informacji nowy pracodawca będzie w stanie m.in. określić wymiar przysługującego Ci urlopu wypoczynkowego czy prawa do otrzymania nagrody jubileuszowej.

Świadectwo pracy może okazać się przydatne również wtedy, kiedy starasz się o uzyskanie prawa do zasiłku dla bezrobotnych, a także kiedy przechodzisz na emeryturę.

Kiedy wydawana jest kopia świadectwa pracy?

W przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału świadectwa pracy firma jest zobowiązana wystawić kopię takiego dokumentu. Co istotne, aby zleceniodawca mógł wystawić duplikat, konieczne jest zwrócenie się do niego z odpowiednio przygotowanym wnioskiem.

Warto podkreślić, że pracownicy nie muszą występować z wnioskiem osobiście. W ich imieniu może to zrobić inna, upoważniona osoba występująca w roli pełnomocnika. W przypadku śmierci osoby zatrudnionej uprawnionym do złożenia pisma członkiem rodziny będzie:

  • małżonek (wdowa i wdowiec);

  • rodzice, w tym macocha i ojczym oraz osoby przysposabiające;

  • dzieci własne lub przysposobione;

  • rodzeństwo oraz wnuki przyjęte na wychowanie przed osiągnięciem pełnoletności.

Wyżej wymienione osoby muszą poza opisywanym formularzem przedstawić pracodawcy akt zgonu pracownika oraz dokumenty, które potwierdzają powiązania rodzinne ze zmarłym.

Zgodnie z § 18 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w przypadku, gdy do pracodawcy wpłynie wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy, powinien on wydać dokument opatrzony podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. Istnieje również możliwość wydania akt osobowych w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe, zapisane w formacie PDF. W tym przypadku potwierdzeniem zgodności kopii z aktami osobowymi będzie opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W sytuacji, gdy pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie elektronicznej, kopia akt może być wydana w formie wydruku z akt osobowych znajdujących się w elektronicznych archiwach. Dokument taki oprócz treści powinien zawierać również określone dane obejmujące między innymi identyfikator dokumentu oraz datę opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czy pracodawca może pobierać opłaty za wydanie kopii świadectwa pracy?

Zgodnie z informacjami zawartymi w art. 15 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, nie ma konieczności ponoszenia opłat za wydanie kopii świadectwa pracy. Należy jednak zaznaczyć, że powyższa zasada dotyczy tylko pierwszej kopii dokumentu. Wykonanie każdej kolejnej wersji może pociągać za sobą konieczność uiszczenia opłaty, która wynikać będzie z kosztów administracyjnych z tym związanych.

Co zrobić, gdy firma, w której pracowaliśmy, przestała istnieć?

W sytuacji, gdy odnalezienie świadectwa pracy nie jest możliwe, a były pracodawca zakończył działalność, warto skontaktować się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Niezbędnych informacji dotyczących zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy udzielają pracownicy ZUS-u. Wykaz firm, które zakończyły działalność można znaleźć również na stronie internetowej ZUS-u. Co istotne przy każdej nazwie firmy umieszczona jest informacja na temat miejsca, gdzie aktualnie przechowywane są archiwalne dokumenty.

Jak napisać wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy?

Wniosek o wydanie świadectwa pracy najlepiej jest złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej. Taka forma ubiegania się o przedmiotowe pismo jest szczególnie istotna w przypadku konieczności udokumentowania żądania w przyszłości. Dokument powinien zawierać:

  • datę oraz miejsce sporządzenia dokumentu;

  • dane osobowe osoby wnioskującej oraz pracodawcy;

  • okres zatrudnienia, którego dotyczy pismo;

  • własnoręczny podpis pracownika.

Bardzo istotne jest również wskazanie, na jaki adres ma zostać wysłany dokument. Starając się uzyskać świadectwo pracy, nie musisz podawać powodów, dla których ubiegasz się o jego wydanie. Pracodawca ma obowiązek przekazania kopii świadectwa w terminie 30 dni od daty otrzymania prośby. Wniosek zostaje dołączony do akt osobowych zatrudnionej osoby w części B, jeśli dokument został złożony przez pracownika czy pracownicę, lub w części C, gdy podanie złożył były pracownik, a także uprawniony członek rodziny.

Warto zapamiętać, że akta osobowe należą do dokumentacji niearchiwalnej, co oznacza, że przypisany jest im określony czas przechowywania. Zgodnie z aktualnymi przepisami wynosi on 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu. Z tego względu przydatne może okazać się zażądanie sporządzenia kilku kopii świadectwa pracy. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych problemów w przypadku, gdy pracodawca nie będzie już dysponował niezbędnym egzemplarzem świadectwa pracy.

Wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy — wzór

Sopot, dnia 23.05.2021 r.

Marta Iwanowska
Ul. Rybacka 3
80-224 Sopot

Firma Wavewood
Ul. Polna 2
83-167 Gdańsk

Wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy

Zwracam się z prośbą o wydanie kopii świadectwa pracy za okres zatrudnienia od 01.10.2001 r. do 30.09.2005 r. oraz od 01.10.2010 r. do 28.02.2019 r.

Z poważaniem
Marta Iwanowska

Świadectwo pracy to jeden z tych dokumentów, o których często zapominamy tuż po ich otrzymaniu. Aby uniknąć niepotrzebnego stresu wywołanego zagubieniem dokumentu, warto znać opisane w naszym artykule zasady, na podstawie których możemy ubiegać się o uzyskanie kopii świadectwa pracy.

Podany w artykule przykład jest tylko wzorem. Pamiętaj, aby przed wysłaniem dokumentu odpowiednio sformatować jego treść zgodnie z obowiązującymi standardami.

Odkryj więcej artykułów