Komunikacja wewnętrzna w firmie — jak się porozumieć?

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 3 lutego 2022

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Komunikacja wewnętrzna w firmie to element, którego poprawne funkcjonowanie zapewnia właściwy przepływ informacji. Ma ona olbrzymi wpływ na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa, w tym na wydajność oraz samopoczucie pracowników.

Wyróżnia się dwa typy komunikacji wewnętrznej w firmie: komunikacja pionowa (wertykalna) określa zasady porozumiewania się pracownika z przełożonym, natomiast komunikacja pozioma (horyzontalna) pomiędzy pracownikami.

Jakie wyróżnia się składniki komunikacji?

Komunikacja to proces złożony z kilku zmiennych, których rozpoznanie i zrozumienie jest niezbędne do lepszego poznania jego funkcjonowania. Na jakość podanej informacji mają wpływ następujące elementy.

Kontekst

Informacja zostaje ukształtowana w konkretnej sytuacji, a wpływ na nią mają liczne czynniki, takie jak kultura danego regionu lub kraju, organizacja, a nawet bodźce zewnętrzne i opinie. Nie bez znaczenia pozostają również emocje kierujące nadawcą, jego przekonania, doświadczenie i wykształcenie. Wszystko to wpływa na sposób, w jaki przekazywana jest informacja, czyli jej kontekst.

Nadawca

Osoba odpowiedzialna za przekazanie komunikatu to nadawca. Stajesz się nim w momencie, kiedy wygłaszasz prezentację, omawiasz nowy projekt, tworzysz grafikę, a nawet piszesz e-maila z życzeniami świątecznymi dla pracowników. Sposób, w jaki przekażesz wiadomość, może wpłynąć na jej zrozumienie przez innych, dlatego jako nadawca musisz się skupić na swojej grupie odbiorców i dostosować ton swojego przekazu do ich potrzeb. Skupiając się na odbiorcy, tworzysz jasną i czytelną wiadomość, której odczytanie nie będzie stanowiło dla niego problemu. Im lepiej dostosujesz komunikat do odbiorcy, tym jego treść będzie dla niego bardziej zrozumiała.

Odbiorca

To osoba, do której kierujesz wiadomość. Sposób, w jaki ją zinterpretuje, zależy nie tylko od tego, w jaki sposób nadawca ją sformułował, ale również od osobistych przekonań odbiorcy, jego osobowości i nastroju, w jakim jest w danym momencie.

Komunikat

Informacja krążąca między nadawcą a odbiorcą to komunikat. Jego właściwe skonstruowanie jest możliwe dzięki określeniu najważniejszych punktów. Nadawca musi przewidzieć sposób, w jaki odbiorca interpretuje przekazywaną ideę i sformułować ją w czytelny dla niego sposób. Szczególną uwagę należy zwrócić, wysyłając e-maile bądź listy, w trakcie czytania których odbiorca nie może zobaczyć mimiki, gestów oraz usłyszeć tonu wypowiadanej wiadomości.

Kodowanie

Wszystkie słowa, znaki, obrazy czy zdjęcia wykorzystane do przekazania komunikatu tworzą kod wiadomości. Jego zastosowanie ma na celu podkreślenie punktu widzenia nawet znaki interpunkcyjne i intonacja wskazują odbiorcy, jaki jest cel usłyszanej wypowiedzi lub dostarczonego e-maila.

Medium

Medium to inaczej kanał przekazu, czyli sposób, w jaki wiadomość zostanie przekazana. Możesz napisać wiadomość, nagrać wypowiedź lub zwyczajnie porozmawiać z odbiorcą. Wybór najlepszego medium często jest uzależniony od wagi wiadomości, charakterystyki pomysłu, a także relacji między nadawcą a odbiorcą. Przykładowo, pilne wiadomości lepiej przekazać osobiście podczas rozmowy, natomiast opracowanie nowego projektu wygodniej będzie przedstawić w e-mailu, posługując się tekstem pisanym i obrazami.

Wiadomość zwrotna

Dla nadawcy wiadomość zwrotna stanowi potwierdzenie dostarczenia i odebrania komunikatu. Jest jednym z najważniejszych elementów procesu komunikacji, który weryfikuje czy wiadomość została zinterpretowana przez odbiorcę zgodnie z oczekiwaniami. Wiadomością zwrotną najczęściej jest werbalna wypowiedź czy e-mail zwrotny. Również cisza może zostać potraktowana jako feedback.

Osiąganie założonych celów

Proces wymiany informacji w miejscu pracy nie pozostaje bez znaczenia i wpływu na jakość wykonywanych czynności. Jeśli kanał przekazu informacji nie jest niczym zakłócony, zwiększa się szybkość, efektywność i produktywność pracowników. Sprawnie działający system uwzględnia zarówno werbalną, jak i niewerbalną komunikację. Jeżeli działa bez zarzutu, szansa na wysoką kulturę panującą w zakładzie jest zdecydowanie większa niż w przypadku pojawienia się problemów. Bezproblemowe porozumiewanie się osób pracujących w przedsiębiorstwie przyczynia się do szybkiej realizacji zamierzonych celów i zwiększa prawdopodobieństwo ich osiągnięcia.

Co to jest komunikacja pionowa?

Komunikacją pionową nazywa się przekaz informacji od przełożonego do pracownika. W tym wypadku jest ona zwykle sformalizowana i często przekazywana przez kilka stanowisk od zarządu, przez menedżerów, aż po poszczególnych pracowników. W komunikacji pionowej komunikatem są najczęściej raporty z wykonanej pracy, zapytania pracowników, a przede wszystkim zadania przekazywane pracownikom. Jej skuteczność w dużej mierze zależy od umiejętności komunikacyjnych osób na wyższych szczeblach oraz od postawy podwładnych. Obie strony muszą się wykazać zrozumieniem i zaakceptować swoją pozycję w relacji.

Charakterystyka komunikacji poziomej

Komunikacją poziomą nazywa się przekaz informacji między pracownikami, zajmującymi stanowiska równorzędne. Często zakres wykonywanej pracy jest podobny, a tym samym oczekiwania wobec poszczególnych osób i ich obowiązki są do siebie zbliżone. Równorzędna relacja często wpływa na zastąpienie formalnej komunikacji między osobami zatrudnionymi w firmie i sprowadzenie ich do poziomu koleżeńskiego. Na tym etapie znaczenia nabierają osobiste relacje, związane z sympatią do poszczególnych współpracowników.

Korzyści płynące ze skutecznej komunikacji w pracy

Sprawnie działający system komunikowania to doskonałe narzędzie zarówno dla pracowników, jak i przełożonych. Łatwy dostęp do informacji i zrozumiałe komunikaty pozytywnie wpływają na atmosferę panującą w firmie i pozwalają złagodzić sytuacje stresowe lub im zapobiec. W sprawnie działającym systemie nie ma miejsca na niedopowiedzenia i domysły. Wszelkiego rodzaju niejasności przyczyniają się do narastania napięcia, które, szczególnie w dużych firmach, potrafi się szybko przerodzić w konflikt.

Jak zadbać o komunikację wewnętrzną na wysokim poziomie?

Niezbędne jest, aby każda ze stron podjęła określone działania i starania, zmierzające do poprawy relacji. Kilka prostych wskazówek pomoże Ci lepiej poznać cały system komunikowania się.

Nie lekceważ komunikatów niewerbalnych

Gesty, mimika i ton głosu zdradzają bardzo dużo o nadawcy komunikatu. Obserwując drugą osobę, można się wczuć w jej emocje i łatwiej odczytać wiadomość, którą chce przekazać. Pamiętaj, że komunikacja niewerbalna może nadać zupełnie innego znaczenia wypowiadanym słowom.

Bądź aktywnym słuchaczem

Aktywne słuchanie to bardzo ważna umiejętność, którą nadawca rozpozna i doceni. Staraj się zrozumieć, co chce przekazać, a jeśli pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości, nie bój się zadawać pytań, aby się upewnić, że właściwie zinterpretujesz komunikat. Nadawca bardzo szybko zorientuje się, jeśli będziesz rozproszony, przez co jego motywacja ulegnie zmianie i komunikacja stanie się mniej efektywna.

Pamiętaj, że konstruktywna krytyka motywuje

Rozmawiając, postaraj się wyczuć nastawienie rozmówcy jeśli widzisz, że proces przebiega pomyślnie, pochwal go za to. Wzmocni to Waszą relację i poczucie wartości oraz zmotywuje do osiągania dalszych sukcesów. Stosując krytykę, bądź rzeczowy i jasno określ, co Ci nie pasuje.

Dostosuj kanał przekazu

Postaraj się dowiedzieć, w jaki sposób Twój odbiorca woli się komunikować. Poinformuj również jasno, jaki jest preferowany przez Ciebie sposób komunikacji. Wybór właściwego medium poprawi komfort podczas porozumiewania się i sprawi, że obie strony będą bardziej zaangażowane w rozmowę.

Praktyka czyni mistrza

Pamiętaj, że komunikacja jest umiejętnością, którą można ćwiczyć. Analizuj uwagi ze strony współpracowników, przełożonych, ale również podwładnych. Jeśli nie masz pewności, czy wydawane polecenia lub formułowane komunikaty są czytelne zapytaj o to. Nie bój się przyjmować opinii i wskazówek, które pomogą w komunikacji.

Mamy nadzieję, że lektura artykułu pomogła Ci lepiej zrozumieć, jak działa komunikacja wewnętrzna w firmie. Teraz już wiesz, że jest niezwykle ważnym elementem mającym wpływ na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa i realizowanie projektów.

Odkryj więcej artykułów