Rozwój kariery

Jak napisać wniosek o urlop? Wzór i przykłady

7/13/2021

Urlop wypoczynkowy to coś, na co mogą liczyć osoby zatrudnione na umowie o pracę. Jego długość różni się od stażu pracy i jest ustalany w momencie podpisywania umowy z pracodawcą. Jedni uważają, że liczba dni urlopu, którą można wykorzystać każdego roku, powinna się zwiększyć. Są również pracownicy, dla których wymiar urlopu jest wystarczający i nie wykorzystują go w całości. Jeśli planujesz wakacje lub chcesz wykorzystać przysługujący Ci urlop, musisz zabrać się za napisanie wniosku o urlop.

W tym artykule wyjaśniamy, jak napisać wniosek o urlop wypoczynkowy, co powinno się w nim znaleźć, a także przedstawiamy wzór i przykłady wniosku, którymi możesz się zainspirować, tworząc własny dokument dla pracodawcy.

Jak napisać wniosek o urlop wypoczynkowy?

Jeśli nosisz się z zamiarem wzięcia urlopu lub masz już zaplanowane wakacje, musisz w odpowiedni sposób poinformować o tym pracodawcę. Nawet jeśli pracodawca wyrazi zgodę na urlop w danym terminie podczas rozmowy, pamiętaj, że Twoim obowiązkiem jest dostarczenie mu wniosku o urlop w formie pisemnej. Dzięki temu w wiadomości zwrotnej otrzymasz również pisemną zgodę na wzięcie urlopu w terminie, który Ci odpowiada. Oto kilka dodatkowych wskazówek i informacji, którymi możesz się kierować, pisząc swój wniosek o urlop wypoczynkowy:

Komu przysługuje urlop?

Coroczny i płatny urlop wypoczynkowy to jedna z zalet zatrudnienia na zasadzie umowy o pracę. Z urlopu wypoczynkowego mogą zatem skorzystać wszyscy pracownicy zatrudnieni w ten sposób, pamiętając, że urlop odnawia się co roku. Należy pamiętać, że pracodawca nie może nakłonić pracownika do pójścia na urlop. Decyzja o wykorzystaniu przysługującego Ci urlopu powinna być zawsze zależna od Twoich planów i potrzeb.

Jaka jest długość urlopu wypoczynkowego?

Długość urlopu wypoczynkowego w dużej mierze zależy od stażu pracy osoby zatrudnionej na zasadzie umowy o pracę. Osobom, których staż nie jest długi i pracują one poniżej 10 lat, przysługuje 20 dni urlopu. Jeśli natomiast Twój staż pracy jest dłuższy niż 10 lat, w takim wypadku możesz liczyć na aż 26 dni płatnego, corocznego i nieprzerwanego urlopu. Przy wyliczaniu stażu pracy należy pamiętać, że wliczają się do niego nie tylko lata przepracowane, ale również lata edukacji.

Co dzieje się z niewykorzystanym urlopem?

Często zdarza się, że pracownik nie jest w stanie lub nie chce w danym roku wykorzystać całego urlopu wypoczynkowego. W takim wypadku dni, które zostały w puli urlopu danego pracownika, przechodzą na rok kolejny i mogą być wykorzystane do 30 września tego roku. Dzięki temu ograniczeniu pracodawcy nie muszą obawiać się sytuacji, że – przykładowo – pracownik, który nie był na urlopie od 10 lat, nagle zdecydowałby się na wzięcie urlopu wypoczynkowego, co skutkowałoby jego bardzo długą nieobecnością.

Kiedy złożyć wniosek o urlop?

Pracownicy, którzy zdecydują się na wykorzystanie przysługującego im urlopu wypoczynkowego, nie muszą informować o tym pracodawcy z wyprzedzeniem. Dzięki temu w nagłych i niespodziewanych przypadkach nie musisz martwić się, że nie zdążysz przedstawić pracodawcy wniosku o urlop. Jednak jeśli Twoje wakacje są od dawna zaplanowane, rozważ poinformowanie o tym pracodawcy i złożenie wniosku jak najwcześniej. Dzięki temu pracodawca będzie miał więcej czasu, by znaleźć zastępstwo na czas Twojej nieobecności lub rozdzielić Twoje obowiązki na innych pracowników, co zapewni sprawną pracę całej firmy.

Jak powinien wyglądać wniosek o urlop?

Pamiętaj, aby do napisania wniosku wybrać minimalistyczny, profesjonalny krój pisma, który zapewni dokumentowi przejrzystość, np. Times New Roman lub Verdana. Zachowaj odpowiednie marginesy oraz standardowe odstępy między wierszami, np. 1,5. Nie uwzględniaj we wniosku ozdobników i staraj się, aby dokument zajmował maksymalnie jedną stronę formatu A4, uwzględniając zarówno dane, treść wniosku, jak i puste miejsce na zgodę pracodawcy.

Elementy wniosku o urlop

Wniosek o urlop różni się od listu motywacyjnego, CV lub listu polecającego. Prawidłowo napisany wniosek o urlop wypoczynkowy zawiera w sobie niezbędne dane pracownika i pracodawcy, a także szczegółowo określa ramy czasowe urlopu, o który się starasz. Wniosek ten powinien być zwięzły i przedstawiony w profesjonalny sposób, należy go zatem napisać językiem formalnym i przy użyciu profesjonalnego kroju pisma, a także pamiętać o niezbędnych sekcjach wniosku, takich jak pozostawienie wolnego miejsca na zgodę i podpis pracodawcy.

Oto elementy, które powinny znaleźć się w kompletnym wniosku o urlop:

1. Miejscowość i data

Pierwszym elementem, który należy umieścić we wniosku o urlop, jest miejscowość i data napisania wniosku. Zazwyczaj te informacje znajdują się w prawym górnym roku wniosku. Należy pamiętać, że przez natłok obowiązków pracodawcy często odczytują korespondencję z opóźnieniem, a dzięki umieszczeniu na wniosku daty będzie wiadomo, kiedy dostarczono Twój wniosek. Jest to szczególnie ważne w przypadku, kiedy w firmie, w której pracujesz, przyjęło się, że w dobrym guście jest składanie takiego dokumentu z wyprzedzeniem.

2. Dane pracownika

Kolejnym niezbędnym elementem wniosku są dane pracownika, który ubiega się o urlop. Przyjęło się, że znajdują się one po lewej stronie i zawierają przynajmniej imię i nazwisko oraz adres pracownika. Dobrym pomysłem będzie również umieszczenie tutaj swojego numeru telefonu i adresu e-mail, dzięki czemu pracodawca będzie mógł z łatwością skontaktować się z Tobą, aby wyrazić zgodę na urlop lub poprosić Cię o wzięcie go w innym terminie.

3. Dane pracodawcy

Po danych pracownika na wniosku o urlop umieszcza się zazwyczaj dane pracodawcy. W skład tego fragmentu dokumenty wchodzą: imię i nazwisko pracodawcy lub nazwa firmy, adres korespondencji firmy, a opcjonalnie również numer telefonu i adres e-mail. To, obok miejscowości i daty, drugi element, który umieszcza się po prawej stronie, co gwarantuje lepszą czytelność dokumentu.

4. Tytuł dokumentu

Tytuł dokumentu umieszcza się zazwyczaj tuż nad treścią wniosku. Dzięki niemu pracodawca lub inna osoba, która otworzy Twój wniosek, będzie od razu wiedzieć, w jakiej sprawie zwracasz się do firmy. Aby jeszcze bardziej wyróżnić ten element w dokumencie, możesz wyśrodkować i pogrubić tytuł wniosku, a do jego napisania użyć wielkich liter. W przypadku prośby o udzielenie urlopu tytuł może brzmieć: Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego lub Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego.

5. Pisemna prośba o urlop

Głównym elementem wniosku jest pisemna prośba, w której zawrzesz szczegóły urlopu, o jaki się ubiegasz. Wspomnij o tym, ile dni wolnych chcesz wziąć i wymień datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Możesz złożyć wniosek o urlop ciągły, lecz w przypadku, kiedy np. masz już zaplanowane dwa wyjazdy, we wniosku możesz wymienić więcej niż jeden zakres dat. Pamiętaj, aby zwrócić się do pracodawcy w zwięzły i uprzejmy sposób, w tego typu pismach używaj również języka formalnego i unikaj ozdobników językowych.

6. Podpis pracownika

Na końcu wniosku umieść swój podpis. Jeśli wysyłasz wniosek drogą mailową, możesz po prostu umieścić tam swoje imię i nazwisko. W przypadku wniosków o urlop dostarczanych do firmy w formie papierowej rozważ wydrukowanie wniosku i własnoręcznie podpisz dokument.

7. Miejsce na zgodę i podpis pracodawcy

Bardzo ważnym elementem pisania wniosku o urlop jest pozostawienie wolnego miejsca na decyzję pracodawcy. W przypadku, gdy wiesz, że pracodawca zgodzi się na udzielenie Ci urlopu – np. w sytuacji, kiedy rozmawialiście o tym wstępnie podczas innego spotkania – możesz jeszcze bardziej ułatwić mu zadanie i umieścić pod swoją prośbą przykładową zgodę na udzielenie urlopu, pod którą należy zostawić miejsce na podpis pracodawcy:

Wyrażam zgodę na udzielenie urlopu wypoczynkowego w wymiarze i terminie wskazanym we wniosku.

Wniosek o urlop – wzór

Przygotowaliśmy dla Ciebie przykładowy wzór wniosku o urlop wypoczynkowy, którego możesz użyć, jeśli planujesz skorzystać z przysługującego Ci urlopu:

[Miejscowość i data]

[Imię i nazwisko pracownika]
[Adres]
[Numer telefonu]
[Adres e-mail]

[Imię i nazwisko pracodawcy lub nazwa firmy]
[Adres korespondencyjny firmy]

Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego

Zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego w wymiarze [Długość urlopu] dni w terminie od [Data rozpoczęcia urlopu] do [Data zakończenia urlopu].

[Podpis pracownika]

[Miejsce na pisemną zgodę i podpis pracodawcy]

Wniosek o urlop – przykłady

Wniosek o urlop wypoczynkowy to pismo zwięzłe i stosunkowo proste do napisania, które jednak może różnić się np. ze względu na to, czy decydujesz się na rozdzielenie dni urlopu na dwa lub więcej terminów. Poniżej znajdziesz przykłady wniosków, którymi możesz się kierować, jeśli chcesz poprosić pracodawcę o udzielenie urlopu:

Przykład 1

Oto przykład podstawowego wniosku o urlop wypoczynkowy, z którym pracodawcy mają do czynienia najczęściej:

Kraków, 05.05.2020

Anna Kowalska
ul. Spokojna 1
22-345 Kraków
tel. +48 999-333-222
AnnaKowalska@gmail.com

*Wavewood Polska
ul. Basztowa 18
22-333 Kraków

Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego

Zwracam się z uprzejmą prośbą o udzielenie urlopy wypoczynkowego w wymiarze 10 dni w terminie od 17 do 21 maja 2021.

Anna Kowalska

Wyrażam zgodę na udzielenie urlopu wypoczynkowego w wymiarze i terminie wskazanym we wniosku.

[Miejsce na podpis pracodawcy]*

Przykład 2

Jeśli chcesz złożyć wniosek o urlop, który będzie rozdzielony na dwie lub więcej części, możesz wziąć pod uwagę zainspirowanie się tym przykładem:

*Warszawa, 10.05.2021

Jan Kowalski
ul. Wygoda 22
22-222 Warszawa
tel. +48 222-333-444
JanKowal@gmail.com

Wavewood Polska
ul. Jasna 3
44-555 Warszawa*

Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego *Zwracam się z uprzejmą prośbą o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni i podzielenie go na dwie części w terminach od 24.05.2021 do 4.06.2021 w łącznym wymiarze 10 dni oraz od 5.07.2021 do 16.07.2021 w łącznym wymiarze 10 dni.

Jan Kowalski

Wyrażam zgodę na rozdzielenie i udzielenie urlopu wypoczynkowego w wymiarze i terminach wymienionych we wniosku.

[Miejsce na podpis pracodawcy]*

Powiązane

Zobacz więcej 

Jak obliczyć staż pracy

Zobacz, jak wyliczyć staż pracy i co się do niego wlicza oraz sprawdź, jak ilość przepracowanych lat wpływa na długość urlopu i inne świadczenia.

Piramida potrzeb Maslowa w miejscu pracy

Dowiedz się, z jakich elementów składa się hierarchia potrzeb Maslowa i jak jej użyć, by wspierać i motywować pracowników do działania.