Jak powinien wyglądać skuteczny feedback w pracy?

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Zaktualizowano 14 lipca 2021 | Opublikowano 6 maja 2021

Zaktualizowano 14 lipca 2021

Opublikowano 6 maja 2021

Zespół redakcyjny Indeed to zróżnicowana grupa utalentowanych autorów, analityków i ekspertów, którzy na podstawie danych i analiz Indeed opracowują porady przydatne na ścieżce kariery zawodowej.

Jak dawać i otrzymywać opinie w pracy

Boisz się w pracy krytyki ze strony przełożonego? Niepotrzebnie. Jeśli zdasz sobie sprawę, czemu tak naprawdę ona służy, z pewnością odetchniesz z ulgą. Dowiedz się, jak dawać i otrzymywać opinie, żeby każdy w firmie na tym zyskał.

Czym jest feedback?

Słowo „feedback” tłumaczymy na polski jako „informacja zwrotna”. W pracy otrzymujesz ją zazwyczaj od swojego szefa w formie oceny pracownika. Ty też możesz oceniać przełożonego – i nie chodzi tu wcale o rozmowy czy plotki ze współpracownikami na temat menedżerów, podczas przerwy na kawę. Nowoczesne firmy wiedzą, że na ich wyniki pracują wszyscy, niezależnie od stanowiska. Dlatego też pracownicy zachęcani są do przyjmowania, ale i dawania informacji zwrotnych, na przykład w formie anonimowej ankiety.

Gdy w biurze nadchodzi okres, w którym szefowie wystawiają opinie swoim podwładnym, u wielu pracowników pojawia się stres i zdenerwowanie. Obawiają się negatywnych ocen i tego, że niekorzystnie wypadną na tle innych. Nie powinno to dziwić, bo nikt nie lubi być źle oceniany. Założenie feedbacku jest zupełnie inne – nie służy on do krytykowania, karcenia ani wskazywania palcem tych, którzy popełnili błędy. Ma on być przede wszystkim wartościową informacją dla pracownika, pozwalającą mu zrozumieć, w jakich obszarach jest dobry, gdzie i co może poprawić i w którym kierunku powinien się rozwijać. Umiejętnie przekazana ocena nie wzbudza strachu. Przeciwnie, motywuje do dalszego działania.

Pamiętaj, że informacja zwrotna to nie tylko przeprowadzane raz czy dwa razy w roku oceny pracowników. Możesz ją otrzymywać lub dawać podczas cotygodniowych spotkań zespołu, a także wykorzystywać codzienne interakcje ze współpracownikami w biurze. Reagowanie na bieżące wydarzenia jest kluczowe, by każdemu dobrze się pracowało.

Jak mówić kolegom z pracy o tym, co Ci przeszkadza?

Informacja zwrotna może być zarówno pochwałą, jak i krytyką. Zapewne nie masz problemu z powiedzeniem komuś, że świetnie wykonał zadanie. Wyobraź sobie jednak sytuację, że kolega z Twojego zespołu nagminnie nie przestrzega terminów, przez co Ty nie możesz na czas wykonywać obowiązków. Skutkuje to tym, że cały team ma opóźnienia, a szef i klient zaczynają się denerwować. Czy porozmawiasz z kolegą o tym, kto jest źródłem problemów?

Wiele osób nie chce zwracać innym uwagi w pracy, bo boją się, że stracą sympatię współpracowników, zostaną ocenieni jako czepialscy lub staną się obiektem plotek. Zamiast tego tolerują niekomfortową sytuację, nawet jeśli poważnie przeszkadza im to w wykonywaniu obowiązków. Nie postępuj w ten sposób! Pamiętaj, że odpowiedni feedback służy zarówno Tobie, jak i osobie, której go dajesz. Dzięki temu na bieżąco możecie sygnalizować, co można poprawić i zrobić lepiej.

Wyrażanie opinii – podstawowe zasady

Istnieje kilka podstawowych zasad, które powinieneś znać, jeśli chcesz wyrazić swoją opinię na temat pracy innych.

  • Celem feedbacku nie jest krytyka sama w sobie. Ma on wskazać niedociągnięcia są po to, aby dana osoba mogła je skorygować. Dlatego krytyka zawsze powinna być konstruktywna. Oznacza to, że wskazujesz konkretne problemy i wyjaśniasz, co według Ciebie nie działa i jak może to być naprawione.

  • Konstruktywna krytyka polega też na tym, że nie jest personalna. Odnosisz się tylko do tych działań ocenianego, które są istotne z punktu widzenia omawianych problemów.

  • Kultura osobista jest kluczowa. Nigdy nie mów nikomu, że jest głupi lub niewiele umie. To nic nie da, a na pewno nie spowoduje, że krytykowana osoba bardziej się zmotywuje i zaangażuje. Można wręcz osiągnąć odwrotny efekt i pracownik obrażony w ten sposób będzie coraz gorzej radzić sobie z obowiązkami. Zamiast tego wskaż konkretne działania i dokładnie opisz swoje zastrzeżenia. Nigdy nie krzycz ani nie używaj pogardliwego tonu – przekazuj ocenę w stonowany, serdeczny sposób. Jeśli akurat jesteś zdenerwowany, poczekaj z rozmową do czasu, kiedy emocje opadną.

  • Rozmawiaj z ocenianym w spokojnym otoczeniu. Lepiej wyrazić feedback na osobności, zamiast mówić komuś, że sobie z czymś nie radzi na forum publicznym, w obecności innych pracowników. Wskazana osoba może poczuć się poniżona, co na pewno nie pomoże jej w poradzeniu sobie z problemami.

  • Bądź konkretny. Nie uogólniaj, używając zwrotów „ty zawsze” lub „ty nigdy”. Nie owijaj w bawełnę i nie poruszaj tematów niezwiązanych ze sprawą. Szanuj swój czas i czas rozmówcy. Nie oznacza to, że musisz być bardzo oficjalny i zachowywać się jak w wojsku. Chodzi o to, by jasno i precyzyjnie przekazywać, co masz na myśli.

  • Postaw na osobistą rozmowę w cztery oczy. Jeśli na co dzień pracujecie razem w biurze, nie wybieraj komunikacji przez telefon, e-maila czy aplikację. Inaczej sytuacja ma się w przypadku pracy zdalnej, wtedy możesz zdecydować się na rozmowę wideo lub telefoniczną.

  • Weryfikuj informacje. Jeśli dochodzą do Ciebie słuchy o niepożądanych działaniach współpracownika czy podwładnego, sprawdź dokładnie, czy to prawda, zanim poprosisz go na rozmowę.

Konstruktywna krytyka w 5 punktach

Jeśli czasem masz problemy z formułowaniem myśli, nie wiesz, od czego zacząć i zapominasz o najważniejszych argumentach, możesz temu zaradzić, ucząc się krótkiego schematu. Zawiera on wszystkie elementy, które powinny się znaleźć w Twojej wypowiedzi przy przekazywaniu konstruktywnej krytyki.

  • Opis sytuacji – nadaj rozmowie kontekst. Dzięki temu twój rozmówca będzie dokładnie wiedział, dlaczego i o czym chcesz z nim porozmawiać.

  • Działania lub zachowania – daj znać rozmówcy, do jakich konkretnie działań masz zastrzeżenia. Przykładowo, możesz powiedzieć, że rozmówca od tygodnia spóźnia się do pracy co najmniej godzinę i nie odpracowuje tego.

  • Skutki – powiedz, jakie efekty miały działania, o których wcześniej wspomniałeś. Przykładowy negatywny rezultat to niewysłanie na czas zapytania ofertowego do klienta.

  • Twoje oczekiwania – zaproponuj, jakie według Ciebie działania rozwiązałyby problem.

  • Pytania – dowiedz się, czy rozmówca rozumie Twoje zastrzeżenia i chce się do nich odnieść. Zapytaj się o jego pomysły na to, jak pozbyć się problemu. Pamiętaj, że dawanie feedbacku nie jest monologiem, a dialogiem.

Jak przyjmować krytykę?

Już wiesz, jakich zasad powinieneś przestrzegać, jeśli chcesz się z kimś podzielić informacją zwrotną. Tak samo powinna traktować Ciebie osoba, na przykład przełożony, chcąca porozmawiać o jakości Twojej pracy.

Jeśli opinia jest pozytywna, możesz się tylko cieszyć – każdy z nas lubi być docenianym i chwalonym. Jak się jednak zachować, gdy rozmówca punktuje Twoje niedociągnięcia i błędy? Umiejętność przyjmowania krytyki jest niezbędna nie tylko w pracy, ale też w życiu codziennym.

  • Nie odbieraj krytyki personalnie – pamiętaj, że rozmowa ma Ci pomóc w dostrzeżeniu i skorygowaniu popełnianych błędów, z których możesz często po prostu nie zdawać sobie sprawy. Jeśli rozmówca odnosi się do konkretnych obszarów i działań, nie masz powodu, by traktować krytykę osobiście. Pamiętaj, że konstruktywna krytyka naprawdę jest stymulująca i potrzebna, bo pozwala Ci się rozwijać!

  • Zachowaj spokój – nie daj się ponieść emocjom. Częstą reakcją na krytykę jest wzburzenie, gniew, a także strach. Jeśli zaczynasz się denerwować, weź kilka głębokich wdechów. Wysłuchaj ze spokojem i z szacunkiem, co Twój rozmówca ma Ci do powiedzenia.

  • Nie bagatelizuj problemu – częstą strategią radzenia sobie z nieprzyjemnymi ocenami naszych działań jest umniejszanie problemu. Jeśli na przykład przełożony porusza temat Twoich spóźnień do pracy, już piąty dzień z rzędu, nie odpowiadaj, że przecież nikt nie przychodzi do biura na czas.

  • Nie obwiniaj innych – jeśli wiesz, że zastrzeżenia rozmówcy są zasadne, nie staraj się przerzucać odpowiedzialności na kogoś innego, na przykład kolegę z zespołu. Nie zabłyśniesz tym w oczach przełożonego.

  • Przedstaw swoje zdanie – powiedz, że rozumiesz stanowisko rozmówcy. Jeśli w pewnych kwestiach się nie zgadzasz lub jakieś tematy wymagają wyjaśnienia, nie wahaj się o tym powiedzieć. Pamiętaj, że nie jesteś uczniem karconym przez nauczyciela – traktuj rozmowę w partnerski sposób. Jeżeli zgadzasz się z zastrzeżeniami, także to wyraź i zaproponuj swoje rozwiązanie problemu.

  • Dopytaj, jeśli masz wątpliwości – jeżeli nie do końca zrozumiałeś argumenty rozmówcy, nie wstydź się poprosić, by je powtórzył. W końcu chodzi o to, abyś wyciągnął z tej rozmowy wnioski.

Jeśli otrzymałeś od szefa konstruktywną krytykę, nigdy nie myśl, że jesteś złym pracownikiem. Wszyscy, prędzej czy później, spotkają się z negatywną oceną swoich działań w pracy, bo nikt nie jest idealny. Sam Bill Gates powiedział, że każdy z nas potrzebuje ludzi, którzy dają nam feedback, bo dzięki temu stajemy się lepsi.

Zalety informacji zwrotnych

Dlaczego niektóre firmy osiągnęły sukces, a inne nie? Światowi liderzy, na przykład w branży nowych technologii, doskonale wiedzą, że kultura feedbacku to jeden z ważniejszych elementów wpływających na ich osiągnięcia. Co daje firmom stosowanie dobrych praktyk związanych z informacją zwrotną?

  • Budowanie zaufania wśród pracowników – jeżeli czujesz, że możesz w bezpieczny sposób podzielić się opinią, będziesz mieć zaufanie do współpracowników i pracodawcy. Dzięki temu raczej nie pomyślisz o zmianie pracy.

  • Motywowanie – jeśli wiesz, co robisz nie tak i jak możesz to naprawić, Twoja praca będzie bardziej satysfakcjonująca. Korygowanie swoich błędów motywuje do dalszego rozwoju, bo widzisz, że jesteś w stanie poradzić sobie z problemami i robisz mierzalne postępy.

  • Zapobieganie konfliktom – zła atmosfera w pracy może spowodować, że zechcesz zmienić pracodawcę. Jeżeli jednak Ty i Twoi współpracownicy dzielicie się zastrzeżeniami i wątpliwościami na bieżąco, unikacie w ten sposób poważnych konfliktów.

  • Zwiększanie wydajności – jeśli wiesz, czego się od Ciebie oczekuje i masz pewność, że zawsze możesz liczyć na pomoc, będziesz lepszym, bardziej efektywnym pracownikiem. Przyniesie to korzyści nie tylko Tobie, ale i całej firmie.

Odkryj więcej artykułów