Jak zadbać o efektywną pracę?

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 6 czerwca 2022

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Praca stanowi niezwykle ważny element życia każdego dorosłego człowieka. Od jej wydajności zależą między innymi awanse oraz zarobki. Efektywna praca poszczególnych pracowników ma ogromny wpływ na rozwój firmy oraz osiągane przez nią wyniki. Nic więc dziwnego, że pracodawcy wymagają, aby podwładni wykazywali się skutecznością w swoich działaniach. Sprawdź, co zrobić, by sprawnie wykonywać wszystkie zadania.

Czym jest efektywna praca?

Efektywność w pracy jest wskaźnikiem ekonomicznym informującym o skuteczności działań podejmowanych w sferze zawodowej. Istotne jest przy tym, by osiągnięcie lepszych wyników nie wymagało od pracowników podjęcia wytężonej pracy. Oznacza to, że musisz jak najlepiej wykorzystać wszystkie narzędzia, by w jak najkrótszym czasie wykonać polecenia na najwyższym poziomie.

Co wpływa na efektywność pracy w firmie?

Zgodnie z założeniami pracy Pomiar efektywności procesów za pomocą kluczowych wskaźników efektywności autorstwa Marzeny Rydzewskiej-Włodarczyk oraz Marcina Sobieraja z Uniwersytetu Szczecińskiego na efektywność całej organizacji wpływają różnorodne czynniki, do których zaliczają się:

  • prawidłowe zarządzanie zespołem,

  • dobra komunikacja,

  • zaangażowanie wszystkich pracowników,

  • odpowiednie wynagrodzenia,

  • skuteczne motywowanie,

  • wspólne ustalanie celów,

  • prawidłowy podział obowiązków.

Jak możesz wpłynąć na swoją efektywność jako pracownik?

Biorąc pod uwagę powyższe elementy, na skuteczność działań wykonywanych w pracy wpływają zarówno decyzje przełożonych, jak i zaangażowanie podwładnych. Jako pracownik masz do dyspozycji sporo narzędzi, które pozwolą Ci prawidłowo zarządzać czasem oraz zwiększyć swoją produktywność. Wystarczy kilka prostych zmian, by pracować wydajniej, nie nadwerężając przy tym swoich sił.

Uporządkuj swoje stanowisko pracy

Chaos i bałagan na biurku lub innym stanowisku pracy to wróg efektywności. Jeśli chcesz skupić się na swoich zadaniach, musisz wyeliminować ze swojego otoczenia wszystkie elementy, które Cię rozpraszają. Dlatego pracę nad podwyższeniem efektywności rozpocznij od uporządkowania dokumentów.

Podobnie zrób ze skrzynką mailową. Sprawdź, czy nie zalegają w niej stare wiadomości, na które już dawno trzeba było odpisać. Pamiętaj, że porządek to sprzymierzeniec skutecznego działania.

Planuj dzień pracy

Dobrze zaplanowany dzień pracy będzie zazwyczaj znacznie bardziej produktywny niż bezcelowe przeskakiwanie między poleceniami. Dlatego każdy powinien na początku pracy ustalić priorytety. W tym celu stwórz listę obowiązków oraz spotkań, jakie czekają na Ciebie w najbliższym czasie. Oceń, które rzeczy należy wykonać jak najszybciej, a które mogą trochę poczekać. Pamiętaj, że umiejętności organizacyjne możesz cały czas rozwijać. Nie możesz tłumaczyć się, że nie potrafisz planować. Takim zachowaniem dajesz sobie furtkę do tego, by tłumaczyć swoje niepowodzenia typem osobowości.

Sprawdzaj, ile czasu potrzebujesz na realizację konkretnych zadań

Na początku swojej pracy nad zwiększeniem efektywności sprawdź, ile czasu musisz poświęcić na konkretne polecenia. Dzięki temu łatwiej ułożysz listę i zaplanujesz cały dzień. Nie wpadaj przy tym w pułapkę przyzwyczajenia. Pamiętaj, że praca wymaga sporej dawki elastyczności. Jeśli jakieś polecenie jest bardziej skomplikowane, musisz przygotować się na dłuższą pracę nad konkretnym projektem.

Dbaj o swój czas pracy

Efektywne wykonywanie zadań nie ma nic wspólnego z ciągłym zostawaniem w pracy w nadgodzinach. Dlatego jeżeli masz więcej obowiązków, zrezygnuj z pogaduszek z kolegami i koleżankami.

Nie oznacza to, że masz zrezygnować z przerw i budowania relacji z innymi. Odpoczynek w pracy odgrywa niezwykle ważną rolę. Zastanów się za to, czy dobrze wykorzystujesz czas przeznaczony na regenerację. Nigdy nie jedz obiadu w biegu i nie odpisuj w tym czasie na zaległe maile. Jeżeli w czasie przerwy ktoś poprosi Cię o pomoc, a Ty naprawdę potrzebujesz chwili spokoju, nie bój się asertywności. Grzecznie powiedz, że w danej chwili musisz skupić się na czymś innym. W momencie, gdy obowiązków jest trochę mniej, możesz pozwolić sobie na rozmowy i kawę z koleżanką oraz kolegą.

Rozmawiaj ze swoim przełożonym

Skuteczna komunikacja z przełożonym jest kluczowa, gdy czujesz przeciążenie obowiązkami. Naucz się zatem rozmawiać z szefem nie tylko o przyjemnych sprawach, na przykład o podwyżce lub awansie, lecz także o pojawiających się problemach. W pracy mogą się zdarzyć różne nieprzewidziane sytuacje, a Ty musisz się z nimi jakoś zmierzyć. Jeśli napotykasz trudności, poinformuj o tym pracodawcę. Poproś o pomoc w rozwiązaniu problemów.

Podwyższaj swoje kwalifikacje

Podwyższanie swoich kwalifikacji to klucz do sukcesu. Zastanów się, co jest Ci najbardziej potrzebne w pracy. Być może musisz popracować nad kompetencjami miękkimi lub podszkolić znajomość języka obcego. Możesz także porozmawiać ze swoim przełożonym, by wspólnie ustalić ścieżkę rozwoju.

Określ, co Cię motywuje do pracy

Motywacja do pracy to niezwykle ważny czynnik pozwalający podwyższyć efektywność. Oczywiście w tym przypadku duże znaczenie ma polityka motywacyjna firmy. Ty, jako pracownik, musisz ocenić, czy dany program jest dla Ciebie odpowiedni. Jeżeli Twój pracodawca nie dba o prawidłowe motywowanie pracowników, szanse na podwyższenie efektywności są niewielkie. W takiej sytuacji zmiana pracy może okazać się koniecznością.

Postaw sobie cele do zrealizowania

Życie z dnia na dzień nie zawsze jest najkrótszą drogą do sukcesu. Praca i rozwój kariery wymaga stawiania sobie celów. To także najlepsza metoda, by ocenić, czy realizując zadania w konkretny sposób, jesteś w stanie osiągnąć zamierzone rezultaty. Dlatego zastanów się, czym sukces jest dla Ciebie. Czy będzie to na przykład awans w konkretnej strukturze, czy określona wysokość wynagrodzenia? A może pragniesz założyć własną firmę?

Nie odkładaj trudnych decyzji i obowiązków na później

Prokrastynacja, czyli odkładanie rzeczy na później, to jeden z większych wrogów efektywnej pracy. Taki nawyk zdecydowanie utrudni Ci osiągnięcie sukcesu. Każdy pracownik napotyka zadania, które do najprzyjemniejszych nie należą. Jeśli nawet na samą myśl o wykonaniu konkretnych poleceń odczuwasz zniechęcenie, zadbaj o swoje podejście. Wmawianie sobie, że czegoś nie lubisz, nie przyniesie dobrych rezultatów. Najczęściej po dokończeniu nielubianych obowiązków odczujesz dużą ulgę i satysfakcję, co da ci zastrzyk energii i pozwoli sprawnie przejść do łatwiejszych i ciekawszych zadań.

Zadbaj o odpoczynek po pracy

Kieruj się zasadą: wypoczęty pracownik to dobry pracownik. Zadbaj o wartościowy wypoczynek. Nie jest to takie łatwe, biorąc pod uwagę tempo życia oraz natłok zadań domowych. Wolne weekendy, chwile wytchnienia, długa kąpiel, spacery na świeżym powietrzu – to wszystko pomoże Ci po ciężkim dniu w firmie należycie zadbać o swoje dobre samopoczucie. Przeciążenie obowiązkami raczej nie pomaga w koncentracji i nie wpływa pozytywnie na kreatywność. Dlatego nie warto rezygnować z odpoczynku.

Znajdź błędy, które obniżają Twoją efektywność

Myśląc o efektywnej pracy, musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, co sprawia, że nie jesteś w stanie zdążyć ze wszystkimi zadaniami. Analiza dnia pracy to podstawa do znalezienia błędów w postępowaniu. Jeśli zatem chcesz wypracować prawidłowe działania pozwalające poprawić skuteczność, zapisuj wszystkie swoje poczynania w pracy.

Zrób tabelę, w której zaznaczysz na przykład, ile czasu trzeba było spędzić nad realizacją konkretnego projektu, jak długo trwała rozmowa z koleżanką z zespołu, i tak dalej. Tak przygotowany zestaw danych pozwoli Ci ocenić, na co tak naprawdę tracisz najwięcej czasu. Dzięki temu odpowiesz sobie na pytanie, czy Twoje działania mogą być skuteczniejsze, a praca bardziej efektywna.

Odkryj więcej artykułów

  • Dowiedz się, jak wygląda efektywna praca w zespole
  • Pasja w pracy
  • Czym jest rozwój zawodowy?
  • Jak napisać e-mail o pracę?
  • 4 funkcje zarządzania
  • 6 rad, jak połączyć życie zawodowe i prywatne
  • Jak zostać coachem?
  • Jak być elastycznym w pracy?
  • Bon przesiedleńczy wsparciem dla bezrobotnego
  • Na jaki zawód się przekwalifikować?
  • Zmiana zawodu po 30. roku życia
  • Praca na dwóch monitorach – zasady