Czym jest wniosek o wydanie świadectwa pracy?

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 18 listopada 2021

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

W sytuacji, gdy pracodawca spóźnia się z przekazaniem pisma potwierdzającego zatrudnienie, pracownik ma prawo złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy. Jak krok po kroku przygotować taki dokument i co musi się znaleźć w jego treści? W naszym artykule umieściliśmy zbiór najistotniejszych informacji na temat świadectwa pracy oraz wzór wniosku o wydanie takiego dokumentu wraz z omówieniem poszczególnych jego elementów.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to dokument, który wydawany jest pracownikowi przez pracodawcę i stanowi informacją potwierdzającą zatrudnienie danej osoby. Zaświadczenie to powinno zostać wręczone pracownikowi niezwłocznie w przypadku rozwiązania czy wygaśnięcia stosunku pracy.

Zgodnie ze wzorem dokumentu stanowiącym załącznik do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy w jego treści powinny się znaleźć informacje dotyczące:

  • okresu zatrudnienia,

  • nazwy stanowiska pracy,

  • trybu rozwiązania stosunku pracy,

  • wymiaru etatu,

  • liczby dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika,

  • okresów nieskładkowych, branych pod uwagę przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

W świadectwie pracy umieszczona zostaje ponadto informacja o ewentualnym zajęciu zarobków na skutek postępowania egzekucyjnego. Pracownik może również wnioskować o umieszczenie w piśmie dodatkowych danych dotyczących jego kwalifikacji, odbytych w czasie zatrudnienia kursów i szkoleń czy samodzielnie zrealizowanych projektów.

Biorąc pod uwagę ilość i wagę zawartych w zaświadczeniu informacji, jest ono niezwykle ważne zarówno z punktu widzenia przyszłego pracodawcy, jak i samego pracownika.

Warto podkreślić, że w świadectwie nie ma miejsca, w którym pracodawca mógłby ocenić jakość pracy czy zaangażowanie pracownika. Z tego względu część osób decyduje się na wystosowanie do jednostki zatrudniającej prośby o wystawienie opinii o pracowniku czy też listu polecającego zawierającego informacje o umiejętnościach, sukcesach i atutach zatrudnionego.

Kiedy pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy?

Przygotowanie i wydanie pracownikowi świadectwa pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Oznacza to, że dokument musi być wystawiony zarówno wtedy, gdy umowa zostaje rozwiązana, jak i wówczas, gdy wygaśnie z uwagi na upływ określonego terminu, na który została zawarta. Jedyną okolicznością, która zwalnia pracodawcę z tej powinności, jest sytuacja, w której pracownik nawiązuje z danym pracodawcą kolejną umowę, bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniego stosunku pracy. Umowa taka powinna być zawarta w ciągu 7 dni od ustania poprzedniego zatrudnienia. W takim przypadku pracownik otrzymuje świadectwo pracy wyłącznie na własne żądanie, po złożeniu odpowiedniego wniosku o wystawienie takiego dokumentu.

Co warte podkreślenia obowiązek ten spoczywa na pracodawcy bez względu na rodzaj umowy o pracę zawartej z pracownikiem i nie może być uzależniony od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z zatrudniającym. W praktyce oznacza to, że pracodawca musi wystawić pracownikowi świadectwo pracy, nawet jeżeli ten ostatni nie wywiązał się ze swoich zobowiązań wobec firmy.

Jakie są terminy wystawienia świadectwa pracy?

Zgodnie z przepisami prawa pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa zatrudnienia w dniu ustania stosunku pracy. Pracownik może odebrać zaświadczenie osobiście lub też upoważnić do tej czynności wybraną osobę. Upoważnienie takie powinno być sporządzone w formie papierowej lub elektronicznej. Jeżeli z jakiegoś powodu nie będzie to możliwe, dopuszczalne jest również dostarczenia dokumentu za pośrednictwem poczty czy kuriera, jednak nie później niż w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy.

Jedynie w przypadku, gdy osoba, która zajmuje się w firmie przygotowywaniem świadectw pracy, jest nieobecna, lub też firma zewnętrzna prowadząca usługi kadrowe dla danej firmy nie ma możliwości wystawienia pisma danego dnia, dopuszczalne jest wystawienie świadectwa w innym terminie niż ten, w którym ustała umowa łącząca pracownika z pracodawcą.

Wraz z formularzem zatrudniający ma obowiązek dostarczyć pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej w firmie. W piśmie powinna się też znajdować adnotacja wskazująca możliwy termin odbioru przedmiotowej dokumentacji.
Za nieterminowe wystawienie certyfikatu potwierdzającego zatrudnienie na firmę mogą zostać nałożone kary finansowe. Ich wysokość zależna jest od decyzji organu kontrolnego.

Jak napisać podanie o wydanie świadectwa pracy?

Pismo, w którym ubiegasz się o wydanie świadectwa pracy, powinno zawierać kilka niezbędnych elementów:

  • datę i miejsce sporządzenia podania,

  • dane pracodawcy i pracownika,

  • tytuł dokumentu,

  • wskazanie umowy, której dotyczy sprawa,

  • określenie okresu zatrudnienia,

  • podpis wnioskującego.

Przygotowując wniosek, pamiętaj o podaniu swoich dokładnych danych osobowych. Dlaczego to tak istotne? Szczegółowe informacje ułatwiają identyfikację nadawcy, co może być ważne zwłaszcza wtedy, gdy podanie trafi do zatrudniających wiele osób korporacji, w których może się zdarzyć zbieżność nazwisk.

W treści pisma napisz, o jaki dokument się ubiegasz, wskaż okres zatrudnienia dla danej umowy o pracę oraz nazwę zajmowanego stanowiska i działu. W zależności od potrzeb we wniosku możesz umieścić również prośbę o uwzględnienie kilku rodzajów umów dotyczących Twojego zatrudnienia u danego pracodawcy.

Często stosowaną praktyką jest umieszczanie w podaniu podstawy prawnej ubiegania się o wydanie świadectwa pracy, tj. art. 97 § 1 Kodeksu pracy, jednak powoływanie się na wymienione zapisy nie jest konieczne. Bezwzględnie wymagane natomiast jest, aby podanie własnoręcznie podpisać.

Wniosek o wydanie świadectwa pracy wzór

Poniżej znajdziesz kilka wzorów wniosku o wydanie świadectwa pracy. W zależności od potrzeb możesz je dowolnie zmodyfikować, dostosowując do indywidualnych wymagań.

Wzór 1

[Miejscowość i data]

[Imię i nazwisko pracownika]
[Adres i telefon]
[Pesel]
[Nazwa firmy]

Wniosek o wydanie świadectwa pracy

Na podstawie art. 97 § 1 Kodeksu pracy proszę o wydanie świadectwa pracy, które dotyczy:

  1. Umowy zawartej na okres próbny od dnia………………r. do dnia……………………………r.

  2. Umowy zawartej na czas określony od dnia……………r. do dnia……………………………r.

Z poważaniem

[Podpis pracownika]

Wzór nr 2

[Miejscowość i data]

[Imię i nazwisko pracownika]

[Adres i telefon]

[Pesel]

[Nazwa firmy]

Wniosek o wydanie świadectwa pracy

Zwracam się z wnioskiem o wydanie mi świadectwa pracy dotyczącego umowy o pracę o numerze…/z dnia………………r., która obowiązywała w okresie………………………………………….

Z poważaniem

……………………

[Podpis pracownika]

Wniosek najlepiej jest przekazać bezpośrednio do pracodawcy w formie pisemnej. Jeżeli nie ma takiej możliwości, prześlij pismo za pośrednictwem poczty lub też złóż je w formie elektronicznej. Pamiętaj, że wykorzystując tę ostatnią metodę, warto się upewnić, czy pracodawca faktycznie otrzymał Twoją prośbę. W tym celu możesz skorzystać z opcji wysłania wiadomości mailowej z potwierdzeniem doręczenia.

Błędy w świadectwie pracy

Po otrzymaniu świadectwa pracy warto dokładnie sprawdzić dokument i zweryfikować zawarte w nim dane. Do najczęściej pojawiających się błędów popełnianych przez osoby wypełniające dokument należą:

  • nieprawidłowy tryb i podstawa rozwiązania stosunku pracy,

  • podanie błędnych okresów nieskładkowych,

  • zamieszczanie informacji o zaległym urlopie wypoczynkowym,

  • pominięcie informacji o częściach urlopu wychowawczego.

W jaki sposób sprostować świadectwo pracy?

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości masz prawo w ciągu 14 dniu wystąpić do pracodawcy z prośbą o sprostowanie otrzymanego pisma. W treści wniosku warto wskazać konkretne punkty świadectwa, które zostały opisane błędnie, oraz przytoczyć ich poprawną treść.

Jeżeli pracodawca nie jest skłonny do zmiany swojego stanowiska, a tym samym nie zgadza się na uwzględnienie Twojego wniosku, masz kolejne 14 dni na wystąpienie na drogę sądową w celu sprostowania dokumentu.

Podobna sytuacja ma miejsce, gdy firma zatrudniająca nie wywiąże się z obowiązku wydania pracownikowi świadectwa pracy, nawet pomimo otrzymania od niego wniosku z ponagleniem. Wówczas jako osoba zatrudniona masz prawo wystąpić do właściwego ze względu na miejsce zamieszkania sądu rejonowego z wnioskiem o wydanie stosownego certyfikatu.

Co warte podkreślić w treści pisma możesz wnioskować o zwrot kosztów postępowania sądowego. Przygotowując pismo, opisz w zwięzły sposób okoliczności, w których jako pracownik nie otrzymałeś niezbędnych dokumentów potwierdzających zatrudnienie.

Świadectwo pracy to niezwykle ważny dokumentu przydatny nie tylko podczas aktywnego poszukiwania zatrudnienia, ale i wówczas, gdy chcesz otrzymać prawo do zasiłku dla bezrobotnych czy starasz się o emeryturę. Z tego względu istotne jest, aby wiedzieć, w jaki sposób wyegzekwować pismo od pracodawcy i na co zwrócić uwagę po jego otrzymaniu.

Umieszczone w artykule wnioski o wydanie świadectwa pracy są tylko przykładami. Właściwy wniosek powinien przed wysłaniem zostać prawidłowo sformatowany.

Odkryj więcej artykułów