Co to jest outsourcing

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 6 czerwca 2022

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Outsourcing już od wielu lat jest wykorzystywany w polskich przedsiębiorstwach. Przywędrował do nas ze Stanów Zjednoczonych i rozgościł się na stałe, zwłaszcza w dużych firmach. Co to jest outsourcing? Jakie niesie korzyści i zagrożenia? Oto odpowiedzi na najważniejsze pytania.

Co to jest outsourcing?

Termin outsourcing pochodzi od trzech angielskich słów: outside-resource-using, co w najprostszym tłumaczeniu oznacza korzystanie z zewnętrznych źródeł. Jest to forma pracy, w której jedna firma przekazuje część zadań, procesów lub projektów do zrealizowania drugiemu przedsiębiorstwu wyspecjalizowanemu w danej dziedzinie. Za źródło i podstawę tej niezwykle obecnie popularnej koncepcji zarządzania biznesem można uznać słowa amerykańskiego przemysłowca Henry'ego Forda z 1923 roku:

  • Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.

Rodzaje outsourcingu

Istnieją 3 podstawowe rodzaje outsourcingu. Pierwszy z nich, zewnętrzny (inaczej kontraktowy), jest najczęściej stosowany. W takim wypadku dokładnie określone obowiązki powierza się firmie zewnętrznej, a ich realizacja odbywa się na terenie przedsiębiorstwa zewnętrznego.

Kolejny rodzaj, outsourcing wewnętrzny (inaczej kapitałowy), polega na utworzeniu spółki siostrzanej, która przejmuje odpowiedzialność za pewne obszary działalności. Można się także spotkać z outsourcingiem pracowniczym, który polega na wypożyczeniu pracowników. Wynajem pracowniczy, zwany także leasingiem, musi się odbywać za zgodą danej osoby, zgodnie z art. 174. Kodeksu pracy:

Za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.

Jak działa outsourcing?

Decyzja o wprowadzeniu do firmy outsourcingu powinna być dokładnie przemyślana. Zarząd musi bowiem ocenić, jakimi zasobami dysponuje i czy przy obecnym finansowym stanie przedsiębiorstwa można zrealizować konkretne zadania. Jeśli nie, należy się zastanowić, czy tańsze będzie zatrudnienie pracowników, czy też skorzystanie z outsourcingu. Redukcja kosztów jest w tym wypadku jednym z decydujących czynników.

Wdrożenie outsourcingu w firmie

Jeżeli wsparcie przy niektórych procesach faktycznie jest konieczne i zapadła decyzja o wprowadzenie outsourcingu, należy poszukać odpowiedniej firmy. Wybór musi być bardzo dobrze przemyślany, dlatego sama procedura wprowadzania zajmuje trochę czasu.

Właściciele firmy muszą bardzo dokładnie określić swoje wymagania, a w trakcie rozmów ustalić wszelkie szczegóły związane z zakresem współpracy oraz z budżetem.

Podpisanie umowy

Gdy została podjęta decyzja o wyborze konkretnego partnera, należy podpisać umowę. Nie jest to zwykła umowa zlecenia. Outsourcing to bardziej zaawansowana i rozbudowana forma współpracy, dlatego w umowie należy bardzo dokładnie określić:

  • zakres zadań;

  • okres, w jakim firma outsourcingowa wspiera inną firmę;

  • czy obowiązki mają być wykonywane w pełnym wymiarze czasu pracy;

  • liczbę pracowników podejmujących działania;

  • dokładny cennik zarówno za podstawowe usługi, jak i dodatkowe działania;

  • miejsce świadczenia usług;

  • osoby odpowiedzialne za kontakt między firmami;

  • zakres odpowiedzialności za szkody;

  • zakres klauzul poufności.

Przygotowanie pracowników firmy

Istotną częścią wprowadzenia outsourcingu do firmy jest przygotowanie pracowników. W tym wypadku komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna odgrywają niezwykle ważną rolę. Aby przedsiębiorstwo mogło poprawnie funkcjonować, należy przekazać wszystkim osobom kontakty do pracowników odpowiedzialnych za realizację zadań. Dzięki temu można sprawnie rozwiązywać problemy oraz zlecać dodatkowe zadania do wykonania.

Jakie korzyści niesie outsourcing?

Podjęcie współpracy z dobrze wybranym partnerem zewnętrznym może przynieść firmie wiele korzyści. Do najważniejszych zalet outsourcingu należą:

  • zmniejszenie kosztów związanych z rekrutacją, szkoleniem nowych pracowników, tworzeniem nowych stanowisk i zakupem sprzętu;

  • zwiększenie zysków;

  • realizacja zadań przez specjalistów w danej dziedzinie;

  • możliwość wykorzystania nowoczesnych technologii bez konieczności inwestycji;

  • oszczędność czasu i energii;

  • zwiększenie wydajności firmy;

  • rozwój przedsiębiorstwa.

Zalety outsourcingu z punktu widzenia pracowników

Outsourcing jest także dobrym rozwiązaniem, gdy zatrudnione osoby są przeciążone obowiązkami. Przekazanie części obowiązków firmie zewnętrznej sprawi, że pracownicy będą mogli poświęcić czas na realizację innych zadań. Dzięki temu przedsiębiorstwa mają szansę realizować nowe projekty, a także zdecydować się na trudniejsze wyzwania. W konsekwencji może to pozytywnie wpłynąć na podniesienie standardów świadczonych usług i zwiększenie konkurencyjności firmy.

Niekorzystne strony outsourcingu

Każda metoda zarządzania przedsiębiorstwem ma swoje wady i zalety. Podobnie jest w przypadku outsourcingu. Do najczęściej wymienianych zagrożeń, jakie mogą wynikać ze współpracy z firmami zewnętrznymi, można zaliczyć:

  • wybór niekompetentnego partnera,

  • brak komunikacji zewnętrznej,

  • niewywiązywanie się pracowników zewnętrznych ze swoich obowiązków,

  • nieprzestrzeganie zasad określonych w umowie,

  • utratę kontroli nad niektórymi procesami,

  • możliwości wycieku poufnych danych,

  • zmniejszenie znaczenia i motywacji zatrudnionych pracowników wiążące się z ryzykiem składania wypowiedzeń,

  • wysokie koszty.

Negatywny wpływ outsourcingu na pracowników firmy

Korzystanie z usług firmy zewnętrznej zawsze niesie pewne ryzyko. Przede wszystkim może się wiązać ze spadkiem motywacji pracowników wewnętrznych, jeśli pracodawca bardziej się skupi na ekspertach z firmy zewnętrznej. Takie zachowanie negatywnie odbije się na jakości świadczonych usług. Niedoceniony pracownik nie będzie chciał dłużej pracować w danym przedsiębiorstwie i zacznie szukać nowej pracy.

Czasami problemem okazują się kłopoty z komunikacją. W takiej sytuacji trudno się porozumieć z pracownikami z firmy zewnętrznej, którzy mają zupełnie inną wizję realizacji zleconych zadań. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy niezwykle ważną rolę odgrywa dokładne określenie szczegółów wzajemnych relacji.

Jakie są najpopularniejsze obszary outsourcingu?

W polskich firmach outsourcing jest bardzo popularny, zwłaszcza w dużych korporacjach. Przedsiębiorstwa korzystają z usług nie tylko krajowych partnerów, lecz także zagranicznych. Najczęściej dotyczy to następujących obszarów:

  • Administrowanie działu kadr i płac

  • Realizacja zadań z dziedziny IT

  • Księgowość, a zwłaszcza podatki

  • Zarządzanie dokumentami

  • Zarządzanie środkami trwałymi

  • Audyty wewnętrzne

  • Zaopatrzenie

  • Finanse i rachunkowość

  • Obsługa klienta (głównie zagranicznego)

Przykłady outsourcingu

Przykładów outsourcingu jest bardzo dużo. Najczęściej współpracę zleca się w dokładnie określonym zakresie, wykraczającym poza specjalizację przedsiębiorstwa.

Firmy specjalizujące się na przykład w usługach z zakresu księgowości podpisują umowy z firmami informatycznymi. Programiści i informatycy odpowiadają za poprawne działanie aplikacji wykorzystywanych do księgowania, a w razie awarii starają się jak najszybciej usunąć usterki.

Z drugiej strony przedsiębiorstwa z branży IT mogą korzystać z usług biur księgowych prowadzących całą administrację kadrowo-płacową. Przedsiębiorstwo zewnętrzne przygotowuje umowy i rozliczenia podatkowe. Podobnie będzie w przypadku firm, które zdecydowały się na obsługę klientów zagranicznych, jednak nie dysponują aż takim zapleczem osób znających konkretne, rzadziej spotykane języki obce.

Outsourcing nie jest nową metodą zarządzania przedsiębiorstwami. W ciągu wielu lat zasady metody zostały rozwinięte, dzięki czemu dziś nawiązanie współpracy nie jest trudne. Znajomość zagrożeń i korzyści sprawia, że pracodawcy mogą świadomie wybrać partnera biznesowego, mając jednocześnie na uwadze dobro pracowników.

Odkryj więcej artykułów