Zmiana warunków pracy — jak to zrobić?

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

8 maja 2022

Podpisanie umowy o pracę nie oznacza, że już zawsze będą Cię obowiązywać zasady ustalone przed podjęciem zatrudnienia. Zmiana warunków pracy jest możliwa zarówno z inicjatywy pracownika, jak i pracodawcy.

Z artykułu dowiesz się, jak doprowadzić do zmiany istotnych warunków Twojego zatrudnienia. Wyjaśnimy Ci różnicę pomiędzy porozumieniem a wypowiedzeniem zmieniającym oraz podpowiemy, co możesz zrobić, jeśli to pracodawca zainicjował ten proces.

Czym jest zmiana warunków pracy?

Zgodnie z przepisami prawa każda umowa o pracę powinna zawierać zapisy dotyczące przede wszystkim:

  • rodzaju pracy (stanowisko),

  • miejsca pracy,

  • wynagrodzenia,

  • wymiaru czasu pracy.

Wymienione wyżej elementy umowy określają tak zwane istotne warunki zatrudnienia, których zmiana wymaga odpowiedniego postępowania i zgody obu stron kontraktu. Pracodawca w ramach uprawnień zarządczych nie może Cię skierować do innej pracy, zmienić warunków płacowych, przenieść do innego oddziału firmy lub zmienić Twojego wymiaru czasu pracy. W zależności od sytuacji i strony, która inicjuje proces, zmiany takie mogą nastąpić wyłącznie na drodze porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego.

Co to jest porozumienie zmieniające?

Porozumienie zmieniające jest rodzajem dwustronnej czynności prawnej, która znajduje wyraz w zgodnym oświadczeniu woli obu stron umowy o pracę. Zawarcie porozumienia może nastąpić zarówno z inicjatywy pracownika, jak i pracodawcy. W sposób formalny jest ono zazwyczaj realizowane w postaci aneksu do umowy o pracę, w którym określane są nowe warunki zatrudnienia.

Aneks do umowy o pracę może skutkować zarówno zmianami na korzyść pracownika, jak i na korzyść pracodawcy. Co ważne, zmiany te nie mogą być jednak zbyt daleko idące. Ustalona pomiędzy stronami treść porozumienia nie może wprowadzać regulacji mniej korzystnych niż Kodeks pracy.

Porozumienie zmieniające stosowane jest na przykład w przypadku podwyżki wynagrodzenia, niezależnie od tego, czy podwyżka taka została wynegocjowana przez pracownika, czy też zaproponowana przez pracodawcę. Jeśli posiadasz dobre argumenty do awansu, a pracodawca się z Tobą zgodzi, możecie przypieczętować zmianę za pomocą aneksu do pierwotnej umowy. Na drodze porozumienia zmieniającego możliwe jest również przekształcenie rodzaju umowy o pracę, na przykład umowy terminowej w umowę na czas nieokreślony.

Przepisy nie wymagają, by porozumienie zostało zawarte na piśmie, zwyczajowo jednak zachowuje się tę formę. Takie podejście ułatwia prowadzenie spraw kadrowych, archiwizowanie dokumentów oraz ma duże znaczenie w przypadku konieczności rozstrzygania sporu przed Sądem Pracy.

Czym jest wypowiedzenie zmieniające?

W odróżnieniu od porozumienia stron wypowiedzenie zmieniające jest czynnością jednostronną. Do jego zastosowania uprawniony jest wyłącznie pracodawca, a samo wypowiedzenie warunków pracy i płacy uznaje się za dokonane, jeśli zostaną Ci przedstawione na piśmie nowe warunki zatrudnienia. Ten rodzaj wypowiedzenia składa się z dwóch części:

  • wypowiedzenia aktualnych warunków w określonym zakresie,

  • propozycji nowych zasad zatrudnienia.

Wypowiedzenie tego typu zazwyczaj stosowane jest przez pracodawców, gdy zmiana warunków zatrudnienia jest niekorzystna z punktu widzenia pracownika. Do najczęstszych powodów wyboru tej formy zmiany warunków pracy należą:

  • konieczność obniżenia wynagrodzenia pracownika z powodów ekonomicznych,

  • zmiana systemu wynagradzania,

  • zmiana miejsca pracy, na przykład przeniesienie do oddziału w innym mieście,

  • zmiana charakteru pracy.

Artykuł 42 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące wypowiadania umów o pracę. Oznacza to między innymi, że należy odpowiednio uzasadnić przyczynę zmiany warunków pracy. Przyczyna ta musi być rzeczywista i weryfikowalna, gdyż w razie sporu będzie szczegółowo badana przez Sąd Pracy.

Jako pracownik masz prawo nie przyjąć zmiany warunków pracy i płacy. Jeżeli tak zrobisz, Twoja umowa o pracę zostanie rozwiązana po upływie okresu wypowiedzenia, który uzależniony jest od stażu pracy u obecnego pracodawcy.

Zmiana warunków zatrudnienia a zgoda pracownika

W większości przypadków pracodawca będzie musiał uzyskać Twoją zgodę na zmianę warunków pracy i płacy, istnieją jednak wyjątki od tej zasady. W jakich sytuacjach pracodawca może, pod pewnymi warunkami, jednostronnie zmienić warunki zatrudnienia?

Podwyżka wynagrodzenia
Określenie wysokości Twojej pensji jest elementem wymaganym w umowie o pracę. Zmiana jej wysokości na Twoją korzyść powinna być przeprowadzona w drodze porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego, ale możliwe jest uzyskanie tzw. zgody dorozumianej. Oznacza to, że jeżeli pracodawca podniesie Twoje wynagrodzenie, a Ty nie wniesiesz sprzeciwu, uznaje się, że wyrażasz na to zgodę.

Czasowe powierzenie innej pracy
Zgodnie z Kodeksem pracy w uzasadnionych przypadkach pracodawca może powierzyć Ci inną pracę niż ta określona w umowie. Sytuacja ta nie może jednak trwać dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym ani powodować obniżenia pensji. Powierzona Ci praca powinna również odpowiadać Twoim kwalifikacjom.

Zmiana nazwy stanowiska
Mimo że nazwa stanowiska pracy zazwyczaj jest określona w umowie o pracę, jego zmiana nie musi powodować konieczności aneksowania dokumentu. Pracodawca ma możliwość dokonania korekty w ramach uprawnień zarządczych, które wynikają z przepisów Kodeksu pracy. Jeśli jednak nazwa stanowiska jest bardzo istotna (na przykład ze względu na prestiż, uprawnienia itp.), zmiana w tym zakresie wymagać będzie zawarcia porozumienia lub zaakceptowania wypowiedzenia zmieniającego.

Zmiana warunków pracy z punktu widzenia pracownika

Jeżeli pracujesz już dłuższy czas, przychodzi w końcu moment, w którym dojrzewasz do decyzji, by poprosić o podwyżkę. Pracodawca, doceniając Twoje zaangażowanie i osiągnięcia, zgadza się. Nie pozostaje Wam nic innego, niż podpisać porozumienie zmieniające w postaci aneksu do umowy o pracę. Zmiana warunków może przebiegać podobnie, jeśli to pracodawca zaproponuje Ci awans lub wyższe wynagrodzenie. Wszystko odbywa się w przyjemnej atmosferze i za obopólną zgodą.

Co jednak w sytuacji, gdy zmiana warunków pracy jest dla ciebie niekorzystna? Pracodawca może w tym przypadku przekazać Ci wypowiedzenie zmieniające, w którym jednocześnie wypowie warunki obecnej umowy o pracę oraz zaproponuje nowe. W tej sytuacji masz prawo odrzucić propozycję pracodawcy.

Jak przyjąć nowe warunki pracy i płacy?

Jeżeli zgadzasz się na zaproponowane warunki, nie musisz w zasadzie nic robić. Przepisy Kodeksu pracy stanowią, że jeżeli przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złożysz pracodawcy oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków, uznaje się, że zostały one zaakceptowane. Możesz także wprost złożyć oświadczenie o akceptacji zmian. W każdym przypadku nowe warunki zaczną obowiązywać po okresie wypowiedzenia, który zależny jest od Twojego stażu u pracodawcy.

Wypowiedzenie zmieniające musi zawierać pouczenie o możliwości i terminie odrzucenia zaproponowanych warunków. Jeżeli pracodawca nie umieścił odpowiedniej klauzuli, czas na podjęcie decyzji zostanie wydłużony do końca okresu wypowiedzenia.

Jak odrzucić zmianę warunków pracy?

Jeżeli nie chcesz przyjąć nowych regulacji dotyczących zatrudnienia, musisz pamiętać o zachowaniu kilku zasad.

Odmowa przyjęcia nowych warunków zatrudnienia oznacza, że Twoja umowa o pracę wygaśnie z upływem wypowiedzenia. Termin złożenia oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków wynosi połowę okresu wypowiedzenia. Niedotrzymanie go oznaczać będzie akceptację propozycji pracodawcy w trybie zgody dorozumianej. Jeżeli mimo to zdecydujesz się na zerwanie umowy z pracodawcą, musisz złożyć odrębne wypowiedzenie umowy o pracę.

Pamiętaj też, że odmowa przyjęcia musi być wyraźna. Formalnie nie ma obowiązku składania oświadczenia na piśmie i możesz je złożyć nawet ustnie, jednak pisemna forma jest zalecana ze względów dowodowych.

Jeśli uważasz, że wypowiedzenie zmieniające narusza Twoje prawa pracownicze, możesz odwołać się do Sądu Pracy. W trakcie badania odwołania Sąd oceni, czy rację masz Ty, czy pracodawca.

Jak pracodawca może zmienić warunki zatrudnienia?

Jak wspomnieliśmy wcześniej, w przypadku zmiany warunków zatrudnienia mają zastosowanie ogólne przepisy o wypowiadaniu umów. Oznacza to, że poza ustaleniem i zastosowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia pracodawca jest zobowiązany między innymi do:

  • uzasadnienia w odpowiedni sposób przyczyny wypowiedzenia warunków pracy, z którym pracownik ma prawo się nie zgodzić,

  • pouczenia pracownika o możliwości odrzucenia zaproponowanych warunków wraz ze wskazaniem terminu złożenia stosownego oświadczenia,

  • pouczenia pracownika o możliwości złożenia odwołania do Sądu Pracy,

  • skonsultowania zamiaru złożenia wypowiedzenia zmieniającego z organizacją związkową, jeśli pracownik jest jej członkiem.

Ponadto nie można zmienić istotnych warunków pracy i płacy w drodze wypowiedzenia pracownikom, którzy chronieni są przed zwolnieniem z pracy. Dotyczy to na przykład osób w wieku przedemerytalnym.