Oświadczenie o niekaralności do pracy

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

6 maja 2022

Zaświadczenie o niekaralności do pracy potrzebne jest w przypadku dokładnie określonych zawodów, w których nieposzlakowana opinia odgrywa niezwykle ważną rolę. Czy zdobycie takiego dokumentu jest trudne? Przy jakich rekrutacjach pracodawca ma prawo zażądać oświadczenia, a przy jakich takie działanie jest niedopuszczalne? W niniejszym artykule znajdziesz odpowiedzi na wszystkie pytania.

Jakie informacje znajdują się w Krajowym Rejestrze Karnym?

Jakie przewinienia mogą wpływać na karierę zawodową? W Krajowym Rejestrze Karnym znajdują się rozbudowane informacje, przede wszystkim o:

  • prawomocnych przestępstwach skarbowych,

  • postępowaniach prawomocnie umorzonych w sprawach o przestępstwa skarbowe,

  • obywatelach Polski, którzy zostali skazani przez sądy zagraniczne,

  • osobach poszukiwanych listami gończymi,

  • osobach tymczasowo aresztowanych,

  • osobach nieletnich, które ze względu na problemy z prawem podlegały środkom zaradczym wychowawczym, poprawczym lub wychowawczo-leczniczym,

  • osobach odbywających karę dożywocia, karę 25 lat pozbawienia wolności czy aresztu wojskowego.

Powyższe informacje mogą znacznie ograniczać możliwości podjęcia pracy, zwłaszcza w przypadku zawodów zaufania publicznego.

O jakie informacje może pytać pracodawca podczas rekrutacji?

W trakcie spotkania rekrutacyjnego pracodawca nie może poruszać pewnych tematów. Istotne są tylko te informacje, które mają bezpośredni związek z prawidłowym wypełnianiem obowiązków zawodowych. Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy rekruter ma prawo zapytać potencjalnego pracownika o następujące dane:

  • imię i nazwisko,

  • data urodzenia,

  • dane kontaktowe,

  • wykształcenie,

  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia,

  • dodatkowe kwalifikacje zawodowe.

W momencie podpisywania umowy potrzebne są kolejne informacje, czyli: numer PESEL, adres i numer rachunku bankowego, na który będzie przelewana pensja. Pracodawca ma także prawo zapytać o dane dotyczące rodziny, na przykład o liczbę dzieci, jeśli trzeba ustalić wymiar urlopu rodzicielskiego.

Kiedy wymagane jest oświadczenie o niekaralności?

Zaświadczenie o niekaralności należy przedstawić tylko w przypadku niektórych zawodów. Pracodawca może zatem wymagać odpowiedniego dokumentu, jeżeli w ustawach o danych profesjach znajduje się informacja o obowiązku przedstawienia pisma potwierdzającego brak karalności. Zgodnie z obecnymi przepisami dotyczy to następujących zawodów:

  • nauczycieli,

  • sędziów, komorników, prokuratorów,

  • pracowników kontroli skarbowej,

  • policjantów,

  • detektywów,

  • doradców skarbowych,

  • przedstawicieli straży granicznej,

  • licencjonowanych pracowników ochrony,

  • pracowników przedszkoli,

  • agentów celnych,

  • właścicieli kantorów zajmujących się wymianą walut,

  • pracowników samorządowych.

W większości przypadków chodzi o zawody zaufania publicznego na przykład nauczyciele muszą wykazać, że nigdy nie zostali skazani za żadne przestępstwa w stosunku do nieletnich podopiecznych. Wszystkie przepisy dotyczące zaświadczenia o niekaralności zawarte są w Ustawie z dnia 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym.

Istotne jest, że takie zaświadczenie należy przedstawiać cyklicznie. Na przykład nauczyciel, który miał podpisaną umowę na 2 lata, musi w przypadku przedłużenia zatrudnienia donieść nowe pismo z aktualną datą.

Czy pracodawca może zażądać dokumentu, jeśli nie określa tego żadna ustawa?

Czy w takim razie pracodawca może zażądać informacji o niekaralności, jeśli przepisy tego nie przewidują? Odpowiedź jest jedna: NIE! Jeżeli w przypadku konkretnego stanowiska dane o niekaralności nie są wymagane prawnie, to przedsiębiorca nie ma prawa prosić o przedstawienie dokumentu. Takie działanie może zostać potraktowane jako próba dyskryminacji, co wiąże się z poważnymi konsekwencjami dla zatrudniającego.

W niektórych sytuacjach kandydaci sami decydują się na załączenie zaświadczenia do dokumentów rekrutacyjnych obok CV i listu motywacyjnego. Jest to ich świadoma decyzja i prawdopodobnie chcą w ten sposób podnieść swoją wartość jako przyszłego zaufanego podwładnego. Rekruterzy nie powinni jednak brać pod uwagę takich dokumentów, by nie narazić się na wspomniane już oskarżenie o dyskryminację. Jeśli zatem nie ma potrzeby dostarczać zaświadczenia, lepiej tego nie robić.

Zaświadczenie o niekaralności w procesie rekrutacji

Przygotowując się do aplikacji, należy bardzo wnikliwie przeczytać ogłoszenie rekrutacyjne. To właśnie w tym miejscu podane są wszystkie wymagania, jakie musi spełnić kandydat, by pracodawca wziął pod uwagę jego CV. W ogłoszeniu powinna się znaleźć się wzmianka o konieczności przedstawienia zaświadczenia o niekaralności.

Warto przy tym pamiętać, że dokument tego typu zawsze przedstawia stan zgodny z datą jego wydania. A to oznacza, że przy każdej rekrutacji, nawet jeśli dzieli je tylko miesiąc, trzeba donieść nowe świadectwo. Dokumenty z datą wsteczną nie będą stanowiły poświadczenia niekaralności.

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności?

Uzyskanie dokumentu potwierdzającego brak konfliktów z prawem nie jest trudne. Można wykorzystać do tego kilka dróg: internetową, odbiór osobisty lub za pomocą tradycyjnej poczty.

Uzyskanie zaświadczenia przez internet

Jeżeli chcesz załatwić sprawę bez wychodzenia z domu, musisz zarejestrować się na rządowej stronie Krajowego Rejestru Karnego, czyli e-KRK. Wymagany jest podpis zaufany, podpis osobisty lub kwalifikowany podpis elektroniczny dzięki nim możesz po rejestracji w KRK podpisać elektroniczny wniosek o zaświadczenie. Ostatni etap to dokonanie opłaty za wydanie świadectwa o niekaralności. Aktualna stawka w przypadku drogi elektronicznej wynosi 20 .

Zgodnie z obowiązującymi przepisami maksymalny czas oczekiwania na przesłanie dokumentu to 7 dni. W rzeczywistości wnioskodawcy otrzymują pismo znacznie szybciej, czasem nawet tego samego dnia. Warto przy tym pamiętać, że zaświadczenie jest przesyłane w formie XML. Taki plik można zapisać na jakiejkolwiek pamięci przenośnej. Można go również wydrukować, jednak wtedy nie jest traktowany jak dokument oficjalny. W rekrutacji będzie wzięte pod uwagę wyłącznie pismo w wersji cyfrowej.

Osobisty odbiór zaświadczenia o niekaralności

Dokument w formie papierowej można odebrać osobiście w punktach informacji Krajowego Rejestru Karnego znajdujących się przy niektórych sądach rejonowych. Szczegółową informację o miejscach, w których jest to możliwe, znajdziesz w internecie.

Aby uzyskać papierowy dokument, również musisz przedstawić odpowiedni wniosek. Można go pobrać ze strony rządowej KRK lub wypełnić na miejscu. Konieczna jest także opłata, która w tym wypadku wynosi 30 zł. Wpłaty można dokonać w kasie danego sądu albo zrobić przelew wcześniej i przedstawić urzędnikowi potwierdzenie. Wnioskodawcy muszą też pamiętać, by zabrać ze sobą dowód osobisty.

Uzyskanie zaświadczenia drogą pocztową

Kolejny sposób to uzyskanie zaświadczenia za pomocą tradycyjnej poczty. W tym celu należy wydrukować wniosek ze wspomnianej już strony rządowej i wysłać go do placówki Krajowego Rejestru Karnego. Do listu należy także dołączyć dowód wpłaty 30 zł. Urzędy wysyłają wydrukowane zaświadczenie w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Jeśli zatem potrzebujesz dokumentu jak najszybciej, lepiej wybrać jeden z dwóch pierwszych sposobów.