Rozmowa kwalifikacyjna – recepcjonistka

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 31 maja 2022

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Rozmowa kwalifikacyjna na stanowisko recepcjonistki to często drugi i ostatni etap procesu rekrutacyjnego. Od tego, w jaki sposób się zaprezentujesz, zależy czy otrzymasz propozycję pracy. Twoja szansa na sukces zdecydowanie wzrośnie, jeśli starannie przygotujesz się na spotkanie z rekruterem.

Kompetencje recepcjonistki/recepcjonisty

Pracownik recepcji jest wizytówką firmy. Zazwyczaj ten zawód wybierają kobiety, ale coraz częściej za kontuarem recepcji można spotkać również mężczyznę. Osoba ta odpowiada za pierwszy kontakt z gościem. Do głównych obowiązków recepcjonistki lub recepcjonisty należy opieka nad klientem oraz organizacja pracy recepcji. Od pracowników na tym stanowisku oczekuje się przede wszystkim umiejętności obsługi programów takich jak kalendarz rezerwacji, edytory tekstowe czy arkusze kalkulacyjne, oraz skrupulatności i uporządkowania. Pracodawcy zwracają również uwagę na sympatyczne usposobienie, wysoko rozwinięte zdolności komunikacyjne, umiejętność zachowania spokoju, zdolność rozwiązywania konfliktów oraz nienaganne maniery.

Właśnie te kompetencje rekruter będzie sprawdzał podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Fakt otrzymania zaproszenie na spotkanie świadczy o dobrym przygotowaniu dokumentów aplikacyjnych. Twoje profesjonalne CV i ciekawy list motywacyjny przyciągnęły uwagę rekrutera, który chce poznać Cię osobiście.

Jak się przygotować do rozmowy kwalifikacyjnej?

Wiesz już, że podczas rozmowy kwalifikacyjnej będą przede wszystkim weryfikowane Twoje kompetencje. Rekruter może również chcieć sprawdzić zgodność informacji podanych w dokumentach aplikacyjnych ze stanem faktycznym. Zanim jednak rozpocznie się spotkanie, zadbaj o takie szczegóły jak:

Właściwy ubiór

Strój na rozmowę kwalifikacyjną powinien być przede wszystkim schludny i dopasowany do stanowiska, o które się starasz. Wiele obiektów hotelowych posiada własne uniformy. Zanim jednak takowy otrzymasz, musisz samodzielnie zadbać o dobrą prezencję. Dobrym wyborem będzie ołówkowa spódnica do kolan lub eleganckie spodnie i jednolita, na przykład błękitna, koszulowa bluzka. Na stopy załóż eleganckie, ale wygodne pantofle. Makijaż i ozdoby ogranicz do minimum.

Mężczyzna dobrze będzie prezentował się w eleganckich spodniach, koszuli i marynarce. Niekoniecznie musi być to wizytowy garnitur, wystarczy codzienna elegancja. Przyszły recepcjonista może wybrać także eleganckie spodnie, koszulę i sweter w serek.

Zabierz ze sobą niezbędne dokumenty

Rekruter na pewno będzie miał przed sobą Twoje dokumenty aplikacyjne, ale na wszelki wypadek zabierz ze sobą życiorys, list motywacyjny, dyplom ukończenia odpowiedniej szkoły, certyfikaty oraz referencje, jeśli takowe posiadasz. Każdy dokument włóż do osobnej koszulki, a następnie całość umieść w czystej, dobrze wyglądającej teczki. Jeśli okażą się potrzebne, pracodawca z pewnością od razu zauważy Twoje zamiłowanie do porządku i czystości oraz szacunek wobec dokumentów.

Przyjdź o czasie

Nie spóźnij się rozmowę kwalifikacyjną. Punktualność jest składową wysokiej kultury osobistej, której pracodawcy wymagają od recepcjonistów. Dobra organizacja czasu pracy to również ważna umiejętności na tym stanowisku. Jeśli punktualne dotarcie na rozmowę kwalifikacyjną sprawia Ci trudność, pracodawca może obawiać się, że jesteś osobą nieterminową i masz problem z planowaniem.

Oczywiście, jeśli przyczyna spóźnienia jest poważna i niezależna od Ciebie, powiadom o tym osobę, która na Ciebie czeka. Najlepiej telefonicznie z niewielkim nawet wyprzedzeniem. Istnieje duża szansa, że spotkasz się ze zrozumieniem i zostanie Ci wyznaczony nowy termin.

Zachowuj się naturalnie

Recepcjonistka powinna być osobą otwartą, pogodną i łatwo nawiązującą kontakty. Skoro starasz się o pracę na tym stanowisku, z pewnością masz te cechy. Nie ulegaj stresowi. Zachowuj się naturalnie. Pozwól pracodawcy zauważyć, że posiadasz dobrze rozwinięte zdolności interpersonalne. Uśmiechaj się, buduj poprawne zdania i utrzymuj naturalny kontakt wzrokowy.

Jakie pytania są najczęściej zadawane podczas rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko recepcjonistki/recepcjonisty

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko recepcjonistki otrzymasz zapewne kilka pytań sprawdzających Twoją motywację i kompetencje. Oto 10 najpopularniejszych:

  1. Dlaczego chce Pani/Pan pracować na tym stanowisku?
    To pytanie pada na rozmowach rekrutacyjnych bardzo często. Ma ono za zadanie określić Twoją chęć podjęcia właśnie tej pracy. Jeśli powiesz, że szukasz czegokolwiek, ryzykujesz utratę dobrej pozycji wyjściowej na rzeczy osoby o lepszej motywacji. Jeśli masz doświadczenie na podobnym stanowisku, jest to dobry moment, żeby o tym wspomnieć. Powiedz, że posiadasz niezbędne umiejętności, dobrze czujesz się w pracy w zespole oraz z klientem i chcesz kontynuować pracę w tym zawodzie.

  2. Gdzie Pani/Pan widzi się za 5 lat?
    Kolejne bardzo popularne pytanie podczas rozmów rekrutacyjnych. Twój pracodawca chce wiedzieć, czy wiążesz długoterminowe plany zawodowe ze stanowiskiem, o które się starasz. Jeśli zamierzasz za 10 miesięcy wyjechać za granicę, lepiej o tym nie mów. Dobry i lojalny pracownik to skarb, który każdy pracodawca chciałby jak najdłużej zatrzymać go w swojej firmie. Częste zmiany kadrowe są dla pracodawców nie tylko kłopotliwe, ale i kosztowne. Wyszkolenie nowego pracownika może zająć naprawdę wiele czasu. Na stanowisku recepcjonistki masz pewne możliwości rozwoju i na nich się skup. Możesz powiedzieć, że po takim czasie chcesz być doświadczonym pracownikiem, który szkoli nową kadrę i zajmuje się koordynacją pracy recepcji.

  3. Jak wyobraża sobie Pani/Pan dzień pracy na recepcji?
    Jeśli nie zdarzyło Ci się jeszcze pracować na stanowisku recepcjonistki, odpowiedź na to pytanie przygotuj wcześniej. Zanim pójdziesz na rozmowę, zrób mały research i dowiedz się, jak wygląda standardowy dzień pracy w recepcji. W tym celu możesz zadzwonić do kilku hoteli i podpytać o tę kwestię. Na spotkaniu rekrutacyjnym otwarcie powiedz, że nie masz jeszcze doświadczenia w pracy w tym charakterze, ale przeprowadzone rozpoznanie powiedziało Ci, że dzień pracy na recepcji może wyglądać w taki czy inny sposób. Rekruter na pewno doceni szczerość i zaangażowanie włożone w przygotowanie się do spotkania. Zaprezentujesz się dzięki temu jako osoba zmotywowana i pracowita.

  4. Jaką bazą noclegową dysponuje nasz obiekt?
    Dobrze zapoznaj się z dostępnymi informacjami na temat obiektu, do którego aplikujesz. Na rozmowie o pracę rekruter może sprawdzać Twoją wiedzę w tym zakresie. Szeroka wiedza na ten temat będzie świadczyć o poważnym podejściu do spotkania kwalifikacyjnego. Jeśli nie będziesz umieć odpowiedzieć na pytania dotyczące hotelu, w którym chcesz pracować, możesz sprawić wrażenie lekkoducha.

  5. Jak poradzi sobie Pani z konfliktowym klientem?
    Recepcjoniści to osoby, które jako pierwsze dowiadują się o niezadowoleniu klienta. Jeśli w czasie pobytu w danym obiekcie cokolwiek zdenerwuje gościa, możesz mieć pewność, że to Ty będziesz pierwszą poinformowaną o tym osobą. Twoim zadaniem będzie załagodzenie emocji, ocena sytuacji i wybór oraz organizacja odpowiedniego rozwiązania. Takie sytuacje bywają naprawdę stresujące. Rekruter chce wiedzieć, czy dasz sobie radę. Opowiedz szczerze, w jaki sposób radzisz sobie z presją ze strony klienta.

  6. Proszę wymienić 3 pozytywne oraz 1 negatywną cechę swojej osobowości.
    Jeśli spotkasz się z tego typu pytaniem, wybierz te cechy pozytywne, które wspierają wykonywanie pracy recepcjonistki. Mówiąc o cesze negatywnej, unikaj wspominania o tych, które mogą wykluczyć Cię z kandydowania na to stanowisko. Jeśli lubisz bałagan, raczej się tym nie chwal – rekruter może uznać, że na Twoim stanowisku pracy również będzie panował chaos. Mimo wszystko wspomnij o którejś ze swoich słabości. Samoświadomość jest bardzo ważna. Możesz dodać, że pracujesz nad poprawą w tym zakresie.

  7. Co Pani/Pana zdaniem można zmienić w naszym hotelu?
    Uwaga, to pytanie jest podchwytliwe. Nadmierny zachwyt może być uznany za brak charakteru. Oczywiście, jeśli obiekt jest naprawdę wysokiej klasy, pochwal, co jest do pochwalenia i nie krytykuj na siłę. Postaraj się jednak wskazać neutralny element i wyjaśnij, co hotel zyska poprzez jego modyfikację. Wykażesz się w ten sposób spostrzegawczością, kreatywnością oraz taktem.

  8. Za co była Pani/Pan szczególnie chwalona w poprzednim miejscu pracy?
    Rekruter pośrednio pyta Cię o Twoje najmocniejsze strony. Dzięki temu dowie się, czy Twoje szczególne umiejętności są zgodne z tymi, które są niezbędne w pracy na recepcji.

  9. Co najmniej podobało się Pani/Panu w ostatnim miejscu zatrudnienia?
    Unikaj krytykowania poprzedniego pracodawcy. To bardzo zły pomysł. Możesz w ten sposób wyjść na plotkarza i krytykanta. Bezpieczniej będzie skupić się na przykład na braku możliwości rozwoju. Podkreśl, że lubisz wyzwania i chcesz pracować w większym i bardziej wymagającym zespole.

  10. What is your hobby?
    Znajomość języków obcych jest bardzo ważna w pracy recepcjonisty. Jest to jedno z podstawowych wymagań, które stawia się kandydatom na to stanowisko. Spodziewaj się, że jakaś część spotkania odbędzie się w języku obcym, którego znajomość zadeklarowano w CV. Może się zdarzyć tak, że rekruter nie uprzedzi Cię o tym, że właśnie nadszedł moment zmiany języka i po prostu kolejne pytanie zada po angielsku. Zachowaj spokój i odpowiadaj najlepiej, jak potrafisz. Niekoniecznie musisz biegle władać językiem obcym, dużo ważniejsza jest swoboda, nawet jeśli wypowiedź zawiera błędy.

W czasie rozmowy kwalifikacyjnej mogą pojawić się również pytania niezwiązane bezpośrednio z pracą, o którą się starasz. Każde z nich ma określone zadanie diagnostyczne. Przykłady znajdziesz w artykule 125 typowych pytań i odpowiedzi z rozmów kwalifikacyjnych (ze wskazówkami). Jeśli zależy Ci na naprawdę dobrym przygotowaniu do spotkania z przyszłym pracodawcą, skorzystaj ze wskazówek zawartych w tym opracowaniu.

Po zakończonej rozmowie podziękuj za poświęcony czas, wyraź nadzieję na ponowne spotkanie i pożegnaj się. Do samego końca dbaj o wysoki poziom kultury.

Odkryj więcej artykułów