Znajomość Excela na rozmowie kwalifikacyjnej

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Zaktualizowano 24 sierpnia 2022

Opublikowano 6 maja 2022

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Wydaje Ci się, że obsługę komputera masz opanowaną do perfekcji i żaden program nie stanowi dla Ciebie problemu, w tym popularny Excel? Rozmowa kwalifikacyjna może wpłynąć na zmianę Twojego podejścia. Przyszły pracodawca z pewnością będzie chciał sprawdzić, na ile Twoje faktyczne umiejętności pokrywają się z zadeklarowanymi w CV.

Przybliżymy Ci najpopularniejsze funkcje i polecenia, których znajomość jest zazwyczaj sprawdzana w trakcie testów praktycznych lub serii pytań ze znajomości programu Microsoft Excel. Rozmowa kwalifikacyjna przebiegnie po Twojej myśli, jeżeli należycie się do niej przygotujesz, a poniższe informacje z pewnością w tym pomogą.

Jaki poziom wiedzy z Excela powinien posiadać kandydat?

W zależności od stanowiska, firmy bądź działu test sprawdzający umiejętności może być przeprowadzany na różnym stopniu zaawansowania. Najczęściej stanowi sprawdzenie płynności, z jaką kandydat porusza się po arkuszach, oraz weryfikację, czy potrafi znaleźć najpopularniejsze opcje lub używać wbudowanych funkcji. Poziom umiejętności korzystania z Excela można określić jako:

  • podstawowy,

  • średniozaawansowany,

  • zaawansowany.

Umiejętności podstawowe

Poza podstawami, którymi są filtrowanie i sortowanie danych oraz tworzenie wykresów, często sprawdzana jest znajomość następujących funkcji:

  • adresowania komórki (określenie jej położenia),

  • adresowania zakresu komórek,

  • posługiwania się adresami względnymi, bezwzględnymi i mieszanymi,

  • „jeżeli” (pozwalającej na sprawdzenie jakiegoś warunku i podjęcia konsekwencji, jeśli warunek zostanie lub nie zostanie spełniony),

  • „wyszukaj pionowo” (pozwalającej do jednego zbioru dodać, na podstawie określonych wartości, dane z innego zbioru).

Do bazowych umiejętności zalicza się także podstawową znajomość tabel przestawnych.

Umiejętności na poziomie średniozaawansowanym

Podczas rekrutacji o jeden wakat może się ubiegać nawet kilkanaście osób. Wszyscy mogą dostać zadanie polegające na rozwiązaniu praktycznego testu ze znajomości Excela lub udzieleniu odpowiedzi na pytania związane z jego obsługą. W takim wypadku ważne jest wyróżnienie się na tle pozostałych i wywarcie wrażenia, które zapewni posadę lub uczestnictwo w kolejnym etapie. Podstawowe umiejętności mogą się okazać niewystarczające, dlatego dobrze jest się wykazać wiedzą dodatkową. Do takiej zaliczyć można znajomość dodatku Power Pivot oraz Power Query.

Power Pivot

Power Pivot jest dodatkiem przede wszystkim do biznesowych wersji Excela (Professional Plus lub Home & Business) i służy do modelowania danych. Dzięki niemu można zarządzać informacjami, które znajdują się w setkach tabel o wielu wierszach, budować między nimi relacje, dokonywać skomplikowanych obliczeń i przedstawiać je za pomocą modelu. Na koniec uzyskuje się złożony raport, oparty na modelu danych i relacjach, umożliwiający wszechstronną analizę.

Power Query

Dzięki jego znajomości można:

  • szybko wyszukać dane, które mogą się znajdować w różnych źródłach (np. Word, bazy danych, Access, strona internetowa),

  • oczyścić te dane ze zbędnych dodatków (np. dodatkowych spacji, znaków interpunkcyjnych),

  • odpowiednio przekształcić, aby były przedstawione w potrzebnym układzie,

  • wysłać do arkusza, gdzie zostaną poddane dalszej analizie.

Power Query definiuje się jako narzędzie ETL, które pozwala operować danymi pozyskanymi z różnych źródeł. Korzystanie z niego oszczędza czas, a informacje zapisane przez różnych użytkowników można gromadzić w jednej, wspólnej bazie danych (możliwość pracy zespołowej).

Umiejętności zaawansowane

VBA to język programowania oparty na Visual Basic (komponent pakietu Office oraz innych programów np. AutoCad), który służy do automatyzacji zadań wykonywanych na dokumentach. Znajomość tego oprogramowania w praktyce daje możliwość zarządzania pracą swoją i współpracowników, wspiera niektóre procesy i uwalnia siły przerobowe współpracowników.

Jak się przygotować do praktycznego testu z Excela?

Na różnych etapach rekrutacji kandydat może być poproszony o rozwiązanie praktycznego testu ze znajomości Excela. Często sprowadza się on do wykonania tabliczki mnożenia z użyciem funkcji, które oferuje program. Nie jest to jednak jedyna możliwość. W zależności od charakteru stanowiska może być wymagany różny poziom wiedzy.

Podobnie jak z nauką innych umiejętności także obsługi Excela można się nauczyć dzięki ciągłemu powtarzaniu. Również w tym przypadku praktyka czyni mistrza, więc opieranie się na wiedzy teoretycznej czy zawartej w poradnikach nie przyniesie oczekiwanego rezultatu. Aby sprostać wymaganiom stawianym przez przyszłego pracodawcę, poznane formuły należy sprawdzać w użyciu. Dobrze jest zacząć od podstawowych funkcji wbudowanych w program Excel, a następnie przejść do tworzenia prostych, a z czasem bardziej skomplikowanych wykresów. Na koniec wskazane jest, aby przypomnieć sobie popularne skróty klawiszowe. Ich znajomość nie tylko usprawni pracę, ale również zrobi wrażenie na rekruterze.

Podczas trwania rozmowy kwalifikacyjnej skup się na tym, co mówi przyszły pracodawca i czego wymaga od kandydata. Zastosowanie nawet bardzo skomplikowanych formuł nie pomoże, jeśli źle zrozumiesz założenia i cel zadania. Mimo że Excel oferuje wiele narzędzi i często jedno zadanie może mieć wiele rozwiązań, nie oznacza to, że prosty problem należy opisywać za pomocą skomplikowanych formuł. Opanowanie emocji pomoże w ustrzeżeniu się błędów (np. niedociągnięciu pełnej formuły) oraz prawidłowym zrozumieniu poleceń.

Zadania pojawiające się w teście niekoniecznie są ułożone według skali trudności. Kandydat, który nie zna rozwiązania, powinien ominąć pytanie i przejść do następnego. Rozwiązanie testu jedynie w części również może pozytywnie wpłynąć na wynik rozmowy kwalifikacyjnej.

Pytania dotyczące Excela, które mogą się pojawić na rozmowie kwalifikacyjnej

Znajomość zagadnień związanych z programem Microsoft Excel może być sprawdzona poprzez serię pytań. Odpowiedzi na nie w równym stopniu mogą przesądzić o pozytywnym wyniku spotkania. Najczęściej zadawane pytania dotyczą:

  • najpopularniejszych formatów danych (walutowe, liczbowe, tekstowe, dat, procentowe),

  • typowych funkcji programu Excel (np. SUMA, ŚREDNIA, funkcje logiczne),

  • wykresów i ich przydatności w codziennej pracy,

  • formatowania warunkowego,

  • tabel przestawnych,

  • względnego, bezwzględnego i mieszanego odwołania do komórek,

  • kolejności operacji matematycznych w programie (zgodnie z sekwencją PEMDAS),

  • wyjaśnienia działania popularnej funkcji (np. WYSZUKAJ.PIONOWO),

  • ograniczeń w działaniu wymienionej funkcji (pokazuje zrozumienie działania programu i pozwala zademonstrować umiejętność krytycznego myślenia),

  • makr,

  • ochrony danych zawartych w arkuszu kalkulacyjnym,

  • typów danych automatycznie formatowanych przez program (czas, data, waluta, procent, ułamek, dane naukowe),

  • znajomości wybranych symboli (np. czerwony trójkąt w rogu komórki),

  • możliwości zmniejszenia rozmiaru pliku Excel.

Dobrze jest przeanalizować odpowiedzi na powyższe zagadnienia. Przydatny w tym może być model STAR. Zgodnie z nim, formułując odpowiedzi na pytania, należy bazować na czterech składowych:

  • sytuacji (krótki opis trudnej sytuacji związanej z pytaniem),

  • zadaniu (rola i zadania kandydata w rozwiązaniu sytuacji),

  • działaniu (opis działań podjętych w celu rozwiązania trudności),

  • rezultacie (efekt podjętych działań i wyciągnięte wnioski).

Nie w każdym przypadku model STAR ma zastosowanie. Sprawdza się głównie przy pytaniach, które nawiązują do rozwiązywanych w przeszłości problemów, np. o sposoby ochrony danych w Excelu na poprzednim stanowisku pracy.

W toku rekrutacji sprawdza się umiejętności, które będą przydatne na przyszłym stanowisku pracy, w tym m.in. znajomość programu Excel. Rozmowa kwalifikacyjna daje przyszłemu pracodawcy możliwość praktycznego lub merytorycznego zweryfikowania Twojej wiedzy. Przygotowując się do spotkania, weź pod uwagę każdą możliwość, aby nic Cię nie zaskoczyło.

Odkryj więcej artykułów