Czym zajmuje się kadrowa - zakres obowiązków

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

26 listopada 2021

Skuteczny dział kadr i płac to bardzo ważny element dla prawidłowego funkcjonowania każdej większej firmy. Obowiązki kadrowej wchodzą w zakres tak zwanego twardego HR i są naprawdę szerokie. Jeśli rozważasz tę ścieżkę kariery, niezwykle istotne jest, abyś dobrze zrozumiała, na czym ona polega.

Sposób zarządzania zasobami ludzkimi ma bezpośredni wpływ na wydajność całego przedsiębiorstwa. W tym artykule przedstawimy, czym zajmuje się kadrowa oraz wskażemy różnice pomiędzy twardym a miękkim HR.

Kim jest kadrowa?

Dział kadr i płac występuje głównie w dużych przedsiębiorstwach. Pracownik zatrudniony w tym dziale to specjalista zajmujący się sprawami związanymi z kompleksową obsługą kadrowo-płacową pracowników. Jest to zajęcie odpowiedzialne, wymagające dużej wiedzy i obycia w przepisach.

Główne obowiązki kadrowej

Kadrowa prowadzi dokumentację każdego pracownika zatrudnionego w firmie, począwszy od momentu przyjęcia go na dane stanowisko aż do chwili, gdy pracownik z jakiegokolwiek powodu rozstaje się z przedsiębiorstwem.

Do specjalisty z zakresu kadr i płac zwracają się pracownicy, gdy potrzebują wiarygodnej informacji związanej z przebiegiem swojego zatrudnienia.

Najważniejszym zadaniem każdej kadrowej jest zatem rzetelne prowadzenie dokumentacji pracowników. Do szczegółowych zadań pracownika działu kadr i płac należy między innymi:

  • zakładanie akt pracowników;

  • przygotowywanie umów o pracę;

  • przygotowywanie umów cywilnoprawnych;

  • przygotowywanie kart ewidencji czasu pracy;

  • tworzenie listy płac;

  • obliczanie wysokości wynagrodzeń;

  • obliczanie wysokości wynagrodzenia należnego za okres urlopu;

  • obliczanie wysokości wynagrodzenia należnego za czas choroby;

  • prawidłowe rozdzielanie premii regulaminowych, uznaniowych i świątecznych;

  • tworzenie kalendarza urlopów;

  • przyjmowanie wniosków urlopowych;

  • współpraca z Urzędem Skarbowym;

  • współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych;

  • współpraca z pozostałymi urzędami w zależności od potrzeb;

  • pilnowanie, żeby pracownik posiadał aktualne badania lekarskie;

  • organizacja szkoleń BHP;

  • przygotowywanie wypowiedzeń;

  • przygotowywanie świadectw pracy;

  • sporządzanie listów polecających;

  • archiwizowanie dokumentów.

Specjalista do spraw kadr i płac powinien szczegółowo znać przepisy prawa pracy, prawa cywilnego i ubezpieczeniowego. To jego zadaniem jest dbać o to, żeby wszelkie dokumenty oraz podejmowane działania były zgodne z obowiązującymi przepisami. Ponieważ ulegają one dynamicznym zmianom, kadrowa musi być nastawiona na stałe aktualizowanie swojej wiedzy.

Prawie całość swojej pracy kadrowa wykonuje za pomocą komputera. Musi zatem biegle posługiwać się programami przeznaczonymi do obliczania wynagrodzeń czy przygotowywania dokumentacji.

Jakie cechy powinna posiadać kadrowa?

Osoba pracująca w dziale twardego HR ma do czynienia z finansami oraz aktami osobowymi, które zawierają dane wrażliwe. Powinna zatem cechować się uczciwością, dyskrecją, dokładnością i precyzją.

Ponieważ prawidłowe i terminowe naliczanie płac jest zadaniem niezwykle odpowiedzialnym, przydatna będzie również umiejętność skupienia. Zamiłowanie do porządku może okazać się pomocne podczas prawidłowego archiwizowania dokumentów. Jest to istotne, ponieważ dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat. Dostęp do niej jest niezbędny w sytuacji, gdy zachodzi konieczność ustalenia wysokości emerytury lub renty.

Dokumentacja pracownicza bywa również przedmiotem kontroli takich urzędów jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy czy Państwowa Inspekcja Pracy. Jest to sytuacja stresująca i niekomfortowa dla pracodawcy. Świadomość, że jego pracownik jest osobą godną zaufania i skrupulatną, pozwoli mu spać spokojnie.

Odpowiedzialność kadrowej

Jeśli podczas kontroli przeprowadzone przez PIP, ZUS lub US zostaną wykryte nieprawidłowości powstałe w wyniku błędów kadrowej, to nie ponosi ona za nie bezpośredniej odpowiedzialności. Konsekwencje w postaci nakazu naprawienia pomyłki bądź kary spadną na pracodawcę. Ten jednak może ukarać kadrową we własnym zakresie i pozwala mu na to prawo. Wyróżniamy trzy rodzaje odpowiedzialności pracownika działu kadr:

  • Odpowiedzialność służbowa zachodzi wtedy, gdy kadrowa nie wypełniła konkretnego obowiązku, na przykład nie prowadziła akt pracownika. W takiej sytuacji można ją pozbawić premii uznaniowej.

  • Odpowiedzialność materialna występuje, gdy z winy kadrowej została wyrządzona szkoda materialna na rzecz firmy lub innego pracownika.

  • Odpowiedzialność porządkowa występuje w przypadku nieprzestrzegania ogólnych przepisów i zasad panujących w firmie. Karą w takiej sytuacji może być upomnienie lub nagana wpisana do akt.

Dział HR

Ze względu na fakt, że pracy związanej z zarządzaniem zasobami ludzkimi jest mnóstwo, duże firmy posiadają działy HR o rozbudowanej strukturze. Poszczególne zadania kadrowo-płacowe są realizowane przez kilku lub nawet kilkunastoosobowe zespoły. Oprócz zadań wymienionych wyżej, w zakres obowiązków pracowników HR wchodzą wszelkie działania związane z dbaniem o stały rozwój zespołu, dobre samopoczucie pracowników i ich poziom motywacji do pracy. Jest to tak zwany miękki HR.

Kierownik działu HR

Kierownik działu HR jest osobą, która zarządza pracownikami opiekującymi się innymi pracownikami. Planuje i organizuje działania całej komórki odpowiedzialnej za zasoby ludzkie. Do zadań kierownika działu HR należy również opracowanie raportów i przedkładanie ich przełożonym.

Rekruter

Zajmuje się głównie poszukiwaniem pracowników na wolne stanowiska. W tym celu opracowuje treść ogłoszeń, które następnie publikuje w miejscach gromadzących oferty pracy. Do jego zadań należy również analiza i selekcja dokumentów aplikacyjnych oraz przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych. Największą odpowiedzialnością rekrutera jest fakt, że to na jego barkach spoczywa obowiązek znalezienia możliwie najlepszego kandydata na dane stanowisko.

Wielu rekruterów stosuje w swojej pracy metodę sourcingu. Trudność polega na tym, że to nie kandydaci zgłaszają się do rekrutera, a rekruter szuka kandydatów. W tym celu musi przejrzeć serwisy społecznościowo-biznesowe oraz media społecznościowe i nawiązać kontakt z osobami, które jego zdaniem najlepiej spełniają oczekiwania, jakie pracodawca stawia przed pracownikiem na danym stanowisku. Inną drogą poszukiwania pracowników jest uruchomienie sieci kontaktów. Każdy szanujący się rekruter takową posiada i w razie potrzeby z niej korzysta.

Kolejnym obowiązkiem rekrutera jest wprowadzenie nowego pracownika do zespołu oraz przedstawienie mu jego obowiązków. Pierwszy dzień w pracy jest niezwykle ważny i stresujący, dlatego warto wesprzeć nowicjusza dobrym słowem i opieką.

Dowiedz się więcej: Pierwszy dzień w pracy.

Szkoleniowiec

To bardzo istotna funkcja. Osoba zatrudniona na tym stanowisku ma za zadanie rozpoznać talenty i potrzeby pracowników, a następnie zadbać o ich rozwój. W tym celu szkoleniowiec przeprowadza regularne badania i sprawdza poziom zadowolenia pracowników za pomocą wywiadów oraz ankiet pracowniczych. Następnie na podstawie otrzymanych wyników opracowuje strategię działania.

Podstawowym zadaniem szkoleniowca jest dbałość o komfort pracowników w sposób, który zapewni im dobre samopoczucie i motywację do pracy.

Dowiedz się więcej: Motywacja do pracy – co sprawia, że chce nam się pracować?

Kluczem są ludzie

Sprawnie funkcjonujący dział HR jest bardzo istotny z perspektywy działania całego przedsiębiorstwa. Właściwi ludzie na właściwych stanowiskach są fundamentem, na którym można budować firmę.

Zarządzanie zasobami ludzkimi to nie tylko zatrudnianie i zwalnianie pracowników. To także, a może nawet przede wszystkim, dbanie o prawidłowe relacje pomiędzy członkami całego zespołu oraz troska o każdego z nich z osobna.

Dobór odpowiednich osób do pracy to zaledwie połowa sukcesu. Firma jest zespołem naczyń połączonych, o które trzeba dbać. Świetny pracownik będzie jeszcze lepszy, jeśli otoczymy go opieką i jasno określimy jego zadania. To właśnie jest główny obszar działań działu HR. Twardy HR troszczy się o porządek w dokumentach i przepisach, a HR miękki dba o motywację i rozwój zasobów ludzkich.