Ważne umiejętności w CV do pracy biurowej

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 20 czerwca 2022

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Pierwszym etapem każdego procesu aplikacyjnego jest złożenie u pracodawcy życiorysu. Dobrze skomponowany dokument przyciąga uwagę rekrutera i zwiększa szanse na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Wpisanie właściwych umiejętności w CV pracownika biurowego jest sposobem na podniesienie jego wartości. Z naszego artykułu dowiesz się, które kwalifikacje są szczególnie poszukiwane u osób starających się o pracę w biurze.

Kim jest pracownik biurowy?

Pracownik biurowy to osoba, która posiada bardzo szeroki zakres obowiązków. Pod tym pojęciem mieszczą się między innymi takie zawody, jak sekretarka, asystent dyrektora, pracownik recepcji czy księgowa. Przedstawiciele tych profesji bardzo często zajmują się wszelkiego rodzaju dokumentami oraz dbają o przepływ informacji pomiędzy związanymi z firmą pracownikami, urzędami i kontrahentami.

Informacje na temat szczegółowych wymagań na dane stanowisko znajdziesz w ogłoszeniu o pracę. Jeśli dobrze zapoznasz się z tą częścią oferty, łatwiej będzie Ci na nią skutecznie odpowiedzieć.

Na co zwrócić uwagę, wpisując umiejętności w CV pracownika biurowego?

Poszukując pracy, zwracamy uwagę na najbardziej odpowiadające nam oferty. Należy jednak pamiętać o tym, że pracodawca również ma wobec nas określone oczekiwania. CV jest dokumentem, dzięki któremu możemy się zaprezentować i udowodnić, że spełniamy wymagania. Jeśli w sekcji umiejętności wpiszesz odpowiednie kompetencje, masz szansę na to, żeby przekonać potencjalnego pracodawcę. Pamiętaj o tym, że CV powinno odpowiadać na konkretne ogłoszenie. Unikaj wysyłania jednego życiorysu w odpowiedzi na wiele różnych ofert.

Kwalifikacje oraz osiągnięcia, które zamieścisz w życiorysie, powinny odpowiadać Twoim faktycznym umiejętnościom i być dopasowane do posady, o którą się starasz. Nie przesadź ze znajomością języków, blef szybko się wyda. Jeśli aplikujesz na stanowisko asystenta dyrektora, nie trać miejsca na pisanie o zdolnościach przywódczych. To raczej nie jest cecha, która będzie dla Twojego pracodawcy istotna.

Przykłady umiejętności biurowych

Kompetencje zawodowe dzielimy na twarde i miękkie. Te pierwsze określają kwalifikacje uzyskane dzięki nauce, szkoleniom i kursom. Zazwyczaj będziesz w stanie potwierdzić je odpowiednim dyplomem lub certyfikatem. Niektóre umiejętności twarde wynikają również z doświadczenia zawodowego. Kwalifikacje miękkie są z kolei pochodną cech charakteru danego kandydata. Twoja osobowość w dużej mierze wpływa na to, jakie predyspozycje zawodowe posiadasz.

Wpisując w swoje CV odpowiednie umiejętności, potwierdzisz, że masz właściwe przygotowanie do objęcia stanowiska, o które się starasz. Tym samym masz szansę przyciągnąć uwagę rekrutera.

Umiejętności twarde

Poniżej znajdziesz te spośród umiejętności twardych, które szczególnie warto wymienić w CV. Wpisując je do swoich dokumentów aplikacyjnych, dasz pracodawcy znać, że naprawdę nadajesz się na stanowisko pracownika biurowego.

Znajomość odpowiedniego edytora tekstu

Do najpopularniejszych pakietów biurowych należą obecnie Microsoft Office, Google Docs i Apache OpenOffice. Umiejętność obsługi któregokolwiek z nich jest kluczowa w pracy biurowej.

Umiejętność obsługi arkuszy kalkulacyjnych

Arkusze kalkulacyjne służą do zbierania, analizowania i prezentowania danych liczbowych za pomocą tabel lub wykresów. Wspominając w CV o znajomości aplikacji tego typu, potwierdzisz, że potrafisz wykorzystywać zaawansowane oprogramowanie w tworzeniu zestawień lub raportów.

Umiejętność prowadzenia kalendarza spotkań

Planowanie terminarza przełożonego to jedno z wymagań stawianych przed pracownikiem biurowym. Dobrze zaplanowany kalendarz umożliwia efektywne wykorzystanie czasu pracy. Skuteczność w tym zakresie jest dowodem na Twoje zdolności organizacyjne.

Umiejętność tworzenia raportów

Raport jest sposobem na przedstawienie danych i efektów. Dobrze przygotowany bilans powinien być przejrzysty, zrozumiały oraz skoncentrowany na temacie. Jeśli potrafisz prezentować informacje w taki sposób, koniecznie uwzględnij to w swoim CV.

Znajomość specjalistycznego oprogramowania

W niektórych biurowych zawodach niezbędna jest znajomość dedykowanych programów. Jeśli starasz się o pracę w księgowości, atutem będzie biegła obsługa programu Rachmistrz, Bilans, Rewizor lub Optima. Dzięki temu przyszły pracodawca zyska pewność, że sprawnie poruszasz się po tematach związanych z kontrolą firmowych finansów.

Znajomość języków obcych

Odpowiadanie na maile i odbieranie telefonów to jedno z głównych zadań pracownika biurowego. W wielu przypadkach komunikacja z klientami i kontrahentami odbywa się w wybranym języku obcym. Znajomość języka obcego jest mocnym punktem w życiorysie kandydata starającego się o stanowisko w biurze.

Umiejętności miękkie

Jako pracownik biura będziesz mieć styczność zarówno ze współpracownikami, jak i partnerami zewnętrznymi firmy. Twoje umiejętności miękkie wpłyną zatem na wizerunek całego przedsiębiorstwa. Wykazując się poniższymi umiejętnościami, zyskasz uznanie w oczach rekrutera.

Wysoka kultura osobista

Sekretarka, asystent lub specjalista do spraw obsługi klienta jest wizytówką swojej firmy. Sposób, w jaki porozumiewa się z kontrahentami, rzutuje na wizerunek całego przedsiębiorstwa. Twoje nienaganne maniery i umiejętność sprawnej współpracy nawet z najbardziej wymagającymi klientami mogą skutecznie przekonać pracodawcę do zaoferowania Ci pracy.

Rozwinięte zdolności komunikacyjne

Umiejętność słuchania i jasnego formułowania wypowiedzi jest doskonałym uzupełnieniem dobrych manier. Takie połączenie gwarantuje skuteczną komunikację. Dzięki umiejętności sprawnego porozumiewania się łatwiej będzie Ci nawiązać dobre relacje z klientami i współpracownikami. Ta cecha jest bardzo ważna w pracy osoby, która zawodowo zajmuje się koordynowaniem przepływu informacji.

Skrupulatność

Dbałość o szczegóły oraz dokładność gwarantują wysoką jakość wykonywanych obowiązków i pozwalają unikać pomyłek, które zazwyczaj wynikają z roztargnienia. Precyzja i drobiazgowość to cechy, dzięki którym nie będziesz zapominać o terminach spotkań i zleconych zadaniach, a tworzone przez Ciebie raporty będą wysokiej jakości.

Terminowość

Jako pracownik biurowy staniesz przed koniecznością pilnowania terminów. Od sprawności Twojej organizacji będzie zależało, czy dany raport zostanie sporządzony na czas, klienci w terminie otrzymają zaktualizowaną ofertę, a pracownicy z odpowiednim wyprzedzeniem zostaną poinformowani o ważnym szkoleniu. Umiejętność zarządzania czasem własnym oraz przełożonego to cecha, która często pojawia się w wymaganiach ofert pracy na stanowiska biurowe.

Opanowanie

Umiejętność zachowania spokoju i panowania nad emocjami w trudnych sytuacjach to cechy, które bardzo przydają się w zawodach opartych o kontakty międzyludzkie. Z pewnością niejednokrotnie przyjdzie Ci się zmierzyć z trudnym, dążącym do konfliktu klientem. Zdolność do wygaszania negatywnych emocji bardzo ułatwi Twoją pracę.

Dyskrecja

Starając się o pracę asystenta lub asystentki dyrektora, zaznacz, że jesteś osobą dyskretną. Przebywając tak blisko przełożonego, z pewnością będziesz świadkiem sytuacji, które nie powinny przedwcześnie trafić do publicznej wiadomości. Informacja o tym, że firma przygotowuje się do fuzji lub prowadzi ważne negocjacje, powinna wyjść od najważniejszych osób w przedsiębiorstwie. Umiejętność dochowania tajemnicy oraz lojalność to ważna cecha pracownika biurowego.

Rozmowa kwalifikacyjna do pracy w biurze

Jeśli, pisząc CV, właściwie zaprezentujesz powyższe umiejętności, możesz spodziewać się telefonu z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną. Jej głównym celem jest sprawdzenie, czy spełniasz określone wymagania i czy wpisujesz się w kulturę organizacyjną firmy.

Ten etap procesu rekrutacyjnego również wymaga odpowiedniego przygotowania. Bardzo ważne jest pierwsze wrażenie. Wybierając strój dopasowany do stanowiska, o które się starasz, podkreślisz swoje poważne podejście do starań o pracę. W tym przypadku dobrym wyborem jest tak zwany swobodny styl biznesowy.

Podczas spotkania w sprawie pracy zostaną Ci zadane pytania sprawdzające. Jeśli informacje zamieszczone przez Ciebie w życiorysie są zgodne z prawdą, nie masz się czego obawiać. Nawet w sytuacji, gdy podczas rozmowy pojawi się konieczność spontanicznego przejścia na język angielski, z pewnością sobie poradzisz. Pamiętaj jedynie o zachowaniu spokoju. Myśl o tym, że jest to jedna z głównych umiejętności, której od Ciebie oczekują.

Uwaga: żadna z firm, instytucji lub organizacji wymienionych w artykule nie jest powiązana z Indeed.

Odkryj więcej artykułów