List motywacyjny – referent ds. administracyjnych

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 12 maja 2022

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Referent ds. administracyjnych to osoba, której głównym zadaniem jest kontrola i porządkowanie firmowej dokumentacji. Jakie kompetencje są pożądane w tym zawodzie i jak napisać list motywacyjny na stanowisko referenta ds. administracyjnych, aby zapewnić sobie rozmowę kwalifikacyjną? Wszystkiego się dowiesz z naszego opracowania.

Czym zajmuje się referent ds. administracyjnych?

Do głównych zadań referenta ds. administracyjnych należy organizacja pracy biura. Aby funkcjonowało sprawnie, musi na bieżąco podejmować czynności organizacyjne, takie jak obsługa pracowników, sporządzanie i archiwizacja dokumentów, prowadzenie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej czy ochrona danych poufnych. Do obowiązków osoby na tym stanowisku należy także pilnowanie terminów i przekazywanie dokumentacji do odpowiednich osób.

Pracujący w instytucjach referenci samodzielnie opracowują projekty aktów administracyjnych, raporty i prowadzą postępowania prowadzące do wystawienia decyzji administracyjnych. Znając przepisy prawa administracyjnego, identyfikują też problemy interesantów i proponują rozwiązania. Na tym stanowisku nie tylko się gromadzi, przetwarza i archiwizuje dokumentację, ale trzeba także umieć ją tworzyć i prezentować na potrzeby konkretnych sytuacji.

Cechy idealnego referenta

Wszystkie wymienione zadania stawiają bardzo wysoko poprzeczkę aplikującym o pracę. Dobry kandydat powinien się wykazywać dużą wiedzą w zakresie prawa administracyjnego i publicznego oraz znać wszystkie procedury. W zależności od miejsca pracy niezbędna bywa też szczegółowa znajomość prawa, np. Ustawy o samorządzie terytorialnym, Kodeksu postępowania administracyjnego lub Prawa budowlanego.

Warto dodać, że sama znajomość przepisów nie wystarczy, oprócz tego od referenta oczekuje się umiejętności korzystania z nich na co dzień i odpowiedniej interpretacji. Konieczna jest również znajomość obsługi komputera i programów biurowych. Dużym atutem jest umiejętność szybkiego pisania na klawiaturze oraz znajomość języka obcego w stopniu komunikatywnym (w mowie i w piśmie) oraz prawo jazdy. Oprócz wiedzy i kompetencji niezbędne są również tzw. umiejętności miękkie i predyspozycje osobowościowe, takie jak:

  • dobra organizacja pracy,

  • samodzielność i samodyscyplina,

  • rzetelność i sumienność,

  • systematyczność,

  • komunikatywność,

  • wysoka kultura osobista,

  • nienaganna prezencja,

  • wielozadaniowość,

  • umiejętne zarządzanie czasem i zadaniami.

Na co zwracają uwagę rekruterzy?

Rekruterzy chcą się dowiedzieć jak najwięcej o aplikancie, w jak najkrótszym czasie. W pierwszej selekcji odpadają pisma niechlujne i nieatrakcyjne wizualnie. Trudno powierzyć zadanie zarządzania całym biurem osobie, która nie potrafi zadbać o jeden dokument. Rekruterzy zwracają dużą uwagę na doświadczenie zawodowe i wykonywane dotąd czynności. Jeśli udowodnisz swoje wysokie kompetencje, podając przykłady dotychczasowych sukcesów, zyskasz lepszą ocenę. Dużym atutem jest też użycie łatwego w odbiorze języka i sprawne posługiwanie się słowem, gdyż umiejętność pisania przyjemnego w odbiorze tekstu urzędowo-administracyjnego jest pożądana na tym stanowisku.

Jak napisać list motywacyjny?

List motywacyjny powinien się cechować dużą starannością, warto więc poświęcić mu dużo uwagi, by pokazać nie tylko swoje wykształcenie i doświadczenie, ale także zachęcić rekrutera do zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. Treść powinna się zmieścić na maksymalnie 1 stronie A4, ponieważ większa objętość zniechęca do przeczytania całości. Co zatem w nim umieścić i w jakiej kolejności?

Dane osobowe

List motywacyjny rządzi się sztywnymi zasadami, dlatego na początku zawsze umieszcza się podstawowe dane: imię i nazwisko, zawód, numer telefonu, adres i e-mail. Jeśli posiadasz profil na LinkedIn to warto również go podać. Pozwoli to rekruterowi lepiej Cię poznać. Wszystkie te dane umieść po lewej stronie (lewy górny róg dokumentu). Prawa strona odnosi się zawsze do odbiorcy dokumentu. Jeśli aplikujesz do małej firmy, jest niemal pewne, że list przeczyta jej prezes lub właściciel, więc warto się imiennie do niego zwrócić. W przypadku dużych firm wystarczy wpisać ich adres.

Wstęp

List motywacyjny należy zacząć oficjalnym zwrotem „Szanowny Panie/Pani” lub „Szanowni Państwo”, jeśli nie wiesz dokładnie, w czyje ręce trafi. Celem wstępu jest zachęcenie do przeczytania całego listu. Należy krótko napisać kilka słów o sobie i uzasadnić, dlaczego to stanowisko jest dla Ciebie interesujące i dlaczego chcesz pracować właśnie w tym miejscu. Dobrą praktyką jest także zamieszczenie informacji, gdzie znalazło się ogłoszenie rekrutacyjne.

Rozwinięcie

Rozwinięcie listu motywacyjnego to najważniejsza część dokumentu. Trzeba w nim w treściwy sposób zawrzeć najważniejsze informacje oraz pokazać się z jak najlepszej strony. Warto się przy tym skupić nie tyle na własnej osobie, ale na realnych korzyściach, jakie płyną z zatrudnienia właśnie Ciebie. Pokaż więc, że Twój cel zawodowy może się przyczynić do rozwoju firmy i posiadasz kluczowe kompetencje na aplikowane stanowisko. Wybierz najbardziej istotne informacje o swoim doświadczeniu i wykształceniu, pokaż swoje atuty i sukcesy. Wyeksponuj też posiadane cechy idealnego referenta podane na początku artykułu. Unikaj informacji ogólnych, skup się na konkretach.

Zakończenie

Na końcu zachęć do kontaktu. Możesz też napisać, że przedstawione przez Ciebie informacje to tylko część z Twoich możliwości, które pracodawca może poznać, dając Ci szansę przejścia do kolejnego etapu rekrutacji. Zakończ list wyrażeniem chęci do spotkania twarzą w twarz. Nie zapomnij dopisać zwrotu „Z poważaniem” i złożyć odręcznego podpisu.

Przykładowy list motywacyjny

Podczas pisania możesz się wzorować na ogólnym schemacie i dostosować go do swoich potrzeb. Przykład znajduje się poniżej.

(Dane nadawcy)
Anna Kowalska
referentka ds. administracyjnych
ul. Mała 45/2
45-256 Opole
Tel. Xxx-xxx-xxx
e-mail. anna@xx.pl

(Dane odbiorcy)
Sz. P. Andrzej XYZ
Prezes firmy Wavewood
Ul. Długa 8
45-256 Opole

Szanowny Panie,
w odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone na stronie internetowej przesiębiorstwa zgłaszam chęć udziału w rekrutacji na stanowisko referenta ds. administracyjnych. Jestem pewna, że zdobyta przeze mnie wiedza i doświadczenie pomoże mi sprawnie zarządzać sprawami administracyjnymi w Państwa firmie oraz przyczyni się do jej rozwoju.

Moje kwalifikacje poparte są bogatym doświadczeniem i znaczącymi sukcesami. Na poprzednim stanowisku pracy udało mi się usprawnić proces prowadzenia dokumentacji, czego dowodem jest zwiększenie wydajności obsługiwanego przeze mnie działu aż o 40%. Byłam również odpowiedzialna za przygotowywanie spotkań z klientami oraz konferencji i dzięki sprawnej organizacji udało mi się pozyskać ponad 20 partnerów strategicznych, należących do kluczowych firm w branży. Za największy sukces uważam jednak zadowolenie i wysoki poziom satysfakcji pracujących ze mną ludzi. W anonimowej ankiecie zyskałam aż 94% pozytywnych ocen mojej pracy.

To tylko niektóre z atutów, które były cenione przez moich dotychczasowych pracodawców. Zachęcam do osobistego spotkania, podczas którego będę mogła zaprezentować swoje umiejętności i profesjonalizm. Chętnie odpowiem na wszystkie pytania i podejmę poważne wyzwania zawodowe.

Z poważaniem,
Anna Kowalska

Co napisać, gdy się nie ma doświadczenia?

Wiedząc, jak ważne jest doświadczenie zawodowe, wiele osób będących na początku kariery zawodowej ma duży kłopot z napisaniem listu motywacyjnego. Warto się wówczas odwoływać do posiadanych umiejętności i wykształcenia. Zdobyte kwalifikacje, uzupełnione kompetencjami miękkimi, również mogą zachęcić do zaproszenia na rozmowę rekrutacyjną. Wielu pracodawców przychylnie patrzy na informacje o wolontariacie, ciekawych praktykach, stażu czy ukończonych kursach. Nie mając doświadczenia, rozbuduj rozwinięcie na przykład w następujący sposób.

Jestem osobą dobrze zorganizowaną i otwartą na nowe doświadczenia zawodowe. Będąc na stażu w Urzędzie Gminy w XXX na stanowisku asystenta referenta ds. administracyjnych wykazałam się dużą samodzielnością i jakość mojej pracy została doceniona w opinii, jaką wydała mi osoba przełożona. Wysoko oceniła m.in. pracowitość, skrupulatność i samodyscyplinę. Jestem przekonana, że są to cechy kluczowe dla kandydata na to stanowisko.

Wśród dokumentów aplikacyjnych ogromną rolę odgrywa prawidłowo skonstruowany list motywacyjny. Kandydat na stanowisko referenta ds. administracyjnych powinien wyeksponować w nim wiedzę i cechy pożądane na tym stanowisku, takie jak rzetelność, dobra organizacja pracy oraz znajomość prawa administracyjnego. Obok wykształcenia kluczową rolę odgrywa doświadczenie zawodowe, więc warto napisać o swoich osiągnięciach z poprzedniej pracy. Konkretne informacje z pewnością poskutkują zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną. Powodzenia!

Podany w artykule przykład jest tylko wzorem. Pamiętaj, aby przed wysłaniem dokumentu odpowiednio sformatować jego treść zgodnie z obowiązującymi standardami.

Odkryj więcej artykułów

  • Jak napisać CV asystentki stomatologicznej
  • List motywacyjny recepcjonistki
  • Przykładowe CV nauczyciela — omówienie i wzór
  • Wzór listu motywacyjnego pracownika ochrony
  • Jak napisać CV fryzjera?
  • List motywacyjny – pomoc nauczyciela
  • List motywacyjny – fizjoterapeuta
  • CV pracownika banku – jak je napisać?
  • Przykładowe CV kosmetyczki — porady i wzór
  • Co powinien zawierać list motywacyjny?
  • List motywacyjny dziennikarza
  • Skuteczny list motywacyjny. Kierownik apteki poszukiwany!