List motywacyjny recepcjonistki

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 27 października 2021

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

List motywacyjny recepcjonistki powinien przede wszystkim przekonać potencjalnego pracodawcę, że właśnie znalazł idealną kandydatkę na wolne stanowisko. Jakie umiejętności są potrzebne, by dobrze wykonywać swoje zadania w tej pracy i jak napisać list motywacyjny, który sprawi, że wśród wszystkich innych aplikacji pracodawca zdecyduje się zaprosić autora na rozmowę? Oto kilka podpowiedzi.

Dlaczego pracodawcy wymagają listu motywacyjnego?

Na początku warto odpowiedzieć na jedno ważne pytanie. Po co właściwie pracodawcy wymagają pisania listu motywacyjnego? Przecież wszystkie najważniejsze informacje są zawarte w CV. Czasami osoby poszukujące pracy rezygnują z aplikacji, jeżeli widzą, że potrzebny będzie kolejny dokument. Prawdopodobnie jest to pewna forma sprawdzenia, czy kandydatom faktycznie zależy na znalezieniu dobrego stanowiska. W ten sposób pokazujesz przyszłemu przełożonemu, że jesteś w stanie podjąć dodatkowy wysiłek. Twoje zaangażowanie oznacza, że do swoich obowiązków zawodowych podejdziesz równie poważnie. List pozwala także bliżej poznać nadawcę, co pozwoli ocenić, czy zaprosić go do dalszego etapu rekrutacyjnego.

List motywacyjny – co warto o nim wiedzieć?

Dokumenty aplikacyjne to najważniejsze elementy, jakie wpływają na znalezienie dobrej pracy. Warto o tym pamiętać, nawet gdy Twój staż w danej branży jest długi. Osoby z dużym doświadczeniem i ciekawym przygotowaniem merytorycznym do wykonywania jakiegoś zawodu nie dostaną wymarzonego stanowiska, jeśli nie przygotują poprawnego i interesującego CV. W przypadku niektórych ogłoszeń dodatkowym wymaganiem jest również list motywacyjny. To właśnie z jego pomocą pracodawca chce znaleźć np. idealną recepcjonistkę.

Pisząc list motywacyjny, warto pamiętać o kilku ważnych zasadach. Przede wszystkim takie pismo nie jest dokładnym powieleniem informacji z CV. Oczywiście część rzeczy będzie się powtarzała, jednak list motywacyjny ma być dopełnieniem curriculum vitae. Dlatego na początku warto dokładnie przemyśleć, jakie elementy dotychczasowego doświadczenia warto rozwinąć.

Dopasowanie listu motywacyjnego do ogłoszenia

Najważniejszą zasadą, o jakiej należy pamiętać przy pisaniu listu motywacyjnego, jest jego dopasowanie do ogłoszenia o pracę. W sieci można znaleźć wiele szablonów podpowiadających, jakich zwrotów używać przy komponowaniu idealnego pisma. I oczywiście warto się nimi wesprzeć, jednak w pewnym momencie wszystkie nadesłane listy motywacyjne będą wyglądały tak samo. A chodzi o to, by zaskoczyć i zaciekawić potencjalnego przełożonego.

Dlatego na początku warto dokładnie przeczytać ofertę i odpowiedzieć sobie kilka pytań. Do jakiego miejsca poszukiwana jest recepcjonistka? Czy jest to 5-gwiazdkowy hotel, poradnia zdrowia, gabinet kosmetyczny, a może kancelaria adwokacka? Każda z powyższych lokalizacji potrzebuje konkretnych cech u pracownika. Dlatego jeśli chcesz być zauważona, spersonalizuj swój list i przekonaj pracodawcę, że to właśnie Ty jesteś idealną kandydatką.

Jakimi cechami powinna wyróżniać się dobra recepcjonistka?

Recepcjonistka to pierwsza osoba, z jaką mają do czynienia klienci po wejściu do konkretnej firmy. Dlatego osoba pracująca na tym stanowisku musi pozostawić po sobie dobre wrażenie. Do najważniejszych cech recepcjonistek należy przede wszystkim komunikatywność, otwartość, a także chęć niesienia pomocy. Kontakt z klientem bywa trudny, w związku z tym liczą się także opanowanie oraz cierpliwość.

Skuteczny pracownik recepcji musi być zorganizowany i odpowiedzialny. Praca tego typu często wiąże się z dużym stresem, dlatego umiejętność wykonywania zadań pod presją czasu ma ogromne znaczenie. Obecnie liczy się także znajomość języków obcych, przynajmniej na poziomie podstawowym. Jeśli posiadasz powyższe cechy i umiejętności, musisz je w dobrej formie przedstawić w liście motywacyjnym.

Pokaż, jakie korzyści da firmie zatrudnienie Twojej osoby

Pisanie CV i listów motywacyjnych to pewien rodzaj marketingu. Twoje zadanie jako kandydata polega na przekonaniu pracodawcy, że to właśnie Ty jesteś najlepszym wyborem dla firmy. W liście motywacyjnym nie chodzi o to, by po raz kolejny wymienić całe swoje doświadczenie zawodowe. Tym razem warto pokazać, jak zdobyte na przestrzeni lat kwalifikacje i cechy charakteru usprawnią pracę w firmie.

W tym wypadku warto napisać, że znajomość języka angielskiego pozwoli bez przeszkód obsługiwać obcokrajowców, a sprawna obsługa komputera pomoże zadbać o kwestie organizacyjne. Takie ujęcie różnych kwestii opiera się na stosowaniu języka korzyści. Dlatego przed rozpoczęciem pisania listu motywacyjnego warto wypunktować swoje cechy i określić, w jaki sposób można je wykorzystać do pracy na recepcji.

Przedstaw swoje doświadczenie z ciekawej strony

List motywacyjny to dokument, w którym warto napisać kilka słów o ciekawych projektach, w jakich braliśmy udział w przeszłości. W CV z reguły nie ma na to miejsca. W związku z tym, że pracodawca powinien wiedzieć, jak wykorzystasz swoje doświadczenie w nowej firmie, przedstaw rzeczy, których udało Ci się nauczyć na poprzednim stanowisku. Być może brałaś udział w ciekawych szkoleniach, np. z zakresu tak zwanych kompetencji miękkich. Warto zawrzeć te informacje w liście, by pokazać potencjalnemu szefowi, że z tych umiejętności skorzystasz także podczas wypełniana kolejnych obowiązków.

Jakie elementy muszą się znaleźć w liście motywacyjnym?

Oprócz odpowiedniej treści niezwykle ważną rolę odgrywają także elementy formalne. Każdy list motywacyjny powinien zawierać datę oraz miejscowość (najlepiej umieścić je w prawym górnym rogu). Po lewej stronie należy przedstawić dane kontaktowe osoby piszącej: wystarczy imię i nazwisko, adres e-mail, a także numer telefonu. Poniżej zwrot grzecznościowy skierowany do adresata. Na samym końcu znajduje się pożegnanie.

Do kogo zaadresować list motywacyjny?

Sama forma listu narzuca zwrot do czytelnika. Ale do kogo zaadresować dokument, jeśli nie znamy nadawcy? Proces rekrutacyjny z reguły powadzi kilka osób, dlatego wiele osób ma problem z wybraniem poprawnego nagłówka. Najbezpieczniejszą formą w przypadku listu motywacyjnego jest: Szanowni Państwo. Czasami ten element jest opuszczany, co niestety okazuje się dużym błędem. Zwrot grzecznościowy do adresata musi się znaleźć w liście motywacyjnym.

Wyraź nadzieję, na kontakt

Równie ważną rolę odgrywa zakończenie listu motywacyjnego. Przede wszystkim warto w nim użyć techniki zwanej „call to action", która nakłania do wykonania konkretnej czynności. Najczęściej w listach motywacyjnych pisze się:

Jestem przekonana, że moja kandydatura idealnie pasuje na to stanowisko. Z niecierpliwością czekam na kontakt z Państwa strony. W razie pytań pozostaję do dyspozycji.

W ten sposób zachęcisz czytelnika do odpowiedzi. Ten bezpośredni zwrot świadczy o profesjonalizmie i znajomości sporządzania oficjalnych dokumentów. Pamiętaj, że praca recepcjonistki to nie tylko witanie gości, którzy wchodzą do siedziby firmy. Często trzeba napisać maila do kontrahentów lub gości hotelowych. W takiej sytuacji znajomość zasad poprawnej polszczyzny jest w cenie.

Dokładnie sprawdź błędy

Przed wysłaniem listu należy wykonać jeszcze jedną niezwykle ważną czynność. Nigdy nie kończ pisania oficjalnych dokumentów bez sprawdzenia całej treści. Każdemu mogą się zdarzyć błędy ortograficzne, interpunkcyjne czy gramatyczne. Dlatego przeczytaj pismo jeszcze raz. Warto także skorzystać ze specjalnych stron służących do weryfikacji napisanej treści. Jedną z nich jest popularne narzędzie LanguageTool, gdzie można wybrać język tekstu. W ten sposób sprawdzisz tekst napisany nawet po angielsku. Pamiętaj, że list motywacyjny z błędami nie ma większych szans w procesie rekrutacji.

List motywacyjny – kwestie formalne

Warto także wspomnieć o kilku kwestiach formalnych. List motywacyjny, tak samo jak CV, nie może być dłuższy niż jedna strona. Rekruterzy dostają całą masę aplikacji, w związku z tym czytanie i przeglądanie dłuższych form może w pewnym momencie okazać się czasochłonne i problematyczne. Na długi dokument prawdopodobnie nikt nie zwróci uwagi. Podziel całą treść listu motywacyjnego na akapity tak, by łatwiej się go czytało.

Większość CV i listów motywacyjnych wysyła się za pomocą formularzy aplikacyjnych bądź poczty elektronicznej. Ważną rolę w takim wypadku odgrywa format dokumentów. Najlepiej użyj formatu PDF. Jest to typ zapisu, którego nie można w żaden sposób zmodyfikować. Niestety czasem podczas przesyłania plików w innym formacie okazuje się, że adresat nie zdoła ich otworzyć lub formatowanie zmieni się tak, że trudno odczytać list.

Przykładowy list motywacyjny rejcepcjonistki

Znając powyższe wskazówki, możesz napisać swoją aplikację na najwyższym poziomie. Poniżej znajduje się przykład takie pisma.

Imię i nazwisko
Numer telefonu
Adres e-mail

Nazwa firmy
Adres

Szanowni Państwo,

Z wielkim zainteresowaniem przeczytałam ogłoszenie o pracę na stanowisko recepcjonistki Centrum Konferencyjnego. Jestem przekonana, że moje bogate doświadczenie, umiejętności oraz cechy charakteru idealnie sprawdzą się w tak dużej placówce.

Obecnie pracuję jako recepcjonistka w firmie XYZ, gdzie odpowiadam za nadzór nad bieżącą obsługą klientów oraz przekazywaniem informacji. Przeszłam szereg szkoleń z umiejętności miękkich i doskonale wiem, jak radzić sobie w stresujących sytuacjach. Dzięki temu jestem w stanie zadbać o wizerunek firmy w każdym momencie.

Zdobyte doświadczenie w pracy na recepcji sprawia, że czas wdrożenia w nowe obowiązki będzie krótki. Dodatkowo bardzo dobrze znam język angielski, dzięki czemu bez problemów obsłużę osoby z zagranicy. W przypadku tak dużego Centrum taka umiejętność odgrywa niezwykle ważną rolę.

Jestem osobą energiczną, pozytywnie nastawioną i bardzo dobrze czuję się w pracy z ludźmi. Myślę, że właśnie taki pracownik jest Państwu potrzebny. Chętnie opowiem więcej o swoim doświadczeniu i predyspozycjach na spotkaniu rekrutacyjnym.

Pozdrawiam serdecznie

[podpis]

Przygotowanie listu motywacyjnego wcale nie jest takie trudne. Warto podjąć dodatkowy wysiłek, by dostać wymarzoną pracę. Jeżeli zapoznasz się z najważniejszymi zasadami sporządzania dokumentów aplikacyjnych, Twoje szanse na rynku pracy znacznie wzrosną. Dotyczy to każdego stanowiska, w tym także wykwalifikowanej recepcjonistki.

Odkryj więcej artykułów