List motywacyjny asystenta zarządu. Porady i przykłady

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 30 września 2021

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Asystent bądź asystentka zarządu zajmuje zazwyczaj samodzielne stanowisko. W ramach swoich obowiązków wykonuje szereg z góry ustalonych czynności. Dodatkowo realizuje zadania zlecane na bieżąco. Wszystkie one mają na celu wsparcie oraz usprawnienie pracy zarządu. Od kandydatów wymaga się zazwyczaj wyższego wykształcenia z zakresu administracji i zarządzania oraz dobrej znajomości języka angielskiego.

Poniższy artykuł zaadresowany jest do osób aplikujących na stanowisko asystenta zarządu. Dowiesz się z niego jak napisać profesjonalny list motywacyjny, za pomocą którego wyeksponujesz swoje atuty i przyciągniesz uwagę rekrutera.

List motywacyjny

List motywacyjny jest jednym z dokumentów aplikacyjnych, które składa kandydat starający się o pracę. Bezbłędnie napisany list motywacyjny uchroni Cię przed ryzykiem odpadnięcia na etapie selekcji dokumentów aplikacyjnych oraz zapewni Ci zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

List motywacyjny asystenta zarządu - 5 praktycznych porad dotyczących treści oraz formy

Pisząc list motywacyjny, zadbaj o to, aby był zgodny z obowiązującymi zasadami i postaraj się wyróżnić. Dzięki poradom zamieszczonym poniżej podniesiesz swoje szanse na stworzenie unikalnego dokumentu.

1. Data i dane kontaktowe

W prawym górnym rogu listu motywacyjnego umieść miejscowość oraz datę, zapisaną w następujący sposób:

Warszawa, 1.02.2021

Uważaj, żeby nie wstawić błędnej daty. Zdarza się to zazwyczaj, gdy korzystasz z uprzednio napisanych listów motywacyjnych i kopiujesz jego fragmenty.

Po lewej stronie umieść swoje dane osobowe zawierające imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu oraz adres e-mail.

Jan Nowak
ul. Piękna 1
00-960 Warszawa
tel. +48 605 400 300
e-mail: jannowak@lorum.com

Nieco niżej po prawej stronie umieść dane osoby lub działu, do którego piszesz.

Zofia Kowalska
Dział rekrutacji firmy Wavewood
Dyrektor firmy Wavewood
ul. Dolna 5
00-950 Warszawa
tel. +48 501 200 300

2. Wstęp

We wstępie zamieść informację, na jakie ogłoszenie odpowiadasz oraz wyraź swoje zainteresowanie ofertą pracy. Postaraj się już na tym etapie użyć konkretu i pozyskać uwagę rekrutera.

Przykład 1
Szanowni Państwo, w nawiązaniu do ogłoszenia o pracę zamieszczonego 11.05.2021 w serwisie www.indeed.com chciałabym zgłosić swoją kandydaturę na stanowisko asystentki zarządu. Ponieważ spełniam wymienione w ogłoszeniu wymagania, uważam, że jestem idealną kandydatką na to stanowisko.

Przykład 2
Szanowni Państwo, w odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone 11.05.2021 w serwisie www.indeed.com pragnę zaoferować swoje 3-letnie doświadczenie zawodowe na stanowisku asystentki zarządu. Wierzę, że posiadane przeze mnie umiejętności skrócą czas adaptacji w nowym miejscu pracy i pozwolą mi od samego początku wykazać się posiadanymi kompetencjami.

Przykład pierwszy zawiera informację, która sugeruje, że kandydatka na stanowisko asystentki zarządu spełnia kryteria wymienione w ogłoszeniu. Aby sprawdzić, czy tak jest w istocie, czytający przejdzie do dalszej części dokumentu.

Drugi przykład zawiera informację o konkretnym stażu pracy na podobnym stanowisku. Jest to bardzo cenna informacja. Zwłaszcza jeżeli pracodawca szuka kogoś, kto będzie w stanie od początku aktywnie pełnić swoje obowiązki.

W kolejnym akapicie wstępu wspomnij o posiadanym wykształceniu.

Przykład 1
W 2017 roku ukończyłam Akademię Ekonomiczną w Katowicach na kierunku Zarządzanie i Marketing. Następnie podjęłam pracę jako asystentka zarządu firmy X, w której pracowałam przez kolejne 3 lata. Miałam dzięki temu możliwość poznać praktyczną stronę swojego zawodu. Obecnie ze względu na zmianę miejsca zamieszkania poszukuję pracy na podobnym stanowisku.

Przykład 2
4 lata temu ukończyłem Uniwersytet Śląski na kierunku Zarządzanie w Biznesie. Po studiach odbyłem 3-miesięczny staż w Miejskim Ośrodku Kultury w dziale administracyjnym. Następnie podjąłem pracę na stanowisku asystenta zarządu w firmie Y. Zyskałem w ten sposób wiedzę na temat funkcjonowania sekretariatu.

3. Rozwinięcie

W tej części opisz swoje umiejętności i kompetencje. Jeśli chcesz pochwalić się zawodowym sukcesem, to jest to odpowiednie miejsce. Pisz konkretami, jeśli to możliwe użyj liczb i nazw.

Przykład 1
Do moich głównych obowiązków należało prowadzenie kalendarza spotkań, prowadzenie korespondencji, sporządzanie raportów i sprawozdań oraz kontakty z klientami. W czasie swojej pracy byłem odpowiedzialny za kontakty z 8 firmami partnerskim, w tym jedną z Włoch i jedną z Niemiec. Potrafię sprawnie obsługiwać arkusze kalkulacyjne.

Przykład 2
Moje obowiązki polegały głównie na archiwizowaniu dokumentacji, obsłudze korespondencji oraz sporządzaniu sprawozdań i podsumowań na podstawie danych gromadzonych za pośrednictwem arkuszy kalkulacyjnych. Do moich zadań należało również pozyskiwanie nowych kontrahentów. W czasie swojej pracy dla firmy X pośredniczyłem w wielu rozmowach biznesowych, także w języku angielskim. Moim największym sukcesem jest nawiązanie trwałej współpracy z Y, dzięki czemu firma X odnotowała w 2019 roku 12% wzrost dochodu. Potwierdzeniem mojego zaangażowania w pracę jest dołączony list polecający.

W kolejnym akapicie opisz posiadane kompetencje miękkie. Skup się na tych cechach, które są najbardziej pożądane w Twojej branży. Wskaż, jakie korzyści uzyska pracodawca dzięki przedstawionym cechom.

Przykład 1
Jestem osobą dokładną i skrupulatną. W prowadzonej przeze mnie dokumentacji zawsze panuje ład i porządek. Przywiązuję dużą wagę do dbałości o drobiazgi. Wielokrotnie sprawdzam sporządzane pisma, dzięki czemu są pozbawione błędów. Jestem osobą dyskretną, lojalną i pracowitą.

Przykład 2
Jestem osobą staranną i dbającą o szczegóły. Przygotowywana przeze mnie dokumentacja jest przejrzysta i nie zawiera błędów. Wyróżnia mnie dobra organizacja pracy, dzięki czemu potrafię samodzielnie i przede wszystkim trafnie ustalić hierarchię ważności obowiązków tak, aby wykonywać je terminowo.

Ostatnim akapit rozwinięcia to odpowiednie miejsce, żeby pochwalić się umiejętnościami dodatkowymi.

Przykład 1
Sprawnie obsługuję pakiet programów biurowych GoogleDocs. Bez skrępowania posługuję się językiem angielskim. Posiadam duży zasób słów o charakterze branżowym. W stopniu komunikatywnym porozumiewam się także w języku włoskim.

Przykład 2
Znam język angielski na poziomie B2, co jest potwierdzone certyfikatem zdanego egzaminu FCE. Dzięki temu sprawnie posługuję się językiem w mowie i piśmie. Bez trudu poprowadzę obsługę korespondencji w tym języku. Ze względu na osobiste zainteresowania doskonale znam przepisy RODO.

4. Zakończenie

W zakończeniu wyraź nadzieję, że spełniasz stawiane wymagania oraz podkreśl chęć udziału w rozmowie kwalifikacyjnej.

Przykład 1
Liczę na pozytywne rozpatrzenie mojej kandydatury na stanowisko asystenta zarządu i z przyjemnością stawię się na rozmowę kwalifikacyjną, także prowadzoną w języku angielskim.

Przykład 2
Mam nadzieję, że moja kandydatura spełnia Państwa oczekiwania. Chętnie przyjmę zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną i odpowiem na zadane pytania.

Zakończ jednym z dwóch zwrotów: Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku

Podpisz się. Jeśli dostarczasz dokumenty osobiście lub za pośrednictwem poczty pamiętaj o odręcznym podpisie.

5. Szata graficzna

List motywacyjny kandydata na asystenta zarządu powinien wyróżniać się schludnością, przejrzystością, elegancką i klasyczną formą. Będziesz pełnić głównie funkcje biurowe, a te kojarzą się ze starannością i porządkiem. Niech wybrany przez Ciebie wzór dokumentu będzie dowodem na to, że ład i dbałość o szczegóły są dla Ciebie ważne. Zastosuj jednakową szatę graficzną dla swojego CV.

Dowiedz się więcej: Co to jest CV? Definicja i przykłady

Wskazówki dodatkowe na temat listu motywacyjnego

  • List motywacyjny nie powinien być dłuższy niż strona A4. Rekruter zazwyczaj ma do przeczytania naprawdę wiele zgłoszeń. Rzadko czyta je w całości. Skupia się głównie na informacjach najistotniejszych dla pracodawcy. Liczą się konkrety. Jeśli Twój list motywacyjny będzie zbyt długi i nużący, to z pewnością szybko stracisz uwagę rekrutera.

  • Treść listu motywacyjnego dostosuj do ogłoszenia. Ogłoszenie o pracę zawiera podpowiedzi na temat oczekiwań pracodawcy. Dostosuj do niego treść swoich dokumentów. Skoncentruj się na tych swoich kwalifikacjach i cechach, które korelują z wymaganiami określonymi w ogłoszeniu o pracę.

  • Zastosuj korektę. Do zadań asystenta zarządu należy między innymi sporządzanie raportów, sprawozdań i różnego rodzaju pism. Konieczne jest, aby wszystkie one były bezbłędne. Pisząc list motywacyjny, dołóż wszelkich starań, aby nie zawierał błędów ortograficznych, gramatycznych, stylistycznych czy interpunkcyjnych. Pokaż, że dbasz o poprawność języka polskiego. Przed wysłaniem swojego listu motywacyjnego sprawdź go wielokrotnie i poproś o to samo kogoś bliskiego.

Aplikuj na stanowisko asystentki/asystenta zarządu

Przejrzyj oferty pracy i aplikuj na stanowisko asystenta zarządu lub pozwól, aby to pracodawca skontaktował się z Tobą. Umieść swoje CV w bazie Indeed CV.

Odkryj więcej artykułów