List motywacyjny asystentki/asystenta dyrektora

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 30 września 2021

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Osoby wykonujące zawód asystenta lub asystentki są zazwyczaj prawą ręką szefa. Przełożony darzy takiego pracownika ogromnym zaufaniem i bardzo polega na jego kompetencjach oraz umiejętnościach organizacyjnych. Od skuteczności asystentki w dużej mierze zależy efektywność jej przełożonego. Dlatego przy wyborze osoby na to stanowisko długo i wnikliwie analizowane jest czy posiada ona cechy niezbędne do profesjonalnego wykonywania swojej pracy.

Przystępując do rekrutacji na stanowisko asystenta będziesz musiał udowodnić, że to właśnie Ty jesteś najlepszym z wyborów. W tym celu zadbaj o atrakcyjne i profesjonale dokumenty aplikacyjne. CV oraz list motywacyjny stanowią Twoją wizytówkę. To na ich podstawie przyszły przełożony zdecyduje czy spotka się z Tobą osobiście podczas rozmowy kwalifikacyjnej. W tym artykule udzielimy Ci kilku wskazówek, dzięki którym napiszesz list motywacyjny zwiększający Twoje szanse na sukces. Zrobimy to, omawiając konkretny przykład.

List motywacyjny — co to takiego?

List motywacyjny jest jednym z dwóch głównych dokumentów, które składasz, starając się o wybraną pracę. W ogłoszeniu o pracę najczęściej pojawia się prośba o dostarczenie CV. Warto jednak poświęcić nieco więcej czasu i przygotować dla rekrutera również list motywacyjny. Dokument ten obecnie uległ pewnemu zapomnieniu, a szkoda, bo daje duże możliwości. Pisząc list motywacyjny, wykażesz się zaangażowaniem oraz zyskasz okazję do przedstawienia własnej kandydatury w sposób opisowy. Za pośrednictwem listu motywacyjnego możesz wyjaśnić, w jaki sposób dowiedziałeś się o ofercie, przedstawić swoje doświadczenie zawodowe i wskazać korzyści, które pracodawca uzyska, podejmując z Tobą współpracę.

Dowiedz się więcej: Czym jest list motywacyjny?

Cechy dobrego listu motywacyjnego

Dobry list motywacyjny musi posiadać określone cechy.

Po pierwsze postaraj się zaadresować go do konkretnej osoby. Może to wymagać od Ciebie pewnej dozy wysiłku, ale zapewniamy, że warto. Dużo trudniej jest zignorować dokument, na którym widzi się własne imię i nazwisko.

Po drugie zaznacz w nim, na jakie ogłoszenie odpowiadasz i dostosuj swoją prezentację do wymagań w nim zawartych.

Po trzecie zadbaj o unikalność swojego listu motywacyjnego. Nie kopiuj gotowca z internetu. Napisz go samodzielnie. Dostępne w sieci podpowiedzi wykorzystaj, aby stworzyć dokument zgodny z aktualnymi standardami.

Po czwarte zadbaj o poprawność i estetyczny wygląd listu motywacyjnego. Błędy ortograficzne i stylistyczne w dokumencie, który stanowi Twoją wizytówkę, są niedopuszczalne. Zanim wyślesz list motywacyjny do odbiorcy wielokrotnie i uważnie go przeczytaj. Poproś o sprawdzenie poprawności kogoś bliskiego.

Zastosowana szata graficzna również jest ważna. Wybierz jednakowe wzornictwo dla swojego CV i listu motywacyjnego. Unikaj nadmiernych ozdobników i zdecyduj się na uniwersalny, elegancki oraz przejrzysty font. Jeśli nie wiesz jaka czcionka jest odpowiednia, proponujemy klasyczny Arial, Roboto lub Times New Roman.

Pamiętaj, że profesjonalny list motywacyjny mieści się na jednej stronie A4. Nie rozpisuj się zanadto. Nadmiar treści szybko znudzi czytającego. Skoncentruj się na tym, aby było krótko i konkretnie. Zastosuj zasadę minimum słów, maksimum treści. Nie kopiuj informacji zawartych w CV

Pisząc list motywacyjny, nie zaklinaj rzeczywistości. Jeśli jednym z wymagań oferty jest biegła znajomość języka włoskiego, a Ty znasz zaledwie jego podstawy, nie kłam, że jest inaczej. Nieszczerość i tak się wyda. Jeśli otrzymasz pracę i przyjdzie Ci pełnić rolę tłumacza języka włoskiego, Twój brak kompetencji będzie widoczny jak na dłoni i może kosztować Cię utratę pracy oraz szansy na dobrą opinię. Gdy nie czujesz się na siłach sprostać wymaganiom oferty, zrezygnuj i poszukaj innej. Jeśli jednak mimo wszystko chcesz spróbować, pisz prawdę. Może okazać się, że inne Twoje atuty będą wystarczające, a w ramach doszkalania pracodawca opłaci Ci intensywny kurs języka włoskiego.

Kim jest asystent dyrektora?

Obecność asystenta przy boku prezesa lub dyrektora stała się w dzisiejszy czasach standardem. Dyrektor czy prezes każdej większej firmy zatrudnia osobę wspierającą go w organizacji codziennych spraw biznesowych. Wykonywanie tej funkcji kojarzy się z prestiżem i dobrymi zarobkami.

Asystent dyrektora to osoba, która zna tajemnice firmy. Do jego najważniejszych zadań należy przygotowywanie oraz analiza raportów i sprawozdań, organizacja i obsługa spotkań oraz podróży służbowych, koordynowanie sprawnego przepływu informacji pomiędzy przełożonym oraz klientami i innymi pracownikami, obsługa korespondencji, kontrola dokumentów i wykonywanie zadań bieżących.

Przykład listu motywacyjnego wraz z omówieniem

Wzór

Zofia Nowak
ul. Złota 55
00-960 Warszawa
tel. +48 695 200 300
e-mail: znowak@lorum.com

Sz. P. Jan Kowalski
Station S.A.
ul. Bystra 10
00-950 Warszawa

Szanowni Panie,
w odpowiedzi na ofertę pracy zamieszczoną na stronie Indeed chciałabym przedstawić swoją kandydaturę na stanowisko Asystentki Dyrektora. Ponieważ posiadane przeze mnie kwalifikacje oraz doświadczenie odpowiadają wymaganiom zamieszczonym w ogłoszeniu, wierzę, iż moja oferta spotka się z Pana zainteresowaniem.

W 2015 roku ukończyłam z wyróżnieniem Akademię Ekonomiczną na kierunku Zarządzanie i Administracja. Przez ostatnie pięć lat pracuję na stanowisku asystentki prezesa w firmie XxXx. Do moich obowiązków należy między innymi obsługa pakietu MS Office i urządzeń biurowych. Pośredniczę w bieżących i nagłych kontaktach przełożonego z klientami oraz pracownikami. Wspieram organizację terminarza i załatwiam sprawy bieżące.

Dzięki biegłej znajomości języka angielskiego, dobrej znajomości języka niemieckiego oraz wysoko rozwiniętym zdolnościom komunikacyjnym doskonale radzę sobie w kontaktach z klientami zagranicznymi. Bez trudu prowadzę obcojęzyczną korespondencję oraz rozmowy telefoniczne.

Cechuje mnie wysoka kultura osobista, dyskrecja, lojalność oraz zaangażowanie. Dzięki wysoko rozwiniętym zdolnościom komunikacyjnym doskonale sprawdzam się w pierwszym kontakcie z klientem.

Uważam, że wymienione wyżej cechy oraz umiejętności czynią za mnie idealną kandydatkę na stanowisko asystentki Dyrektora. Chętnie stawię się na rozmowę kwalifikacyjną i odpowiem na wszelkie pytania, także w języku angielskim lub niemieckim.

Z poważaniem,
Zofia Kowalska

Omówienie

Powyższy listo motywacyjny jest jedynie przykładem, ale możesz potraktować go jako wzór sposobu, w jaki należy układać treści.

Pamiętaj, aby w prawym górnym rogu wpisać datę.

Zwróć uwagę, że jest zaadresowany do konkretnej osoby. To działa podobnie jak sytuacja, w której udzielasz pomocy nieprzytomnej osobie leżącej na ulicy. Jeśli wokół Ciebie zgromadzi się tłum gapiów i powiesz „zadzwońcie po pogotowie”, to prawdopodobnie nie zadzwoni nikt. Jeśli wskażesz palcem na konkretną osobę i do niej skierujesz polecenie, szansa na reakcję jest znacznie wyższa. Ciężko jest zignorować prośbę kierowaną wprost. List motywacyjny zaadresowany do konkretnego odbiorcy powoduje, że zyskujesz jego uwagę już na początku.

Aby utrzymać uwagę czytelnika, przejdź szybko do konkretów. Zaznacza, na jaką ofertę odpowiadasz i napisz krótko o sobie i swoim doświadczeniu. Wskaż, w jaki sposób korelują one z wymaganiami z ogłoszenia.

W pracy asystenta bardzo ważna jest znajomość języków obcych. Pamiętaj, żeby w liście motywacyjnym zawrzeć informacje, w jaki sposób ją wykorzystujesz. Daj do zrozumienia, że stosujesz ta umiejętność w praktyce i nie boisz się mówić oraz pisać w języku obcym.

Lojalność i dyskrecja to cechy, które także są bardzo ważne. Asystent to osoba, która na gruncie zawodowym pozostaje w najbliższym kontakcie z dyrektorem lub prezesem. Jest jego wsparciem i pomocnikiem. Zależnie od bliskości relacji bywa również konsultantem w podejmowaniu niektórych decyzji. Zna przyzwyczajenia prezesa, jego metody działania a czasem nawet informacje poufne takie jak np. stan zdrowia. Przełożony chce czuć się przy asystencie komfortowo i musi wiedzieć, że jego prawa ręka jest osobą godną zaufania. Podkreśl te cechy w swoim liście motywacyjnym i pamiętaj, że zobowiązują Cię one do zachowania tajemnicy zawodowej.

Na koniec wyraź chęć stawienia się na rozmowę kwalifikacyjną. Dobrze napisany list motywacyjny to duża szansa na to, że otrzymasz zaproszenie do kolejnego etapu. Czas oczekiwania na odpowiedź możesz wykorzystać na przygotowanie się do rozmowy kwalifikacyjnej.

Dowiedz się więcej: Jak zrobić dobre wrażenie na rozmowie o pracę

Co zrobić jeśli nie dostaniesz pracy?

Przede wszystkim się nie załamuj. Doświadczenie, jakie zebrałaś, ma ogromną wartość. Fakt, że nie zostałaś zatrudniona, nie oznacza, że coś zrobiłaś źle. Prawdopodobnie któryś z kandydatów posiadał kwalifikacje jeszcze bliższe wymaganiom pracodawcy. Nie trać energii na zamartwianie, lepiej zastanów się, czy jest coś, co możesz poprawić. Przejrzyj oferty pracy i próbuj dalej. Pamiętaj, żeby w odpowiedzi na kolejne ogłoszenia napisać zindywidualizowane wersje CV i listu motywacyjnego.

Odkryj więcej artykułów