List motywacyjny archiwisty

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 30 września 2021

Zespół redakcyjny Indeed to zróżnicowana grupa utalentowanych autorów, analityków i ekspertów, którzy na podstawie danych i analiz Indeed opracowują porady przydatne na ścieżce kariery zawodowej.

Archiwista zajmuje się archiwizowaniem dokumentów. Może pracować w archiwach urzędów, sądów, bibliotek, muzeów czy innych miejscach, w których przechowywane są dokumenty. W ramach swojej pracy opiekuje się dokumentami, dba o ich właściwe skatalogowanie i bezpieczeństwo, udostępnia i wyszukuje potrzebne dokumenty oraz przenosi je do środowiska cyfrowego. Na archiwiście spoczywa odpowiedzialność za powierzone mu dokumenty, dlatego w swojej pracy musi wykazać się starannością, dokładnością, precyzją i doskonałą pamięcią.

List motywacyjny archiwisty powinien być odzwierciedleniem jego doświadczenia i umiejętności oraz podkreślać odpowiednie cechy osobowości. Pisząc go, dołóż wszelkich starań, aby był profesjonalny i stanowił Twoją wizytówkę. Dokument napisany bezbłędnie będzie dowodem na to, że cechuje Cię dbałość o szczegóły i dokładność. Pracodawca zaprosi Cię na rozmowę kwalifikacyjną, jeśli wyróżnisz się na tle innych kandydatów. Poniższy artykuł zaadresowany jest do osób aplikujących na stanowisko archiwisty. Dowiesz się z niego jak napisać list motywacyjny, który przykuwa uwagę i może zwiększyć Twoją szansę na udział w kolejnym etapie rekrutacji.

List motywacyjny

List motywacyjny jest jednym z tych dokumentów, które składasz, starając się o pracę w konkretnej firmie czy placówce. Między innymi od jego jakości zależą Twoje szanse na sukces. Pisz najlepiej, jak potrafisz i trzymaj się określonych zasad, a będziesz mieć dużą szansę otrzymania zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.

List motywacyjny archiwisty - 5 praktycznych porad dotyczących treści oraz formy

1. Data i dane kontaktowe

W prawym górnym rogu listu motywacyjnego umieść miejscowość oraz datę, zapisaną w następujący sposób:

Warszawa, 1.02.2021

Jeśli piszesz kolejny już list motywacyjny, uważaj, żeby nie skopiować nieaktualnej daty.

Po lewej stornie umieść swoje dane osobowe zawierające imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu oraz adres e-mail.

Zofia Kowalska
ul. Bliska 1
00-960 Warszawa
tel. +48 605 300 400
e-mail: zkowalska@lorum.com

Nieco niżej po prawej stronie umieść dane osoby lub działu, do którego piszesz.

Jan Nowak
Dział rekrutacji
Dyrektor Biblioteki Miejskiej
ul. Prosta 5
00-950 Warszawa
tel. +48 501 200 300

2. Wstęp

Pisanie listu motywacyjnego zacznij od wpisania formuły wyrażającej zainteresowanie ofertą pracy.

Przykład 1.
Szanowni Państwo, w nawiązaniu do ogłoszenia o pracę zamieszczonego w serwisie www.indeed.com chciałabym zgłosić swoją kandydaturę na stanowisko Archiwisty. Ponieważ spełniam wszelkie wymogi postawione w ogłoszeniu, uważam, że jestem idealną kandydatką na to stanowisko.

Przykład 2.
Szanowni Państwo, w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę zamieszczone w serwisie www.indeed.com pragnę zaoferować swoje 5-letnie doświadczenie zawodowe, zdobyte podczas pracy na stanowisku archiwisty w Muzeum Miejskim Miasta ...

Przykład pierwszy przyciąga uwagę stwierdzeniem, że autor tego listu motywacyjnego spełnia wymagania wymienione w ogłoszeniu o pracę. Osoba czytająca chcąc sprawdzić, czy tak jest w istocie, będzie czytała dalej.

Przykład drugi zawiera informację o posiadanym przez aplikanta doświadczeniu zawodowym. Jest to informacja konkretna, za którą kryje się obietnica uszczegółowienia, w jaki sposób owo doświadczenie wpłynie na podjęcie współpracy z tym kandydatem.

Informacje zawarte w obu przykładach można też połączyć w jednym liście.

W kolejnym akapicie wstępu wspomnij o posiadanym wykształceniu.

Jestem absolwentem Uniwersytet Warszawskiego, gdzie ukończyłem studia I stopnia na kierunku Prawo i Administracja. Dzięki studiom uzyskałem niezbędne przygotowanie teoretyczne. Po ich zakończeniu podjąłem roczny staż w archiwum … na stanowisku pomocnika archiwisty, dzięki czemu zyskałem możliwość praktycznego zapoznania się ze specyfiką pracy w tym zawodzie.

3. Rozwinięcie

W dalszej części swojego listu motywacyjnego skup się na informacjach konkretnych. Opisz swoje sukcesy i umiejętności. Nie powielaj informacji zawartych w CV. Potraktuj list motywacyjny jak zupełnie odrębny dokument i wykorzystaj okazję do pochwalenia się kolejnymi kompetencjami oraz osiągnięciami. W celu utrzymania uwagi czytającego skorzystaj z poniższych przykładów.

Przykład 1.
W latach kolejnych pracowałam na stanowisku młodszego archiwisty w … Opiekowałam się archiwum składającym się z 20 000 pozycji. Do moich zadań należały również kontakty z klientami polegające na wydawaniu im poszukiwanych pozycji, przy jednoczesnym uwzględnieniu zasad bezpieczeństwa.

Przykład 2.
W czasie ostatnich 2 lat pracowałem na stanowisku archiwisty w Urzędzie Miasta. Do moich głównych zadań należało katalogowanie, opisywanie oraz dygitalizowanie dokumentów. W związku z przeprowadzką jestem zmuszony do poszukiwania nowego miejsca zatrudnienia. Moi poprzedni przełożeni byli ze mnie bardzo zadowoleni. Szczególnie cenili mnie za zamiłowanie do porządku, skrupulatność, dbałość o szczegóły oraz dużą samodzielność podczas wykonywania obowiązków. Na potwierdzenie moich słów do listu motywacyjnego dołączam referencje wystawione przez poprzedniego pracodawcę.

W kolejnym akapicie rozwinięcia podkreśl wyróżniające Cię cechy charakteru. Skup się na tych, które korelują z wykonywanym przez Ciebie zawodem.

Przykład 1.
Moim atutem jest odpowiedzialne podejście do wykonywanych zadań. Dzięki umiejętności skupienia i doskonałej pamięci bez trudu odnajduję się nawet w największych archiwach. Dbałość o szczegóły i zamiłowanie do porządku pomagają mi w precyzyjnym katalogowaniu powierzonych zasobów. Dzięki dobrej znajomości obsługi komputera i pakietu MS Office bez trudu zajmuję się digitalizacją zbiorów. Komunikatywność i życzliwe podejście do ludzi ułatwiają mi kontakty z klientami.

Przykład 2.
Jestem osobą precyzyjną i dokładną. Do powierzonych zadań podchodzę z należytą odpowiedzialnością i starannością. W czasie digitalizacji zbiorów jestem uważny i skrupulatny, dzięki czemu ryzyko popełnienia błędu spada do minimum. Mam doskonałą pamięć i chętnie się uczę, a w razie niewiedzy nie boję się pytać. Jestem osobą kontaktową i komunikatywną. Chętnie pracuję w zespole i nie jestem osobą konfliktową. Optymizm i wrodzony spokój ułatwiają mi pracę z nawet najbardziej niecierpliwymi klientami.

Na koniec rozwinięcia możesz dodać wzmiankę o umiejętnościach dodatkowych lub stopniu znajomości danego języka obcego.

Moim dodatkowym atutem jest znajomość języka angielskiego na poziomie B1. Swobodnie posługuję się językiem angielskim w mowie i piśmie. Prowadzenie rozmów z obcojęzycznymi klientami lub korespondencji w języku angielskim nie stanowi dla mnie problemu.

4. Zakończenie

W zakończeniu koniecznie umieść informację, że z chęcią stawisz się na rozmowę kwalifikacyjną.

Przykład 1.
Liczę na pozytywne rozpatrzenie mojej kandydatury na stanowisko archiwisty i z niecierpliwością wyczekuję zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.

Przykład 2
Wierzę, że moja kandydatura spełni Państwa oczekiwania. Z przyjemnością przyjmę zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną i odpowiem na dodatkowe pytania.

Jeszcze tylko podpis oraz zwrot grzecznościowy i gotowe. Wybierz pomiędzy: Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku.

5. Szata graficzna

Szata graficzna dokumentów aplikacyjnych archiwisty jest ważnym elementem. Wykonujesz zawód o charakterze urzędowym. Zdecyduj się zatem na klasyczne wzornictwo. Zastosuj taki sam wzór CV i listu motywacyjnego. Dzięki spójnej szacie graficznej wszystkich dokumentów aplikacyjnych Twoje zgłoszenie będzie miało profesjonalny charakter. Zadbaj również o to, aby układ Twojego listu był przejrzysty a treści czytelne. Aplikujesz na stanowisko archiwisty. Będą od Ciebie wymagane skrupulatność i umiejętność utrzymania porządku. Postaraj się, aby te cechy były widoczne od samego początku.

Dowiedz się więcej: Co to jest CV? Definicja i przykłady

Wskazówki dodatkowe na temat listu motywacyjnego

  • List motywacyjny nie powinien być dłuższy niż strona A4. Daje Ci okazję do rozszerzenia CV. Dzięki niemu możesz pochwalić się dodatkowymi umiejętnościami czy doświadczeniem, ale nie rozpisuj się zanadto. Jeśli informacja, którą uważasz za istotną, nie mieści się w Twoim liście motywacyjnym, nie zmniejszaj rozmiaru czcionki — zamiast tego lepiej skróć formę zapisu. Nie zmuszaj rekrutera do czytania dokumentu przez lupę, bo z dużym prawdopodobieństwem i tak tego nie zrobi. Po prostu odrzuci Twoje zgłoszenie. Twoim zadaniem jest umieścić na jednej stronie maksimum treści przy zachowaniu przejrzystości formy. Pamiętaj, że treść listu powinna korelować z wymaganiami stawianymi archiwiście. Nie pisz o rzeczach nieistotnych tylko po to, żeby wypełnić przestrzeń. Lepiej napisać mniej, ale dobrze.

  • Treść listu motywacyjnego dostosuj do ogłoszenia, na które odpowiadasz. Są w nim zawarte wymagania i oczekiwania pracodawcy. Wykorzystaj tę wiedzę.

  • Zastosuj korektę. Przed wysłaniem listu motywacyjnego do pracodawcy przeczytaj go powoli i uważnie, nawet kilkukrotnie. To pozwoli Ci odszukać i poprawić ewentualne błędy. O przeczytanie listu motywacyjnego możesz także poprosić kogoś innego. Zwiększysz w ten sposób szansę na wyeliminowanie wszystkich nieprawidłowości.

Aplikuj na stanowisko archiwisty

Przejrzyj oferty pracy i aplikuj na stanowisko archiwisty lub pozwól, aby to pracodawca skontaktował się z Tobą i umieść swoje CV w bazie Indeed CV.

Odkryj więcej artykułów