CV i listy motywacyjne

Jakie są referencje dla pracownika i do czego służą?

7/2/2021

Referencje dla pracownika to ustne lub pisemne potwierdzenie doświadczenia zawodowego osoby, która stara się o nową pracę. Pozytywne opinie byłych przełożonych mogą okazać się w takim momencie wyjątkowo przydatne. Głównym celem referencji jest zweryfikowanie informacji zawartych w CV. Są one również narzędziem, które pomaga nowemu pracodawcy lepiej poznać możliwości i umiejętności kandydata przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu go. W tym artykule dowiesz się więcej o tym, czym są referencje od pracodawcy i jakie pełnią funkcje.

Jakie referencje dla pracownika wyróżniamy

Idąc za przykładem zagranicznych rynków pracy, coraz więcej pracowników, stażystów i wolontariuszy prosi pracodawców o wystawienie rekomendacji. Mimo tego przedstawianie referencji podczas rekrutacji wciąż jest w naszym kraju rzadkością, dlatego jeśli zdecydujesz się na umieszczenie tego elementu w swojej aplikacji, możesz wyróżnić się na tle innych kandydatów. Referencje, o które poprosisz, możesz otrzymać w dwóch postaciach:

Referencje ustne

Pierwszą będą referencje ustne, które przyjmują formę listy kontaktów. Ich przedstawienie wymaga mniejszego wkładu od udzielających ich osób. Po wyrażeniu przez nich zgody w aplikacji umieszczasz po prostu ich dane kontaktowe (imię, nazwisko, stanowisko, e-mail i numer telefonu), z których może skorzystać rekruter poszukujący bardziej obiektywnej opinii na temat Twojej kariery.

Zgodnie z europejskimi przepisami o ochronie danych osobowych RODO przyszły pracodawca nie może samodzielnie weryfikować przedstawionych danych kontaktowych osób trzecich i kontaktować się z nimi w Twojej sprawie. Na kontakt mailowy lub telefoniczny muszą wyrazić zgodę wszystkie osoby znajdujące się na liście. Jednak rekruterzy decydują się na weryfikację referencji ustnych w nielicznych przypadkach. Zazwyczaj dochodzi do tego wtedy, kiedy Twoje podanie szczególnie przykuje ich uwagę lub jesteś na jednym z ostatnich etapów rekrutacji.

Referencje pisemne

Referencje pisemne przyjmują najczęściej postać listu rekomendacyjnego tudzież polecającego, w którym znajdują się najważniejsze informacje o Twoich umiejętnościach, sukcesach i cechach osobowości. Dobrze przygotowane pisemne referencje są bardzo cennym narzędziem i mogą być z powodzeniem wykorzystywane przez lata podczas wspinania się po kolejnych szczeblach kariery. Warto zadbać o to, by wystawiająca je osoba przygotowała tekst na podstawie powszechnie używanych wzorów listu polecającego.

Kiedy można użyć referencji

Referencje możesz dołączyć do podania o pracę, w skład którego wchodzą CV, list motywacyjny, a w przypadku niektórych zawodów również portfolio. Referencje są też używane w wewnętrznych procesach kadrowych różnych przedsiębiorstw i mają na celu wyłonienie kandydatów do awansu lub podwyżki. Mogą przydać Ci się też wtedy, gdy składasz formalną prośbę o przeniesienie na zupełnie inne stanowisko lub transfer pomiędzy oddziałami firmy. O zawodowe referencje proszą również różnego rodzaju zamknięte organizacje lub kluby branżowe.

Warto podkreślić, że referencje nie są obowiązkowym dodatkiem do podania o pracę. Oznacza to, że rekruter, a nawet przyszły pracodawca nie może zażądać od Ciebie przedstawienia listów polecających z poprzednich miejsc zatrudnienia.

Dowiedz się więcej: Poradnik: jak szybko znaleźć pracę

Do kogo zwrócić się po referencje

Po referencje możesz zwrócić się do bezpośrednich przełożonych i bliskich współpracowników. Jeśli jesteś freelancerem i pracujesz na własny rachunek, możesz poprosić o nie partnerów biznesowych lub klientów. Referencje może wystawić Ci jednak każda znajoma osoba. Warunkiem jest tylko to, by mogła ona wyrazić profesjonalną opinię na temat Twojej kariery oraz zdolności, która będzie podparta jej autorytetem, kwalifikacjami lub zajmowanym stanowiskiem.

O referencje lub list polecający możesz poprosić kilka osób, jednak nie warto przesadzać. Długa lista kontaktów lub duża liczba listów polecających dołączonych do aplikacji nie zwiększy automatycznie Twoich szans na otrzymanie pracy. Zastanów się, które opinie będą najbardziej wartościowe z punktu widzenia przyszłego pracodawcy, a które mają szansę zrobić na nim największe wrażenie. Cenne są rekomendacje od bezpośrednich przełożonych, wysoko postawionej kadry zarządzającej lub doświadczonych i cenionych specjalistów w Twojej dziedzinie.

Kiedy warto poprosić o referencje

W zapisach Kodeksu pracy nie znajdziemy informacji na temat obowiązku wystawiania referencji byłym pracownikom. Na tej podstawie można wywnioskować, że referencje zależą jedynie od dobrej woli osoby, którą o nie poprosisz. Po zakończeniu zatrudnienia w firmie Twój były przełożony lub współpracownicy wystawią Ci referencje wyłącznie w ramach uprzejmości lub gestu przyjaźni. Właśnie dlatego pracownicy proszą o kontakty lub listy rekomendacyjne głównie wtedy, gdy współpraca z wystawiającymi je osobami układała się pomyślnie i bezproblemowo. Najlepszym rozwiązaniem będzie wybór osób, które dobrze Cię znają i darzą Cię sympatią, lub takich, które cenią Twoje umiejętności i mogą obiektywnie ocenić Twoje kompetencje.

Jeżeli szukasz nowego zajęcia jeszcze przed rozwiązaniem umowy z obecnym pracodawcą, to rozsądnym zwyczajem jest poproszenie o referencje osób spoza Twojego obecnego otoczenia. Przykładowo mogą to być koledzy z poprzedniej pracy lub klienci. Jest to istotne zwłaszcza jeżeli nie chcesz, by aktualny szef czy współpracownicy dowiedzieli się, że szukasz zatrudnienia u innych, często konkurencyjnych firm.

Jakie informacje powinny być zawarte w treści listu referencyjnego

Treść listu powinna składać się kilku kluczowych elementów. W pierwszej kolejności autor przedstawia Twoją osobę, wymienia zajmowane przez Ciebie oficjalnie stanowisko i wypełniane obowiązki, a także ramy czasowe obejmowania tego stanowiska. Następnie przechodzi do przedstawienia pozytywnej opinii.

Referencje od pracodawcy to poniekąd portret charakteru pracownika. Były pracodawca lub współpracownik może też przedstawić i pochwalić inne umiejętności miękkie kandydata. Następnie autor przechodzi do wymienienia najistotniejszych sukcesów portretowanego, a także sposobu, w jaki przyczynił się do rozwoju firmy. Całą treść wieńczy krótkie podsumowanie i powtórzenie najważniejszych tez. Nawet jeżeli Twój dorobek i zasługi są ogromne, nie jest wskazane, aby list był zbyt długi. Jego treść powinna być zwięzła i zmieścić się na jednej stronie papieru A4.

W jaki sposób dołączyć referencje do CV i podania o pracę

Referencje można dołączyć do podania o pracę na kilka sposobów:

Lista kontaktów

Jeśli Twoi pracodawcy lub współpracownicy zdecydowali się udzielić Ci referencji ustnych, możesz umieścić ich dane kontaktowe w przeznaczonej do tego celu sekcji CV. Pamiętaj, że lista kontaktów nie powinna być zbyt długa. Zdecyduj się na wymienienie tylko kilku kluczowych osób, które w profesjonalny sposób mogą opisać Twoje umiejętności i doświadczenie zawodowe.

Załącznik PDF


Rekomendacje w formie listu są zazwyczaj dołączane do aplikacji jako osobne pliki PDF. Jeśli to właśnie w tej formie chcesz dostarczyć osobie rekrutującej list referencyjny, unikaj wysyłania skanów lub kserokopii. Zamiast tego dołącz do podania oryginalny plik lub zabierz oryginał w formie papierowej na rozmowę kwalifikacyjną.

Internetowe portfolio

Niektórzy kandydaci tworzą własne witryny internetowe lub profile na portalach społecznościowych, gdzie publikują swoje portfolio. Zamieszczają tam też pełen zestaw swoich listów referencyjnych od różnych osób. W tym wypadku w CV lub liście motywacyjnym wystarczy podać odpowiedni link do witryny internetowej z krótkim opisem. Ta forma przedstawienia referencji sprawdzi się zwłaszcza w przypadku stanowisk związanych z nowymi technologiami, mediami społecznościowymi i pokrewnymi branżami.

Opinia o pracowniku a referencje pracodawcy

Od pracodawcy możesz uzyskać czasami tzw. opinię o pracowniku. Nie należy jej mylić z referencjami, w których zawarte są jedynie pochwały na Twój temat. W przypadku opinii jej treść może mieć oddźwięk neutralny, a nawet negatywny. Oczywiście nie musisz jej wówczas wykorzystywać w żaden sposób. Nikt nie może też domagać się jej przedstawienia. 
Element wspólny opinii o pracowniku i referencji pracodawcy to przede wszystkim format. Obydwa dokumenty powinny zajmować maksymalnie jedną stronę A4 oraz zawierać w sobie dane kontaktowe osoby, przez które zostały wystawione.

Dowiedz się więcej: Czym jest opinia o pracowniku i co powinno się w niej znaleźć?

Przykład listu referencyjnego dla pracownika

Oto przykładowy list referencyjny, którym możesz się zainspirować, pisząc lub ubiegając się o referencje od pracodawcy:


Do wszystkich zainteresowanych!


Nazywam się Anna Nowak i jestem dyrektorem sprzedaży w firmie Wavewood Polska. Pan Jan Kowalski pracował w moim zespole sprzedażowym w latach 2017-2021 jako starszy specjalista ds. sprzedaży bezpośredniej.


Pan Jan został zatrudniony w naszej firmie jako młodszy specjalista ds. sprzedaży. Już wtedy wykazywał się specjalistyczną wiedzą oraz chęcią rozwoju zawodowego, dzięki czemu niecały rok później zarząd zdecydował się powierzyć mu zadania związane z nadzorem nad strategią sprzedaży bezpośredniej produktów firmy. Przez cały okres współpracy pan Jan wyróżniał się jako proaktywny, ambitny pracownik z rozległą wiedzą na temat technik i psychologii sprzedaży zagranicznej, a także doskonały negocjator. Dzięki jego pracy nasza firma zyskała wielu kluczowych klientów z Austrii i Szwajcarii, co znacznie ułatwiło ekspansję międzynarodową przedsiębiorstwa.


Współpraca z panem Janem była przyjemnością. Jego przyjazne nastawienie oraz zaangażowanie na każdym kroku spotykało się z uznaniem zarówno naszego zespołu, jak i klientów. Z całym przekonaniem rekomenduję pana Jana Kowalskiego na stanowisko, na które aplikuje.


Z wyrazami szacunku


Anna Nowak
Dyrektor sprzedaży
Wavewood Polska

List rekomendacyjny po angielsku

Pracownicy coraz częściej szukają zatrudnienia w międzynarodowych firmach, w których rekrutacja odbywa się po angielsku. W takiej sytuacji również referencje dołączone do CV powinny być napisane w tym języku. Oto, o czym należy pamiętać, przygotowując referencje po angielsku:

  • Zacznij od danych kontaktowych. Umieść je w lewym górnym rogu. Pamiętaj, by numer telefonu poprzedzić kodem kraju, np. +48. Dzięki temu rekruter z innego kraju z łatwością się z Tobą skontaktuje.
  • Użyj odpowiedniego powitania. Jeśli przygotowujesz dla pracownika uniwersalny list, którego będzie mógł użyć podczas wielu rekrutacji, możesz posłużyć się zwrotem „To Whom It May Concern”. Gdy list ma sprecyzowanego odbiorcę, użyj imiennego powitania, np. Dear Mr. Williams.
  • Uporządkuj treść referencji. Rozpocznij od informacji, skąd i jak długo znasz pracownika, dla którego przygotowujesz referencje. W kolejnym akapicie opisz jego charakter i umiejętności, a także wymień jego sukcesy zawodowe.
  • Przygotuj podsumowanie. Referencje od pracodawcy powinny być zakończone jednym lub kilkoma zdaniami, które rekomendują pracę z daną osobą. W przypadku listu po angielsku można użyć zwrotu: I highly recommend Jan Kowalski for the opportunity you have available.
  • Wyraź chęć kontaktu. Popularnym sformułowaniem, które służy do tego celu, jest: If you need any additional information, feel free to contact me.
  • Nie zapomnij o podpisie. Umieść w nim odpowiednie pożegnanie, np. „Sincerely”, swoje imię i nazwisko, nazwę stanowiska oraz firmy, w której pracujesz.


Uwaga: żadna z firm wymienionych w artykule nie jest powiązana z Indeed.

Powiązane

Zobacz więcej 

Czym są kompetencje zawodowe i jak je rozwijać

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie są kompetencje zawodowe wraz z przykładami, których możesz użyć w swoim CV, tutaj znajdziesz kilka pomocnych wskazówek.

Jak umieścić w CV swoje zainteresowania?

Dowiedz się, dlaczego warto umieścić w CV swoje zainteresowania i jak to zrobić. Poznaj przykładowe hobby, które możesz dołączyć do swojej aplikacji o pracę.