Co powinien zawierać list motywacyjny?

Autor: Zespół redakcyjny Indeed

Opublikowano 30 września 2021

W skład zespołu redakcyjnego Indeed wchodzą różni i utalentowani autorzy, analitycy eksperci. Wykorzystują oni dane Indeed, aby dostarczać użyteczne wskazówki, które pomagają w rozwoju kariery.

Przy sporządzaniu dokumentów aplikacyjnych często pojawia się pytanie, co powinien zawierać list motywacyjny. Czy powtarzać informacje z CV i jak zwracać się do adresata? To tylko niektóre kwestie, z którymi osoby poszukujące pracy muszą sobie poradzić. Aby zwiększyć swoje szanse na znalezienie dobrej pracy, warto dowiedzieć się, jak powinien wyglądać poprawnie napisany list motywacyjny.

Czym jest list motywacyjny?

Pracodawcy chcą jak najlepiej poznać kandydatów na oferowane stanowiska. W tym celu wymagają przede wszystkim CV. W niektórych przypadkach trzeba także napisać list motywacyjny. To właśnie na podstawie tych dokumentów muszą wybrać osoby, które później zaproszą na rozmowy rekrutacyjne. W związku z tym poprawnie sporządzone dokumenty aplikacyjne to podstawa. Samo napisanie curriculum vitae może nastręczyć sporo trudności, nie mówiąc już o liście motywacyjnym. Dlatego warto zapoznać się z najważniejszymi zasadami, które pozwolą przygotować perfekcyjne pismo.

Na początku należy zwrócić uwagę, że list motywacyjny nie powinien powielać informacji zawartych w CV. Nie można w nim po raz drugi wymieniać całego doświadczenia zawodowego bądź edukacji. Dokument tego typu to dopełnienie CV, dlatego musi przedstawiać kandydata jako idealnego pracownika. Jak sama nazwa wskazuje, jest to list, czyli musi mieć odpowiednią formę.

Dane kontaktowe i nagłówki

Potencjalny pracodawca musi wiedzieć, kto do niego napisał. Dlatego w lewym górnym roku należy umieścić swoje dane osobowe oraz kontaktowe. W tym wypadku wystarczą adres e-mail i numer telefonu. Po prawej stronie powinny znaleźć się data i miejsce napisania listu. Istotną rolę odgrywa także nagłówek. Każdy list rozpoczyna się od zwrotu do adresata. Jego brak jest zatem ogromnym błędem. Ale jak zaadresować list, skoro nie wiemy, kto go będzie czytał?

Proces rekrutacyjny z reguły prowadzi grupa osób. W ogłoszeniu o pracę nie ma podanych żadnych imion i nazwisk pracowników działu HR czy potencjalnego przełożonego. W związku z tym najlepiej i najbezpieczniej napisać Szanowni Państwo. W ten sposób zachowana będzie forma listu.

Jak przygotować treść listu motywacyjnego?

List motywacyjny to pewien rodzaj marketingu. Nadawca musi przekonać pracodawcę, że jest idealnym kandydatem na dane stanowisko. W takim wypadku najlepiej wykorzystywać język korzyści i pokazać potencjalnemu przełożonemu, że nasze umiejętności przydadzą się w firmie. Jak to zrobić? Na początku należy dokładnie przeczytać ogłoszenie o pracę i wymagania, jakie muszą spełniać pracownicy. Następny krok to wybranie ze swojego doświadczenia kilka najciekawszych punktów, które pozwoliły zdobyć odpowiednie umiejętności.

Można zatem napisać, że udział w konkretnym projekcie pozwolił rozwinąć kompetencje związane z obsługą klienta, a dobra znajomość języków obcych umożliwia nawiązanie kontaktu z kontrahentami z zagranicy. Jeżeli w danej pracy potrzebna jest sprawna obsługa komputera, trzeba zaznaczyć, że jesteśmy w stanie pracować z konkretnymi programami, dzięki czemu dokładne szkolenie nie będzie konieczne. Warto także opisać swoje cechy tak, by odpowiadały danemu stanowisku.

Zainteresowanie pracodawcy

Niezależnie od tego, jakiej pracy szukamy, istotne jest, by dopasować dokumenty aplikacyjne do danego ogłoszenia. W przeciwnym razie poszukiwanie nowego stanowiska nigdy nie zakończy się sukcesem. CV oraz list motywacyjny powinny zainteresować rekruterów. W końcu otrzymują taką liczbę aplikacji, że w jakiś sposób muszą wybrać te najlepsze. Obecnie w sieci można znaleźć bardzo dużo wzorów listów motywacyjnych. Warto się z nimi zapoznać, jednak nie zaleca się ich kopiowania słowo w słowo. Jeśli zrobi tak więc osób, to pracodawca otrzyma praktycznie identyczne listy. Jak zatem należy postąpić?

Przede wszystkim warto rozpocząć list tak, by już pierwsze zdanie zaintrygowało czytelnika. Zdanie: „Poniżej zaprezentuję najważniejsze powody, dla których jestem idealnym kandydatem do Państwa firmy” od razu przykuwa uwagę. Adresat będzie chciał się dowiedzieć, czy faktycznie nadawca spełnia wymagania, jakie są stawiane przed przyszłym podwładnym. Kolejne dobre przykłady:

Od wielu lat pracuję jako koordynator produkcji w firmie XYZ, gdzie udało mi się wprowadzić wiele zmian w systemie zarządzania. Dzięki moim innowacyjnym metodom odnotowano znaczne przyśpieszenie pracy przy jednoczesnym zachowaniu najwyższej jakości świadczonych usług. Chętnie podzielę się z Państwem swoim doświadczeniem”.

Jako programista w firmie XYZ stworzyłem różnorodne aplikacje zgodnie z wymaganiami kontrahentów. Zaawansowana znajomość języków programowania oraz umiejętność logicznego myślenia to elementy, które zapewne przydadzą się w Państwa zespole”.

Praca w dziale HR wymaga otwartości umysłu, kreatywności oraz umiejętności nawiązywania kontaktów. To właśnie te cechy sprawiają, że od wielu lat skutecznie zarządzam całym zespołem. Jestem pewna, że również w Państwa firmie sprawdzę się jako wyrozumiały i sprawny manager”.

Podam Państwu 5 powodów, dla których to właśnie ja sprawdzę się na tym stanowisku. Jestem przekonany, że moje umiejętności i doświadczenie przyczynią się do rozwoju Państwa firmy”.

Takie ujęcie tematu może okazać się lepsze niż utarte frazy. Pracodawca musi poczuć po przeczytaniu listu, że faktycznie chce zaprosić autora na rozmowę kwalifikacyjną, a przecież o to nam chodzi w poszukiwaniu pracy.

Zakończenie listu motywacyjnego

Równie ważnym elementem jest zakończenie listu motywacyjnego. Warto w nim użyć techniki call to action, która zachęca odbiorcę do kontaktu. Wygląda to w następujący sposób:

Mam nadzieję, że moja aplikacja spotka się z Państwa zainteresowaniem. Z niecierpliwością czekam na kontakt i pozostaję do Państwa dyspozycji razie pytań”.

Jestem przekonany, że moja kandydatura idealnie pasuje do wymagań, jakie stawiają Państwo przed pracownikami. Chętnie opowiem więcej na spotkaniu rekrutacyjnym. Pozostaję do Państwa dyspozycji w najbardziej odpowiednim terminie”.

Chętnie przybliżę Państwu moje doświadczenie na spotkaniu rekrutacyjnym. Z niecierpliwością czekam na informację o najbliższym możliwym terminie”.

Forma listu motywacyjnego

List motywacyjny musi zwracać uwagę nie tylko treścią, lecz także estetyczną formą. Tekst powinien być podzielony na akapity, co znacznie ułatwia czytanie. Warto także pamiętać, że całość musi mieścić się na 1 stronie A4. Dłuższe listy raczej są odrzucane. Rekruterzy na jedno stanowisko dostają często nawet kilkadziesiąt aplikacji. Zapoznanie się ze wszystkimi dokumentami zajmuje trochę czasu. Jeżeli do tego wymagany jest list motywacyjny, to przeczytanie dłuższych wypowiedzi może okazać się zwyczajnie zbyt czasochłonne, dlatego pracodawca najprawdopodobniej odrzuci taki dokument.

Kolejna kwestia to formatowanie. Czcionka nie może być za mała, by czytelnik nie musiał wytężać wzroku. Najlepiej użyć rozmiaru 12. Cały tekst należy wyjustować, ponieważ dzięki temu wygląda elegancko. Obecnie dokumenty aplikacyjne przesyła się za pomocą poczty elektronicznej lub specjalnych formularzy, dlatego warto zapisać list motywacyjny i CV w formacie PDF. Takie pliki otworzą się na każdym komputerze, zachowując identyczny wygląd.

Dokładne sprawdzenie pisowni

Kolejny element, o którym należy pamiętać, to sprawdzenie pisowni. Błędy interpunkcyjne, gramatyczne, ortograficzne czy zwykłe literówki zdarzają się każdemu. Dlatego przed wysłaniem dokumentów aplikacyjnych trzeba je dokładnie i uważnie przeczytać. List motywacyjny z błędami raczej nie zrobi na nikim wrażenia. Jeżeli naprawdę zależy nam na danej pracy, to musimy podjąć wszystkie kroki, by dokumenty aplikacyjne były perfekcyjne.

Często w treści listu znajduje się nazwa firmy, do której aplikujemy. Warto zatem sprawdzić, czy poprawnie ją napisaliśmy. W ten sposób unikniemy nieporozumień. Jeśli nie jesteśmy pewni, czy znaleźliśmy wszystkie błędy, można poprosić kogoś o pomoc i przeczytanie listu. Sprawne oko czytelnika prawdopodobnie wychwyci więcej błędów niż twórcy listu.

Poszukiwanie pracy to stresujący proces. Zastosowanie kilku technik podczas przygotowania dokumentów aplikacyjnych na pewno przyniesie pozytywne rezultaty. Umiejętne przedstawienie swojego doświadczenia czy cech charakteru to połowa sukcesu, dlatego warto zapoznać się z najlepszymi sposobami na napisanie CV i listu motywacyjnego, by maksymalnie zwiększyć swoje szanse na wymarzoną pracę.

Odkryj więcej artykułów

  • CV recepcjonistki - wzór i wskazówki
  • List motywacyjny regionalnego kierownika sprzedaży - Porady i przykłady
  • CV nauczyciela edukacji wczesnoszkolnej
  • Przykładowe CV kosmetyczki — porady i wzór
  • List motywacyjny baristy
  • Jak napisać list motywacyjny: wskazówki i przykłady
  • List motywacyjny architekta krajobrazu
  • Życiorys a CV – różnice i podobieństwa
  • List motywacyjny nauczyciela
  • Jak powinno wyglądać CV
  • Jak napisać CV bez doświadczenia
  • List motywacyjny pielęgniarki